Tadbir Urus Projek: Definisi
'Tadbir' dalam istilah pengurusan projek merujuk kepada dasar, proses, piawaian, prosedur, dan garis panduan yang menentukan bagaimana projek diketuai, dikendalikan dan dikendalikan oleh organisasi anda.
Tadbir urus boleh menjadi luas dan 'berat' dengan banyak birokrasi, atau samar dan 'ringan' (dalam hal ini mungkin tidak cekap).
Pengurus mesti menilai tahap tadbir urus yang tepat untuk persekitaran dan budaya mereka. Memastikan dasar tadbir urus anda sesuai untuk tujuan adalah faktor utama dalam memastikan ia berkesan.
Tadbir urus bermula di bahagian atas. Lembaga syarikat perlu komited kepada idea tadbir urus yang baik dan hakikat bahawa projek harus diuruskan dengan betul, dalam garis panduan yang ditetapkan. Sikap dan piawaian yang diharapkan ini akan ditapis ke Dewan Projek dan para pemimpin projek (dan pasukan program, di mana ini ada).
Mengapa Perkara Tadbir Urus Projek
Penaja projek anda dan pihak berkepentingan utama lain ingin tahu bahawa anda membelanjakan belanjawan projek dengan cara yang betul. Mereka ingin melihat bahawa anda menjejaki kemajuan projek anda dengan berkesan dan melangkah untuk menguruskan risiko projek seperti yang diperlukan.
Tetapi rasional untuk tadbir urus yang baik ke atas projek-projek lebih jauh daripada itu.
Tadbir urus dituntut oleh pelanggan, terutama yang ada di sektor awam.
Kerajaan dan pengawal selia menanyakan (dan dalam beberapa kes, menguatkuasakan) piawaian tertentu untuk projek-projek tertentu. Tadbir urus bukan sekadar masalah dalaman: banyak syarikat yang beroperasi di pasaran yang dikawal selia harus mengikuti panduan dari undang-undang luar, seperti Sarbanes-Oxley. Tadbir urus projek merupakan sebahagian kecil daripada dapat membuktikan bahawa syarikat anda beroperasi dengan berkesan dan dalam panduan dan peraturan yang ditetapkan untuk industri anda.
Tadbir projek juga membantu anda:
- Meningkatkan pulangan pelaburan anda dan menjejaki pelaburan dengan berkesan
- Dapatkan pembelian untuk projek
- Elakkan sebab-sebab umum mengapa projek gagal
- Berkomunikasi dengan lebih berkesan
- Memperkenalkan standardisasi ke seluruh projek, menjadikannya lebih mudah untuk membandingkan prestasi
- Kurangkan risiko
- Membangun dan memberi motivasi kepada kakitangan dalam persekitaran berstruktur
Urus Tadbir Projek Apa yang Seperti
Jadi sekarang kita tahu apa urus tadbir projek, apa yang kelihatan seperti pada projek? Berikut adalah jenis aktiviti yang menunjukkan tadbir urus dalam persekitaran projek:
- Terdapat kitaran hayat pengurusan projek yang berdisiplin yang merangkumi titik yang ditetapkan untuk kelulusan. Ini adalah titik di mana daya maju projek dibincangkan dan keputusan dibuat sama ada untuk meneruskan kerja atau tidak.
- Projek mempunyai kes perniagaan yang jelas, dan kes perniagaan mempunyai maklumat yang cukup untuk membolehkan pasukan pengurusan membuat keputusan yang tepat.
- Keputusan itu didokumentasikan dan disampaikan dengan secukupnya.
- Orang yang bekerja pada projek telah menentukan peranan dan tanggungjawab.
- Terdapat budaya pembelajaran yang berterusan yang membolehkan pasukan projek terus meningkatkan dan membincangkan pelajaran yang dipelajari dalam persekitaran bebas.
- Terdapat proses dan prosedur yang membolehkan pasukan projek menyemak projek mereka dan meminta sokongan bebas jika diperlukan.
- Pihak berkepentingan terlibat dan mereka mempercayai proses tersebut.
- Pasukan projek terdiri daripada individu yang berpengalaman dan berkelayakan dalam peranan yang relevan.
