Kanban dalam projek biasanya mengambil bentuk papan visual yang terdiri daripada grid dan kad. (Tidak pasti apa Kanban adalah? Baca pengenalan ini kepada Kanban dalam pengurusan projek.) Papan itu mungkin bersifat fizikal, terdiri daripada kepingan kertas (biasanya 3 "x 5" kad indeks atau nota melekit) pada papan putih atau dinding. Sebagai alternatif, lembaga boleh menjadi program elektronik dan beberapa perisian elektronik yang menyokong papan pengurusan projek gaya Kanban. Penyelesaian digital adalah alat yang hebat apabila pasukan projek tidak terletak secara fizikal, atau apabila ahli pasukan perlu mengakses papan ketika di luar kantor.
01 Grid Kanban
Untuk projek mudah, grid gaya Kanban mungkin mempunyai satu baris dan beberapa lajur. Lajur mewakili proses di mana aliran kerja, dari kiri (mula) ke kanan (akhir). Jika pasukan menangani lebih daripada satu jenis kerja, atau jika ada sub-pasukan atau pelbagai jenis aliran kerja, penganjur lembaga boleh menggunakan baris untuk memisahkan kad secara menegak.
Kad bergerak ke seluruh papan dalam lajur mengikut tahap semasa mereka dalam proses. Gambar ini menunjukkan grid Kanban biasa dalam tindakan.
Setelah papan Kanban mereka ditubuhkan, pasukan projek biasanya bertemu di sekitar papan dengan kekerapan biasa, dalam pertemuan "berdiri" atau sangat pendek. Objektif pasukan adalah "menarik" kerja ke dalam ruang akhir lembaga, yang sering dilabelkan "Selesai." Pada mesyuarat ini, pasukan membincangkan apabila setiap kad akan dapat bergerak ke lajur seterusnya. Sekiranya seseorang sedang berusaha memindahkan kad ke hadapan dan menghadapi halangan, ini akan diperhatikan dalam mesyuarat standup, dengan tindakan yang diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut.
02 Bingkai Minda Kanban
- Keluarkan multitasking yang buruk. Pakar psikologi dan ahli sosiologi yang mempelajari karya telah banyak menulis mengenai topik ini. Penyelidikan menunjukkan bahawa tugas beralih melambatkan kita dan menyebabkan masalah kualiti disebabkan oleh penetapan semula mental dan kos persediaan lain.
- Had kerja dalam proses. Untuk membawa multitasking yang buruk kepada minimum, anda perlu mengehadkan bilangan kad yang dilepaskan ke dalam sistem Kanban. Jangan benarkan pengurusan untuk menolak lebih banyak kad (tugas, projek, atau ciri) ke dalam lajur "Melakukan" lembaga. Langkah ini mungkin memerlukan perubahan yang signifikan dalam mindset pengurus yang percaya bahawa untuk menyelesaikan kerja tepat pada masanya, seseorang mesti bermula secepat mungkin.
- Menggalakkan budaya menyelesaikan masalah sebagai satu pasukan, bukannya satu yang mendorong menyalahkan orang lain.
- Pastikan bahagian atas backlog diprioritaskan. Kad di bahagian atas lajur "Backlog" harus menjadi tugas, projek, atau ciri seterusnya yang akan memberikan nilai yang paling kepada pelanggan dan perniagaan.
Sistem Kanban adalah cara yang berkesan untuk melaksanakan pelbagai jenis projek. Seperti kebanyakan alat Lean, ia berfungsi dengan baik apabila digabungkan dengan pemikiran pembelajaran dan peningkatan yang berterusan. Tidak ada cara "betul" tunggal untuk melaksanakan papan Kanban, dan banyak faktor boleh mempengaruhi strukturnya serta tingkah laku pasukan. Pada amnya, mana-mana pasukan projek yang menggunakan lembaga itu harus dilatih dalam konsep Kanban, dan kemudian dibenarkan untuk membangun dan memperbaiki sistem Kanban mereka ketika menggunakannya.
Ketahui lebih lanjut mengenai Monica Borrell dalam bio lengkapnya di sini .