Semak tip ini untuk mendapatkan mesej e-mel anda dibuka, baca, dan balas dengan, dengan contoh baris subjek e-mel untuk digunakan, dan pengenalan e-mel formal dan kasual.
Bagaimana Memperkenalkan Diri Anda dalam E-mel
Tulis baris subjek pembukaan mesej. Berapa banyak mesej e-mel yang anda sampah tanpa membukanya? Perhatikan apa yang anda sertakan dalam baris subjek , jadi anda mempunyai peluang untuk dibuka. Menjadi khusus, dan biarkan pembaca tahu mengapa anda menulis. Pastikan baris subjek anda pendek, jadi penerima dapat melihat sekilas, apa mesejnya.
Alamat mesej anda kepada seseorang. Jika anda dapat mencari orang untuk menulis kepada bukannya alamat e-mel generik, seperti hr@companyabc.com, anda akan dapat menyambung secara peribadi dengan individu yang ingin anda jumpai. LinkedIn, laman web syarikat, dan halaman media sosial adalah cara yang baik untuk mencari orang hubungan .
Gunakan ucapan rasmi. Jika anda menulis dengan permintaan tertentu, gunakan ucapan perniagaan formal seperti Encik atau Cik Nama pertama juga berfungsi jika anda mempunyai hubungan dengan orang itu atau anda menulis secara lebih santai untuk memberikan maklumat dan bukan mencari bantuan .
Berikut adalah contoh ucapan mesej e-mel dan inilah sudu untuk memilih surat salam dan salam .
Gunakan sambungan anda. Apabila menulis e-mel pengenalan atau mesej LinkedIn jika anda mempunyai seseorang yang biasa menyebutnya. Rujukan adalah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan nasihat atau bantuan.
Jangan buat permintaan. Lebih baik membuat cadangan atau meminta nasihat daripada mendidik seseorang.
Sebagai contoh, "Adakah anda dapat memberikan maklum balas mengenai resume saya, jika masa permit?" Bunyi lebih baik daripada "Sila semak semula resume saya dan kembali kepada saya." Berpandukan dan meminta akan membawa anda lebih jauh daripada memberitahu seseorang apa yang mereka perlu buat.
Pastikan ia pendek . Kebanyakan orang menghantar e-mel dan jarang membaca di luar perenggan pertama atau lebih. Pastikan mesej anda pendek - 2 atau 3 perenggan paling banyak. Jangan masukkan lebih daripada beberapa ayat dalam setiap perenggan. Biarkan ruang di antara setiap perenggan dan ruang lain sebelum penutupan dan tandatangan anda.
Adakah jelas tentang mengapa anda menulis. Mesej e-mel anda harus menyatakan dengan jelas siapa anda, mengapa anda menulis dan apa yang anda minta daripada pembaca. Gunakan perenggan pertama untuk memperkenalkan diri anda, yang kedua untuk permintaan anda, dan yang ketiga untuk mengucapkan terima kasih kepada pembaca untuk pertimbangannya.
Gunakan font mudah. Gunakan font mudah (seperti Calibri, Times New Roman, atau Arial) dan saiz fon yang mudah dibaca. Saiz fon 11 atau 12 titik boleh dibaca tanpa perlu jengkel. Berikut ialah cara memilih gaya dan saiz font .
Pilih penutupan profesional. Penutupan anda hampir sama pentingnya dengan pengenalan anda. Tamatkan e-mel anda dengan penutupan profesional yang singkat. Berikut adalah cara untuk mengakhiri surat dengan contoh penutupan yang baik untuk digunakan.
Termasuk tanda tangan. Jadikannya mudah bagi orang yang anda menghantar e-mel untuk menghubungi anda semula. Sertakan tandatangan dengan nama penuh, alamat e-mel dan nombor telefon anda. Sertakan alamat surat anda jika anda meminta tindak balas bertulis atau mempunyai sesuatu untuk dihantar kepada anda. Inilah caranya untuk menetapkan tandatangan e-mel anda .
Semakan dan semakan ejaan. Apabila anda memperkenalkan diri anda, penting untuk membaca dan memeriksa ejaan mesej anda sebelum menghantarnya. Anda hanya mempunyai satu peluang untuk membuat kesan yang baik, dan kesilapan menaip boleh mendapatkan mesej e-mel anda dibuang.
Hantar mesej ujian. Untuk memastikan mesej anda sempurna, kirimkan kepada anda terlebih dahulu supaya anda boleh menyemak semula bagaimana ia membacanya dan memberikannya gambaran terakhir untuk memastikan ia adalah apa yang anda mahu hantar.
Bcc: Sendiri. Sudah tentu idea yang baik untuk Bcc: (salinan karbon buta) sendiri pada mesej.
Anda akan mempunyai rekod menghantarnya, dan anda boleh dengan mudah merujuknya kembali untuk komunikasi susulan.
Contoh Talian Subjek Pengenalan E-mel
- Pengenalan Dari [ Nama Anda]
- Menyiasat Mengenai Peluang
- Saya Menemukan Anda Melalui [ Rangkaian Alumni, LinkedIn, Persatuan Profesional, dan lain-lain )
- [ Nama ] Disyorkan Saya menghubungi anda
- [ Nama ] Disyorkan Saya Mencapai Keluar
- Rujukan Dari [ Nama ]
- Dirujuk Oleh [ Nama ]
Apabila anda memperkenalkan dua orang lain kepada satu sama lain:
- Pengenalan: [ Nama ] - [ Nama ]
- Memperkenalkan [ Nama ] kepada [ Nama ]
- Menyambung: [ Nama ] - [ Nama ]
- [ Nama ] dan [ Nama ] Pengenalan
Contoh Pengenalan E-mel
Pengenalan Formal
Cik Smith,
Nama saya Marcus Anderson, dan saya menulis untuk meminta bantuan anda. Saya sangat menghargai bantuan dan nasihat anda.
Pengenalan Kasual
Hai Nama Pertama,
Nama saya Cynthia, dan saya bekerja untuk syarikat merekrut berteknologi yang dikenali sebagai ABCD merekrut. Harap awak baik! Saya lebih suka memberitahu anda lebih lanjut mengenai acara yang kami lancarkan.
Pengenalan Dengan Rujukan
Cik Smith,
Saya seorang kawan dari Penanda Alisa, dan dia menggalakkan saya untuk meneruskan resume saya kepada anda. Alisa dan saya bekerja di beberapa projek bersama-sama, dan dia berfikir bahawa anda mungkin dapat membantu saya mencari kerja saya.
E-mel Memperkenalkan Seseorang Lain
Yang terhormat,
Semoga ini dapat menemui anda dengan baik! Saya menjangkau hari ini untuk memperkenalkan rakan sekerja saya Samantha Billings, yang baru-baru ini menyertai syarikat kami dan mengambil alih komunikasi untuk Syarikat DBC.
Contoh Semula: Contoh Pengenalan E-mel dan Surat
Bacaan yang dicadangkan: Garis Panduan untuk Menulis Mesej E-mel Profesional | Bagaimana Format Mesej E-mel