Peranan Piagam Projek yang paling penting adalah untuk menentukan apa yang akan dicapai oleh projek. Mari lihat apa yang dalam dokumen projek penting ini.
Apa yang Menuju Piagam Projek?
Bahagian pertama Piagam Projek akan menguraikan nama projek, nama penaja dan pengurus projek dan tarikh dokumen disediakan.
Kemudian anda masuk ke dalam daging dokumen itu.
Bahagian utama Piagam Projek adalah seperti berikut.
Tujuan Projek: Ini menjelaskan mengapa projek itu dikehendaki. Anda boleh merujuk kepada kes perniagaan atau kontrak yang memandu projek ini atau hanya menyatakan mengapa penting untuk melakukan kerja ini.
Penerangan Projek: Jelaskan dalam bahagian ini apakah projek yang akan dicapai. Anda harus memasukkan maklumat mengenai item yang akan dibina atau perkhidmatan yang akan dihantar.
Belanjawan: Pada masa ini anda mungkin tidak mempunyai semua butiran tentang tugas projek, jadi anda tidak boleh memasukkan anggaran projek penuh dan terperinci bersama-sama. Perhatikan apa-apa kekangan bajet atau julat awal awal perbelanjaan yang anda jangkakan.
Risiko: Semua projek mempunyai risiko. Bahagian Piagam Projek ini membentuk versi awal log risiko projek anda. Dokumen apa-apa risiko yang anda ketahui pada ketika ini supaya pasukan pengurusan dapat melihat apa yang mungkin menjejaskan projek ke hadapan.
Pencapaian: Jika anda mengetahui pencapaian peringkat tinggi, masukkannya dalam Piagam Projek dalam bahagian ini. Anda boleh memindahkannya ke carta Gantt anda kemudian apabila anda datang untuk menyusun rencana yang lebih terperinci. Pada masa ini anda hanya mencari tarikh jatuh mati atau apa-apa yang dinyatakan dalam kontrak yang anda sedang bekerja.
Objektif Projek: Ini adalah bahagian yang sangat penting tetapi sukar untuk disatukan. Anda cuba untuk menjawab soalan: "Bagaimana kita akan tahu apabila kita selesai?" Tuliskan apa yang anda harapkan projek itu dihantar dan bagaimana anda akan tahu jika anda telah sampai di sana. Sebagai contoh, dalam satu projek untuk melancarkan sistem rakaman masa untuk semua jabatan, matlamatnya adalah: "Semua pasukan akan menggunakan sistem pemfailan pada akhir tahun." Juga buat catatan mengenai siapa yang akan bertanggungjawab bersetuju bahawa anda telah mencapai matlamat ini. Ini mengelakkan sebarang masalah pada akhir projek di mana tiba-tiba tiada sesiapa yang bersedia menandatangani kerja itu sebagai lengkap.
Tahap Pihak Berkuasa Projek: Kecuali ia benar-benar jelas dan didokumenkan di tempat lain, ia bernilai termasuk seksyen dalam Piagam mengenai apa yang dapat anda lakukan tanpa mendapat tandatangan selanjutnya dari seseorang yang lebih senior. Ini secara amnya berkaitan dengan apa tahap toleransi ditetapkan pada belanjawan dan masa-masa dan akan dinyatakan seperti ini: "Pengurus projek mempunyai toleransi 10% pada belanjawan dan toleransi 5% mengikut jadual. Sebarang penyimpangan di atas had yang diluluskan ini mesti ditandatangani oleh penaja projek. "Anda boleh melanjutkan bahagian ini untuk menentukan apa, jika ada, pihak berkuasa pengurus projek mempunyai tentang menyewa dan melepaskan kakitangan dari pasukan projek .
Meluluskan Piagam Projek
Bahagian akhir Piagam Projek adalah seksyen kelulusan. Pengurus projek dan penaja projek (atau orang yang memulakan kerja, jika penaja jangka panjang masih belum dilantik) hendaklah menandatangani dan membuat dokumen itu. Hari ini, itu mungkin melalui e-mel supaya menyimpan salinan kebenaran e-mel dalam fail projek anda sekiranya anda perlu merujuk kembali kepadanya.