9 kaedah untuk menulis e-mel yang mudah dijawab
Ramai di antara kita tidak belajar menulis e-mel di sekolah, namun mengetahui bagaimana menulis e-mel adalah kemahiran yang tidak ternilai di tempat kerja. Ini adalah benar bagi mereka yang bekerja di (atau mencari) pekerjaan telekomunikasi. Di samping etika telefon yang baik , mungkin tidak ada kemahiran yang penting untuk mendapatkan - dan menjaga - kerja di rumah.
E-mel yang ditulis dengan baik memudahkan pengguna memahami dan bertindak berdasarkan mesejnya. Dalam carian kerja, e-mel mungkin mendahului atau bahkan menggantikan kesan pertama bersemuka, jadi bantalan yang betul dan mesej yang koheren adalah kunci. Dan di tempat kerja, e-mel yang tidak jelas menyebabkan kekeliruan dan kelewatan. Ikuti petua ini untuk menulis e-mel yang berkesan kepada rakan sekerja, klien, pelanggan berpotensi, pengurus penggajian dan juga rakan dan keluarga.
01 Pertama, Pertimbangkan Mesej dan Penerima
Seterusnya, pertimbangkan sudut pandangan penerima. Apakah maklumat yang dia perlukan untuk mengambil tindakan atau memahami mesej anda? Berikan maklumat latar belakang yang diperlukan (tetapi tidak berlebihan). Juga, ingat etika yang sesuai untuk penerima ini. Emotikon dan singkatan, seperti OMG atau LOL, tidak sesuai untuk aplikasi pekerjaan dan e-mel perniagaan yang paling.
02 Tulis Talian Subjek Deskriptif Deskriptif
Apabila anda menulis e-mel, jangan tulis sesuatu samar dalam baris subjek seperti "hi" atau "kerja di rumah" atau biarkan kosong. E-mel dengan baris subjek ini mempunyai peluang yang baik untuk berakhir di kotak spam penerima atau hanya diabaikan. Sekiranya anda memohon kerja, letakkan nama kedudukan dalam baris subjek. Jika e-mel kepada rakan sekerja, buat baris subjek anda frasa pendek yang merangkumi tujuan mesej. Manfaat lain untuk menulis garis subjek deskriptif ialah akan memudahkan anda mencari di dalam peti masuk anda jika anda perlu mencarinya kemudian. Sesuatu dengan garis e-mel seperti "Soalan" tidak akan membantu, walaupun.
03 Salam kepada Penerima dengan betul
Jika anda tahu nama penerima anda tetapi tidak mengenalinya secara peribadi, sila terima dengan menggunakan tajuk, contohnya. Cik Ms. Brunelli. (Gunakan "Cik" untuk wanita apabila tidak pasti sama ada "Puan" atau "Miss" adalah sesuai.) Jika anda tidak pasti mengenai jantina, gunakan nama pertama dan terakhir, iaitu Chris Smith. Sekiranya anda tidak mengetahui nama orang tersebut, mulailah e-mel anda tanpa ucapan atau gunakan ucapan ringkas, contohnya. Halo, Salam, Pengurus yang dihormati, dsb.
Jika e-mel kepada rakan sekerja atau orang lain yang anda kenali, gunakan nama yang akan anda gunakan secara peribadi atau di telefon.
04 Gunakan Tatabahasa dan Tanda baca yang Betul
Sangat penting untuk menggunakan tatabahasa yang betul dalam e-mel. Secara sedar atau tidak sedar, pembaca menghukum penghantar untuk kesalahan tatabahasa.
- Kalimah Run-On - Apabila anda menulis e-mel, jangan lepaskan tempoh. Jeda kecil itu memberi masa pembaca untuk mengambil perkataan 'makna'. Kalimat pendek membenarkan lebih banyak jeda kecil ini. Buanglah ayat-ayat yang panjang walaupun mereka tidak bertutur secara teknikal.
- Koma - Terlalu banyak atau terlalu banyak koma yang boleh mengelirukan. Belajar menggunakan koma dengan betul.
- Perjanjian Subjek - Kalimat dengan jenis kesalahan ini adalah bendera merah untuk majikan yang mencari calon dengan kemahiran komunikasi yang baik. Semak peraturan untuk perjanjian subjek-kata kerja.