Tadbir urus projek dikaitkan dengan struktur tadbir urus dalam organisasi secara keseluruhan. Jika anda berfikir bahawa matlamat utama tadbir urus projek adalah memastikan projek-projek dijalankan dengan cara yang betul, anda dapat melihat bagaimana ia menghubungkan dengan tadbir urus kewangan di peringkat korporat, pengurusan risiko korporat dan banyak lagi.
Tadbir urus projek patut dimuatkan secara lancar ke dalam proses organisasi semasa anda. Dengan kata lain, jangan buat proses pengurusan kewangan baru apabila anda sudah mempunyai satu yang berfungsi di kawasan lain! Gunakan apa yang ada sekarang dan tweak proses korporat untuk menjadikannya sesuai digunakan dalam persekitaran projek.
5 Bidang Fokus untuk Tadbir Urus Projek
Apabila anda mula melihatnya, anda akan menyedari bahawa tadbir urus projek merebak melalui semua elemen pengurusan projek.
Walau bagaimanapun, terdapat beberapa bidang tumpuan utama di mana tadbir urus sangat relevan.
- Kaedah dan Proses: Ini membantu anda menyampaikan kerja secara lestari dan lestari.
- Pengurusan Pengetahuan: Ini adalah penting untuk pelajaran yang dipelajari dan memastikan bahawa organisasi belajar dari pengalaman projek. Pengurusan pengetahuan adalah penting jika anda ingin berhenti membuat kesalahan yang sama beberapa kali.
- Kematangan Pengurusan Projek: Memandangkan kematangan pengurusan projek organisasi anda meningkat, begitu juga kemampuan anda untuk berjaya.
- Pembelian Tahap Kanan: Komitmen terhadap tadbir urus projek bermula di bahagian atas. Jika anda mempunyai sokongan pengurusan, ini akan menjejaskan semua peringkat perniagaan dan pendekatan kepada tadbir urus akan lebih mampan.
- Budaya Sokongan: Budaya sokongan, tidak menyalahkan, akan memastikan pengurus projek mempunyai persekitaran yang betul untuk berkembang maju. Budaya yang menyokong, yang diketuai oleh Pejabat Pengurusan Projek atau Pengarah Projek, akan membantu pengurus projek mencapai matlamat dan projek mereka.
Apa yang Akan Dilakukan Sekiranya Tidak Ada Standard Korporat
Banyak pengurus projek dalam organisasi yang lebih kecil mendapati diri mereka menjalankan projek-projek dalam persekitaran yang menyokong, dan di mana terdapat pembelian untuk konsep pengurusan projek, tetapi tanpa struktur organisasi formal yang digunakan untuk memberi makan.
Dalam keadaan itu - dan ia tidak eksklusif kepada organisasi kecil - anda akan merekabentuk model tadbir urus projek anda dari awal. Sekiranya tidak ada pendekatan tadbir urus projek yang boleh anda ambil dari rak dan muat projek anda, anda perlu membina sendiri.
Itu tidak sepertinya sukar!
Mulakan dengan menubuhkan asas-asas:
- Buat dokumen peranan dan tanggungjawab
- Pastikan anda mempunyai penaja projek
- Pastikan anda mempunyai Lembaga Projek atau kumpulan pemandu dan mengatur mesyuarat tetap yang anda ambil dan diedarkan minit
- Sediakan proses pengurusan risiko
- Sediakan proses pengurusan perubahan
- Membina mata ke dalam jadual projek anda di mana anda periksa daya maju projek terhadap matlamat asal kes perniagaan (akhir setiap peringkat fasa adalah titik semulajadi untuk meletakkan pemeriksaan ini).
Pada akhirnya, tanggungjawab penaja projek untuk memastikan adanya pemerintahan yang memadai, tetapi pengurus proyek juga dapat mengambil peran aktif dalam hal ini.
Tadbir urus mungkin salah satu subjek yang lebih kering dalam pengurusan projek tetapi ia adalah salah satu yang paling penting. Inilah cara pasukan pengurusan kanan mengetahui bahawa anda melakukan pekerjaan yang baik dan ia memberi jaminan kepada mereka bahawa projek itu akan berjalan sebagaimana mestinya. Ia juga menyediakan cek dan baki yang diperlukan oleh pengurus untuk mengetahui bahawa wang itu dibelanjakan dengan cara yang sesuai dan selaras dengan kes perniagaan.