Kemahiran Menulis - Berkomunikasi Dengan Perkataan

Berkomunikasi Dengan Perkataan

Daripada semua kelas yang saya ambil di kolej dan sekolah siswazah, kedua-dua yang telah membantu saya dalam kerjaya saya adalah Bahasa Inggeris Komposisi dan Perniagaan Bahasa Inggeris. Dalam kelas-kelas ini saya belajar kemahiran penulisan yang berkesan yang saya gunakan dalam setiap pekerjaan yang pernah saya miliki. Tiada pekerjaan lain tetapi kerja saya di laman web ini termasuk menulis sebagai sebahagian daripada huraian kerja saya. Walau bagaimanapun, saya dikehendaki menulis dalam setiap tugas, dan ia telah diterima dengan mudah bahawa saya akan dapat melakukan ini.

Ini berlaku dengan kebanyakan pekerjaan-sama ada anda mesti menulis memo dalaman, sesuai dengan pelanggan, atau membantu merancang bahan jualan. Menulis prosa dan puisi yang indah adalah bakat. Walau bagaimanapun, penulisan secara berkesan adalah kemahiran yang boleh dipelajari.

Atur tulisan anda

Sama ada anda menyusun memo kepada rakan sekerja anda atau laporan untuk bos anda, anda harus memutuskan maklumat yang anda mahu sampaikan. Inilah cara untuk melakukannya:

1. Senaraikan setiap perkara yang perlu dibincangkan dalam memo atau laporan anda.
2. Letakkannya dengan teratur-dari yang paling tidak penting.
3. Tulis ringkasan keseluruhan memo anda-ini akan menjadi perenggan pertama anda.
4. Kembangkan setiap item yang disenaraikan dalam langkah 1.
5. Jika apa-apa tindakan perlu diambil oleh penerima, menyatakan bahawa dalam perenggan penutupan anda.

Sedikit tips

Elakkan pengertian. Katakan dengan kuat apa yang anda cuba tulis. Dengar bagaimana bunyi perkataan. Sebagai contoh, hukuman itu, "Saya mendapati bahawa saya harus melihat angka jualan kami yang lalu untuk menghasilkan satu pelan untuk membantu kami menilai semula teknik jualan kami" boleh lebih mudah dinyatakan sebagai "Saya harus mengambil lihat angka jualan kami yang lalu untuk menilai semula teknik jualan kami. "

Tulis untuk penonton anda.

Gunakan bahasa yang mudah. Anda tidak mahu pembaca memerlukan kamus untuk menguraikan apa yang anda cuba katakan. Anda tidak boleh cuba mengesan pembaca anda dengan perbendaharaan kata yang besar. Kemungkinan anda akan menggagalkan pembaca anda. Kebanyakan orang menyesuaikan beberapa tugas pada masa yang sama, dan berminat menerima hanya maklumat yang diperlukan.

Anda bertanggungjawab untuk membuat ini berlaku. Bukannya berkata, "Keperibadiannya yang sifatnya gemilangnya sebagai calon yang paling tinggi untuk pekerjaan itu," katanya. "Keramahannya membuatnya menjadi calon utama untuk pekerjaan itu."

Jauhkan dari jargon pembaca anda mungkin tidak faham. Sekiranya kerja anda adalah sangat teknikal, tetapi orang yang anda menulis tidak mahir dalam bidang itu, berpegang kepada kata-kata yang difahami oleh orang itu. Sebagai contoh, jika anda seorang pereka laman web, kalimat ini dalam memo kepada klien anda, ahli psikologi, tidak akan masuk akal: "Apa yang anda mahu saya gunakan sebagai BGCOLOR untuk laman web anda: # ADD8E6 atau #FFFFFF?" Sesiapa yang mahir dalam reka bentuk laman web tahu bahawa soalan ini boleh diterjemahkan kepada "Apa yang anda ingin warna latar belakang laman web anda: Light Blue or White?" Walau bagaimanapun, jangan mengharapkan pelanggan anda lebih akrab dengan jargon teknikal ini daripada anda akan membincangkan tentang istilah psikologi seperti trichotillomania.

Satu klise sehari menyimpan pembaca pergi - atau sekurang-kurangnya ia tidak membuatnya teringat apa yang anda katakan. Anda mahu penulisan anda diingati. Kerana kita sering mendengar cliches, kita menjadi desensitized kepada mereka. Oleh itu, kata-kata itu tidak berkaitan secara unik dengan tulisan anda.

Daripada berkata "Jangan putuskan sehingga esok apa yang boleh anda lakukan hari ini" dalam memo kepada bawahan anda cuba memotivasi. Cukup katakan, "Berhenti menunda-nunda. Dapatkan pekerjaan yang dilakukan sekarang."

Sekiranya boleh, gunakan suara aktif. Suara aktif menjadikan ayat anda lebih kuat dan biasanya lebih pendek. Mari cuba contoh ini. Suara pasif: "Jualan meningkat disebabkan rangkaian yang saya lakukan." Suara aktif: "Rangkaian saya meningkatkan jualan."

Jangan berlebihan. Ia tidak perlu dikatakan "jam 2 petang" atau "wanita mengandung yang hamil." Bercakap "2 petang" atau "2 petang" atau "wanita hamil" atau "wanita hamil" semuanya menyampaikan apa yang ingin anda katakan dan kurang kata.

Sudah tentu perhatikan tatabahasa. Gunakan Struktur dan Unsur Gaya Putih yang terdapat di Web. Satu kamus yang baik sepatutnya berdekatan, bersama-sama dengan tesaurus.

Tesaurus akan membolehkan anda mengekalkan penulisan anda dengan lebih baik dengan membantu anda mencari pelbagai perkataan untuk digunakan. Kebanyakan sumber-sumber ini boleh didapati dalam talian.

Proofreading adalah salah satu perkara yang paling penting yang boleh anda lakukan. Oleh kerana anda mungkin melakukan sebahagian besar penulisan anda pada komputer, anda mempunyai akses kepada ejaan automatik dan pemeriksa tatabahasa . Berhati-hatilah walaupun-sesetengah perkataan, yang digunakan dalam konteks yang salah, boleh dilewatkan oleh pemeriksa ejaan berkomputer. Sebagai contoh kalimat "Kepada pekerja menghadiri mesyuarat yang rapat dua belajar tentang perisian gnu," akan melalui pemeriksaan ejaan tanpa sebarang salah ejaan yang dikesan. Mempunyai orang lain bukti bukti dokumen anda, jika boleh. Jika masa membenarkan, letakkan komposisi anda, dan baca semula nanti, atau lebih baik, keesokan harinya.