Bagaimana papan projek dan kumpulan pemandu menyokong projek anda
Mari kita mulakan dengan mengatakan bahawa Lembaga Projek adalah bahagian penting dalam struktur organisasi mana-mana projek. jika anda tidak mempunyai satu, anda harus berbincang dengan pengurus anda tentang mendapatkan satu set up.
Lembaga Projek dipengerusikan oleh penaja projek dan biasanya akan merangkumi beberapa pemegang kepentingan kanan lain serta pengurus projek .
Biasanya terdapat tiga hingga lima orang di dalam Lembaga. Mereka adalah semua pemegang kepentingan projek utama dan orang yang mempunyai keupayaan untuk menyelesaikan sesuatu projek.
Intinya: ia adalah sekumpulan orang yang bertemu untuk membantu mengawasi projek itu dan terus bergerak ke arah yang betul.
Papan Projek ditubuhkan pada permulaan kitaran hayat projek dan beroperasi sepanjang projek sehingga ditutup. Mari kita perhatikan 4 peranan utama Projek Dewan.
Lembaga projek menyediakan tadbir urus
Pertama, Lembaga Projek menyediakan tadbir urus yang kritikal. Mereka memastikan dasar dipatuhi di peringkat korporat dan tahap portfolio atau program. Mereka menawarkan pengawasan ke dalam apa yang dilakukan oleh pasukan projek. Mereka, bersama-sama dengan penaja projek, bertanggungjawab untuk penyerahan projek yang berjaya dan peranan tadbir urus ini memastikan bahawa pasukan projek bertindak dengan cara yang beretika dan dalam batas-batas yang boleh diterima oleh syarikat.
Mereka melakukan ini dengan mempersoalkan pengurus projek dan memberikan bantuan dan sokongan.
Lembaga projek memberikan arahan
Selalunya keputusan dibuat pada sesuatu projek, dan sebahagian daripada mereka akan berada di luar pengurus projek. Apabila pengurus projek tidak dapat membuat keputusan, dan ia adalah sesuatu yang perlu dibincangkan dengan lebih banyak pemegang kepentingan daripada hanya penaja, ia akan pergi ke Lembaga Projek.
Peranan mereka adalah untuk memastikan projek itu berjalan dengan menyediakan arahan yang sesuai untuk pasukan. Mereka menyumbang kepada penetapan visi pada permulaan projek dan memastikan projek itu berjalan lancar.
Lembaga projek membuat keputusan
Lembaga Projek adalah badan pembuat keputusan. Peranan mereka adalah untuk membuat keputusan yang membuat projek berjalan ke hadapan dengan membuka kunci masalah dan membantu pengurus projek melihat laluan yang jelas untuk berjaya diselesaikan.
Pengurus projek akan memberikan cadangan kepada Lembaga Projek. Ini boleh termasuk cadangan untuk menangani:
- Risiko, seperti pelan mitigasi untuk menangani cabaran yang mungkin
- Isu
- Masalah bekalan, seperti tidak mempunyai ahli pasukan yang tepat
- Jadual penangguhan
- Overruns anggaran.
Lembaga Projek tidak semestinya perlu bertindak atas cadangan pengurus projek. Sebagai satu kumpulan, mereka boleh membuat cadangan lain untuk perjalanan ke hadapan, dan sering kali mereka lakukan. Itu kerana mereka mempunyai gambaran yang lebih besar, melihat persekitaran projek daripada pengurus projek, sehingga mereka dapat melihat laluan alternatif dan memilih yang terbaik pada masa itu.
Lembaga Projek Meluluskan Pengeluaran
Akhirnya, Lembaga Projek meluluskan anggaran keseluruhan.
Setiap pesanan pembelian atau belanjawan biasanya dikendalikan oleh pengurus projek: anda tidak perlu pergi ke Lembaga Projek anda untuk mendapatkan setiap invois yang ditandatangani untuk pembayaran.
Walau bagaimanapun, pada tahap projek keseluruhan, Lembaga Projek mempunyai peranan untuk bermain terlebih dahulu meluluskan bagaimana anda akan membelanjakan wang (rancangan bajet anda) dan kemudian memantau perbelanjaan yang sedang berjalan untuk memastikan projek itu berada di landasan.
Anda juga perlu menarik pada Lembaga Projek apabila kelihatan seperti anda perlu membelanjakan dana kontingensi atau rizab pengurusan. Mereka boleh memberi kuasa kelebihan dan membantu pasukan projek mengakses dana tambahan di mana ini boleh dibenarkan.
Secara keseluruhannya, Lembaga Projek menyediakan fungsi pentadbiran dan fungsi penting untuk pasukan projek. Arah dan nasihat mereka membantu pengurus projek membimbing projek itu ke arah yang betul, dan mereka diletakkan dengan sempurna untuk melangkah masuk dan membantu jika ada sesuatu yang salah.