Artikel ini melihat kawasan pengetahuan pengurusan masa projek dari A Guide to Body Management Project of Knowledge (PMBOK® Guide) - Edisi Kelima. Terdapat cara lain untuk melihat penjadualan projek tetapi jika anda sedang berusaha ke arah pensijilan PMP® anda maka pendekatan PMBOK® Guide adalah yang anda akan ikuti, dan amalan yang baik untuk semua pengurus projek juga.
Proses Pengurusan Masa Projek
Pengurusan masa projek dalam Panduan PMBOK® terdiri daripada 7 proses. Proses pengurusan masa projek adalah:
- Pengurusan jadual rancangan
- Tentukan aktiviti
- Aktiviti urutan
- Anggarkan sumber aktiviti
- Anggarkan tempoh aktiviti
- Membangunkan jadual
- Jadual kawalan.
Mari lihat lebih mendalam ke dalam masing-masing.
Proses Pengurusan Jadual Pelan
Langkah ini adalah di mana anda menubuhkan semua dasar, prosedur dan dokumentasi yang diperlukan untuk menguruskan jadual projek anda dari pelan pertama anda, pembangunan berterusan, pelaksanaan dan kemudian mengawal jadual.
Pengeluaran perancangan ini adalah untuk menghasilkan pelan pengurusan jadual. Walau bagaimanapun, dalam kehidupan sebenar, anda mungkin tidak akan mempunyai rancangan berasingan untuk menguruskan jadual anda. Banyak perkara yang anda lakukan di sini akan berakhir dalam pelan pengurusan projek anda (mengetahui cara menulis rencana pengurusan projek di sini ) dan itu sempurna memadai.
Tentukan Proses Aktiviti
Proses ini mengenal pasti dan dokumen apa yang perlu anda lakukan untuk menghasilkan hasil projek. Dalam erti kata lain, ia mengenal pasti tugas-tugas projek. Anda akan menggunakan pernyataan skop yang anda sediakan semasa aktiviti pengurusan skop membantu anda memecah kerja ke dalam tugas individu.
Output utama untuk bekerja melalui ini adalah anda akan berakhir dengan senarai projek tugas yang ditetapkan. Itu berguna kerana ia merupakan input utama untuk proses seterusnya.
Proses Aktiviti Urutan
Menggunakan senarai tugasan anda, kini anda perlu meletakkannya dalam urutan yang betul. Pada akhir proses ini, anda akan melihat hubungan antara tugas projek. Proses ini membantu anda meletakkan projek anda dalam urutan yang betul agar anda dapat menggunakan sumber projek yang efisien dan memberikan secepat yang mungkin.
Panduan PMBOK® bercakap tentang menghasilkan gambarajah rangkaian sebagai output proses ini, tetapi itu jarang diperlukan, dan sudah tentu, tiada apa yang perlu anda lakukan dengan tangan. Sekiranya anda ingin membuat rajah jaringan untuk beberapa sebab, kemudian gunakan perisian pengurusan projek anda untuk melakukannya. Akhirnya, senarai kebergantungan dan tarikh permulaan dan akhir yang berpotensi untuk tugas akan sama baik dan kurang memakan waktu.
Anggarkan Proses Sumber Aktiviti
Apabila anda tahu apa yang akan anda lakukan, langkah seterusnya adalah untuk mengetahui sumber yang anda perlukan untuk mencapai itu. Proses Sumber Anggaran Proses membantu dengan itu. Dalam proses ini, anda akan mengusahakan apa sumber manusia, peralatan, dan bekalan yang anda perlukan, serta kuantiti yang anda perlukan masing-masing.
Anggarkan Proses Durasi Aktiviti
Langkah ini adalah di mana kerja keras mengira berapa lama setiap tugas akan berlaku. Semasa proses ini, anda akan mengerjakan berapa lama masa yang diambil untuk melakukan setiap aktiviti, menggunakan sumber yang telah dikenalpasti.
Jangan lupa memperhitungkan ketersediaan dan cuti sumber dengan tempoh aktiviti anda. Hanya kerana tugas hanya mengambil masa 8 jam tidak bermakna ia akan selesai pada waktu pagi.
Membangunkan Proses Jadual
Akhirnya, kini anda boleh menyusun jadual projek anda. Dengan semua maklumat yang dikumpulkan dari proses di atas, ia haruslah mudah.
Membangunkan jadual adalah salah satu proses yang lebih rumit dalam Panduan PMBOK®. Terdapat 13 input (semua di atas ditambah risiko, skop, dan elemen yang berkaitan dengan konteks projek). Jadual itu sendiri hanyalah satu daripada output, tetapi yang lain (pada pandangan saya) kurang penting.
Lagipun, anda telah melalui semua ini untuk mendapatkan jadual yang merupakan dokumen kritikal untuk menguruskan prestasi projek anda.
Jadual anda tidak perlu menjadi carta Gantt. Berikut adalah 5 alternatif untuk carta Gantt untuk anda pertimbangkan.
Proses Jadual Kawalan
Akhirnya, proses Jadual Kawalan memberi anda alat yang anda perlukan untuk memantau dan mengemas kini jadual projek anda, memastikan bahawa perubahan diuruskan dengan sewajarnya dan anda mengawal pemasaan projek anda.
Menyediakan jadual projek anda dan menjejakinya selepas itu adalah sebahagian besar kerja, tetapi ia berbaloi untuk mengetahui bahawa anda mempunyai jadual yang anda boleh yakin tentang.