Artikel ini melihat bidang pengetahuan pengurusan skop projek dari Panduan kepada Badan Pengurusan Projek Pengetahuan (Panduan PMBOK®) - Edisi Kelima. Ini bukan satu-satunya cara untuk mentakrifkan pengurusan skop projek, tetapi ia adalah titik permulaan yang baik dan akan sangat membantu anda jika anda sedang berusaha untuk pensijilan PMP® anda.
Proses Pengurusan Skop Projek
Pengurusan skop projek dalam Panduan PMBOK® merangkumi 6 proses. Proses pengurusan skop projek adalah:
- Merancang pengurusan skop
- Kumpulkan keperluan
- Tentukan skop
- Buat Struktur Pecah Kerja
- Mengesahkan skop
- Skop kawalan.
Mari lihat setiap orang.
Merancang Proses Pengurusan Skop
Titik melakukan ini adalah untuk memberi anda pelan pengurusan skop pada akhirnya. Yang menyatakan bagaimana anda akan menentukan, mengurus, mengesahkan dan mengawal ruang lingkup projek anda. Meletakkan kerja di depan untuk menentukan ini memberikan anda sesuatu untuk dirujuk kemudian. Anda mungkin mendapati bahawa anda boleh menggunakan pelan pengurusan skop projek lain sebagai titik permulaan, kerana proses pengurusan skop tidak bervariasi antara projek setelah syarikat anda menyelesaikan dengan cara kerja yang berhasil bagi mereka.
Hasil dari proses ini adalah rancangan pengurusan skop. Ini adalah sebahagian daripada pelan pengurusan projek anda dan termasuk:
- Bagaimana anda akan menyediakan penyataan ruang lingkup terperinci
- Bagaimana anda membuat Struktur Perincian Kerja (WBS) dari penyata skop
- Bagaimana anda akan mengekalkan dan meluluskan WBS itu
- Bagaimana anda akan menerima penerimaan formal untuk penghantaran projek
- Bagaimana anda akan menguruskan perubahan kepada skop.
Dokumen ini tidak perlu terperinci atau sangat formal: ia semestinya sesuai untuk tujuan.
Kumpul Proses Keperluan
Dalam proses ini, anda akan mengusahakan apa yang dikehendaki oleh pihak berkepentingan anda dari projek tersebut. Sebaik sahaja anda telah menggariskan idea besar anda, anda perlu mendokumenkan keperluan dan menguruskan jangkaan pihak berkepentingan anda. Ini penting kerana sering apa yang mereka minta adalah tidak realistik atau boleh dicapai disebabkan kekangan projek lain, seperti kos.
Pengeluaran kerja pengumpulan keperluan anda adalah set keperluan yang didokumenkan. Ini sepatutnya komprehensif yang mungkin dan biasanya akan merangkumi beberapa kategori keperluan seperti:
- Keperluan fungsian dan tidak berfungsi
- Keperluan pemegang kepentingan seperti keperluan pelaporan
- Keperluan sokongan dan latihan
- Keperluan perniagaan
- Keperluan projek seperti tahap perkhidmatan atau kualiti
Anda juga akan mendokumenkan kebergantungan, andaian, dan kekangan yang khusus berkaitan dengan keperluan.
Tentukan Proses Skop
Di sinilah anda mengambil keperluan anda dan menjadikannya penerangan terperinci mengenai produk atau perkhidmatan yang akan dihasilkan oleh projek anda. Anda akan berakhir dengan penyataan skop projek yang boleh anda rujuk semasa projek. Ia termasuk senarai apa yang ada dalam skop dan apa yang tidak ada skop. Ini penting kerana sering orang tidak akan ingat apa yang dikecualikan secara khusus dan kembali dan meminta anda untuk melakukan kerja di kawasan tersebut.
Apa-apa kemasukan perlu melalui kawalan perubahan.
Buat Proses Struktur Pecahan Kerja
Proses ini membolehkan anda mengubah senarai keperluan anda menjadi visi berstruktur mengenai apa yang perlu anda lakukan. Kerja utama di sini adalah memecah tugas-tugas besar ke dalam bahagian yang lebih kecil, terkawal.
Hasil dari proses ini adalah WBS. Secara peribadi, saya tidak menggunakan WBS pada projek saya, tetapi ia boleh menjadi alat yang sangat berguna. Jika anda tidak berfikir secara visual, maka anda boleh mencapai hasil yang sama dengan membuat senarai.
Mengesahkan Proses Skop
Proses Skop Validasi tidak, seperti yang anda fikirkan, mendapatkan pemegang kepentingan perniagaan untuk menandatangani WBS anda. Ini mengenai memastikan anda mempunyai proses untuk mendapatkan tandatangan untuk penghantaran anda apabila tiba masanya.
Ia patut meletakkan struktur ini di tempat supaya anda tidak mempunyai sebarang soalan mengenai siapa yang akan meluluskan apa yang boleh disampaikan atau apa kriteria yang akan mereka gunakan untuk mengatakan ia selesai.
Apabila proses selesai, anda akan menerima penghantaran, yang diluluskan oleh sesiapa yang perlu meluluskannya.
Proses Skop Kawalan
Proses Skop Kawalan adalah yang terakhir dalam bidang pengetahuan pengurusan skop projek. Ia berkaitan dengan memastikan bahawa terdapat perubahan perubahan yang berkesan jika skop perlu berubah. Ia juga meliputi menjejaki projek anda dengan topi 'skop' untuk memastikan ia akan menyampaikan apa yang anda fikirkan.
6 proses ini menjadikan pengetahuan pengurusan skop projek berada dalam PMBOK® Guide -Fifth Edition .