05 Semak Ejaan dan Permodalan
Gunakan pemeriksa ejaan, tetapi jangan bergantung padanya. Pemeriksa ejaan tidak akan menangkap "mereka" untuk "yang" atau "ada" untuk "mereka," dan jenis kesalahan ini menunjukkan kecerobohan. Jangan gunakan singkatan teks seperti "u" untuk "anda" atau "tho" untuk "walaupun."
Gunakan permodalan yang betul. Kebanyakan orang tahu untuk memanfaatkan permulaan ayat dan kata nama yang sesuai, tetapi banyak yang gagal melakukannya dalam e-mel. Tunjukkan bahawa anda tidak keberatan mengambil pecahan tambahan sesaat untuk memukul kunci shift. Sebaliknya, terlalu banyak huruf kapital boleh mengganggu pembaca. Elakkan menulis frasa dalam semua topi (yang banyak menafsirkan sebagai bersamaan dengan menjerit secara peribadi) serta memanfaatkan, hanya untuk penekanan, huruf pertama perkataan yang tidak pada awal kalimat atau kata nama yang sesuai.
06 Menggunakan Pemformatan Mudah di E-mel
Ingat bahawa program e-mel semua dipaparkan secara berbeza. Apa yang kelihatan sejajar dengan skrin anda boleh berjalan bersama pada orang lain. Atas sebab ini, elakkan daripada memadam dokumen pemprosesan perkataan yang sangat diformatkan, seperti resume atau surat lamaran, dalam e-mel. Gunakan dokumen yang ditulis dalam format teks kosong.
Buat perenggan pendek. Seperti tempoh, pecahan perenggan memberi mata pembaca berehat. Seseorang membaca e-mel pada telefon bimbit akan mendapat manfaat daripada perenggan pendek. Tetapi berhati-hatilah untuk tetap mengikuti peraturan asas mengenai perenggan.
07 Jadilah ringkas
E-mel yang mengebum mata akan dibentangkan dan akhirnya dilupakan. Atau lebih buruk, mereka mungkin salah faham. Jadikan tujuan anda jelas, menggunakan bahasa ringkas.
- Menghapuskan Wordiness - Tulis dengan kata kerja aktif. "Jack menghantar saya borang" menggunakan kata kerja aktif. "Borang dihantar kepada saya oleh Jack" pasif. Bentuk pasif hanya menggunakan beberapa kata lagi, tetapi ia menambah. Lebih daripada itu, ia memerlukan pembaca untuk menyusun semula idea-idea di kepala mereka.
- Tetap ke Titik - Menentang godaan untuk menambah maklumat atau idea luaran. Simpan ini untuk e-mel lain.
- Gunakan Mata Peluru - Ini membolehkan pembaca anda menggunakan petunjuk visual untuk mengambil apa yang penting. Tetapi jika dalam keraguan tentang bagaimana peluru akan dipaparkan, gunakan asteris atau tanda hubung untuk membuat peluru.
08 Tandatangani E-mel Sesuai
Jika e-mel anda lalai kepada tandatangan standard, pastikan ia sesuai untuk e-mel yang anda hantar. Tanda tangan dengan penyataan politik atau nama dan umur anak-anak anda adalah baik untuk e-mel peribadi, tetapi untuk kerja menggunakan tandatangan yang kurang peribadi. Bergantung pada pekerjaan anda dan majikan anda, anda masih boleh memperibadikan tandatangan e-mel anda dengan sebut harga. Pilih sesuatu yang tidak kontroversi. Jika anda bertanya tentang pekerjaan, gunakan tandatangan anda untuk memberikan maklumat hubungan yang sesuai tanpa sebut harga atau peribadi tambahan.
09 Reread / Rethink Before Hitting Send
Semak ralat ejaan dan tanda baca sebelum anda memukul hantar. Jika anda mendapati ralat dalam e-mel untuk aplikasi pekerjaan, perbaiki kemudian baca semula sebelum anda memukul hantar. Tetapi juga membaca semula kandungan. Jika e-mel anda panjang, fikirkan cara untuk menjadikannya lebih ringkas. Dan jika e-mel anda kontroversial atau ditulis dengan kemarahan, hit save not send. Kembali ke dalamnya beberapa jam atau sehari kemudian dan lihat jika anda masih mahu menghantarnya.
Ini mungkin berbunyi seperti yang perlu dilakukan sebelum menghantar e-mel, tetapi jika anda menghantar e-mel yang berkesan dan lebih berkesan mengatur e-mel anda, anda akan mendapati anda sebenarnya mempunyai lebih banyak masa tidak kurang.