Kenapa anda mahu menghantar e-mel profesional? Terdapat beberapa sebab. Anda mungkin menghantar surat sampul surat kepada majikan yang berpotensi, surat terima kasih kepada rakan sekerja yang bersetuju untuk menjadi rujukan, surat peletakan jawatan kepada bos semasa anda, atau permintaan surat cadangan.
Anda mungkin mempunyai alasan lain untuk menghantar e-mel bukan peribadi, dan sebenarnya, adalah idea yang baik untuk memastikan semua e-mel anda teratur dan profesional. Inilah yang perlu disertakan dalam mesej anda, apa yang tidak termasuk, dan cara menutup, menandatangani dan menghantar mesej e-mel anda.
Garis Panduan Mesej E-mel Profesional
Semak langkah-langkah ini untuk menulis e-mel profesional yang berkualiti tinggi, dan anda akan sentiasa memberi kesan yang hebat kepada penerima:
- Barisan Subjek: Barisan subjek harus menyampaikan tujuan anda untuk menulis dengan ringkas. Garis tatal anda boleh semudah "Terima Kasih" atau "Permintaan untuk Cadangan."
- Salam: Walaupun anda menulis e-mel yang sangat singkat, masukkan salam. Jika anda tahu nama orang itu, masukkannya. Kecuali anda berada di atas nama pertama dengan orang itu, hubungi mereka dengan tajuk mereka.
- Panjang: Pastikan e-mel anda sebagai ringkas mungkin. Orang ramai cenderung melengkapkan emel panjang, jadi hanya memasukkan maklumat penting.
- Gaya Font: Elakkan fon hiasan, suka bermain atau berwarna; ini hanya mengganggu penerima daripada mesej sebenar anda. Elakkan terlalu banyak huruf berani dan miring, yang membuat e-mel kelihatan berantakan. Jangan tulis dalam semua huruf besar sama ada; ini datang sebagai marah atau overexcited dalam e-mel.
- Emotikon: Jangan masukkan emotikon dalam e-mel profesional; simpan ini untuk surat-menyurat peribadi.
- Ejaan dan Tatabahasa: Hanya kerana anda menulis e-mel tidak bermakna anda harus ceroboh mengenai ejaan dan tatabahasa. Edit e-mel anda dengan teliti sebelum menghantarnya. Mesej bebas ralat memberitahu penerima bahawa e-mel anda perlu diambil dengan serius.
- Penutupan: Log keluar dengan ringkas "Terima Kasih," "Terbaik," atau lain-lain penghapusan mudah, dan kemudian nama anda. Kebanyakan akaun e-mel membolehkan anda membenamkan tanda tangan dengan nama, tajuk, dan maklumat hubungan anda ke setiap e-mel. Ini adalah cara yang hebat untuk membuat setiap korespondensi lebih profesional.
Tips Mesej E-mel Profesional Tambahan
Sebaik sahaja anda telah menulis e-mel anda, pergi melalui semua langkah ini sebelum anda mengklik butang "hantar":
- Pastikan Mesej Anda Lengkap: Periksa dua kali untuk memastikan baris subjek e-mel anda diisi, anda telah memasukkan tanda tangan , anda menghantar mesej tersebut kepada orang yang betul dan anda telah mengisi ruang Bcc untuk menghantar salin kepada diri sendiri supaya anda mempunyai rekod mesej e-mel.
- Bukti Mesej E-mel Anda: Sebelum anda memukul hantar, pastikan juga semakan ejaan dan periksa tatabahasa dan permodalan anda. Mereka sama pentingnya dalam surat-menyurat carian kerja e-mel kerana mereka berada dalam surat kertas.
- Hantar Mesej Ujian E-mel: Sebelum menghantar e-mel anda, hantar mesej kepada anda terlebih dahulu untuk memastikan pemformatan berfungsi dan tiada apa-apa yang kelihatan. Sekiranya semuanya kelihatan baik, teruskan dan hantar e-mel kepada syarikat atau individu yang anda hubungi.
- Hantar Salin Mesej E-mel ke Diri Anda: Gunakan medan Bcc untuk menghantar salinan mesej e-mel kepada diri anda supaya anda mempunyai rekod apabila anda menghantar mesej dan siapa yang anda hantar kepada. Anda juga boleh mencari maklumat ini dalam folder yang anda hantar.
- Berkongsi Salin Anda: Dengan banyak program e-mel, anda boleh menghantar folder untuk memudahkan lagi mencari sebarang e-mel masa lalu yang penting. Sediakan folder untuk semua e-mel carian kerja anda dan hantarkan salinan mesej e-mel yang anda hantar ke dalam folder carian kerja anda.
Periksa E-mel Anda secara teratur
Masa adalah intipati ketika anda mencari pekerjaan, jadi penting untuk memeriksa e-mel anda secara teratur dan kerap sehingga anda tidak terlepas peluang penting. Sekurang-kurangnya, periksa e-mel anda pada waktu pagi dan pada waktu petang, supaya anda mempunyai masa untuk bertindak balas tepat pada masanya untuk mesej yang anda terima.
Hari ini, mempunyai telefon pintar boleh memudahkan pemeriksaan e-mel anda di mana sahaja anda pergi dan bila-bila masa anda mahu - tidak lagi melayang ke atas komputer anda. Sebenarnya, anda boleh mendapat pemberitahuan untuk mesej e-mel baru, jadi anda boleh membacanya sebaik sahaja mereka memukul peti masuk anda.