1. Pikiran Anda Adab
Malah di dunia di mana kita bergegas untuk menyelesaikan sesuatu secepat mungkin untuk meneruskan tugas seterusnya, meluangkan masa untuk menggunakan perilaku yang baik dalam e-mel anda.
Jangan mengabaikan untuk mengatakan "sila" dan "terima kasih."
Apabila menangani orang yang anda tidak tahu dengan baik atau sama sekali, atau dengan siapa anda hanya mempunyai hubungan rasmi, alamatnya dengan tajuk dan nama akhir mereka, melainkan mereka telah meminta anda untuk melakukan sebaliknya. Sebagai contoh, katakan "Dear Mr. White" atau "Dear Ms. Gray." Sekiranya anda membalas e-mel dan penghantar mesej asal telah menandatanganinya dengan nama pertama sahaja, maka anda dengan selamat boleh menganggapnya tidak baik untuk menangani mereka dengan cara yang sama.
2. Tonton Nada Anda
Nada adalah bagaimana anda, sebagai seorang penulis, dapat meluahkan sikap anda dalam mesej e-mel. Ia mempengaruhi bagaimana ia diterima. Anda biasanya ingin memastikan untuk bertemu dengan penerima sebagai hormat, mesra, dan mudah didekati. Anda tidak mahu bunyi bising atau menuntut. Baca semula mesej anda beberapa kali sebelum memukul hantar.
Apabila menulis kepada seseorang yang anda telah berkomunikasi sebelum ini, mulakan dengan mengatakan sesuatu yang mesra seperti "Saya berharap awak baik." Walaupun emojis boleh membantu anda menyampaikan nada dengan lebih mudah, jangan menggunakannya dalam e-mel profesional melainkan anda menulis kepada seseorang yang anda mempunyai hubungan yang tidak rasmi.
Jangan gunakannya semasa menulis kepada calon majikan.
Ia selalu dianggap etiket e-mel yang buruk untuk menulis e-mel atau sebahagian daripada satu dalam semua huruf besar. Ia akan membuatkan anda kelihatan seperti anda menjerit.
3. Jadilah ringkas
Orang yang sibuk tidak mempunyai masa atau kecenderungan untuk menghabiskan lebih dari satu minit membaca e-mel individu.
Sekiranya anda mahu membenarkan penerima anda membaca mesej anda dengan cepat, dan masih memahaminya, anda mesti menyimpannya secara ringkas.
Walau bagaimanapun, jangan tinggalkan butiran yang penting. Pastikan mesej anda jelas menyampaikan alasan anda untuk menulisnya di tempat pertama. Tiada siapa yang menjimatkan masa jika anda akhirnya mempunyai bolak-balik semasa anda cuba menerangkan butir-butir yang anda hindarkan.
4. Elakkan Menggunakan Singkatan Teks
Walaupun anda ingin menjimatkan masa, anda tidak boleh menggunakan singkatan teks dalam e-mel profesional anda. Sekiranya anda banyak teks, seberapa banyak orang lakukan, anda mungkin terbiasa menggunakan semacam singkatan untuk bercakap dengan rakan anda. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan "u," "ur," dan "plz" dan bukannya "anda," "anda," dan "sila." Singkatan ini tidak mempunyai tempat dalam korespondensi perniagaan, kecuali penerima adalah seseorang yang mempunyai hubungan santai.
5. Gunakan Alamat E-mel Profesional
Untuk mesej yang berkaitan dengan tugas anda sekarang, selalu gunakan alamat e-mel majikan yang diberikan kepada anda. Walau bagaimanapun, anda tidak boleh menggunakannya untuk menghantar mesej yang tidak berkaitan dengan tugas anda, sebagai contoh, jika anda mencari yang baru. Gunakan akaun e-mel peribadi sebaliknya.
Jika anda tidak mempunyai akaun peribadi, misalnya, satu pembekal khidmat internet anda yang disediakan semasa anda mendaftar untuk perkhidmatan, mendapatkan akaun e-mel percuma.
Gunakan Gmail atau perkhidmatan lain untuk menyediakan alamat yang terdengar profesional. Jangan gunakan apa-apa yang bodoh atau palsu. Nama awal dan nama pertama anda atau nama penuh anda adalah pilihan yang sesuai.
6. Jangan Lupakan Ejaan dan Bilangan Tatabahasa
Ia adalah penting bahawa anda membaca e-mel anda dengan berhati-hati. Jangan sekali-kali mengabaikan langkah kritikal ini, tidak kira betapa sibuknya anda. Perkara-perkara yang ingin anda perhatikan adalah ejaan yang betul dan tatabahasa yang betul. Sebagai tambahan kepada perkataan ejaan yang betul dengan betul, anda juga ingin mengeja nama orang dengan betul, termasuk penerima dan nama syarikatnya.
Berhati-hati dengan terlalu bergantung pada pemeriksa ejaan. Mereka mungkin tidak melihat salah kata perkataan apabila digunakan secara salah. Sebagai contoh, pemeriksa ejaan tidak akan menandakan kata "kepada" dalam kalimat, "Saya perlu bertanya untuk anda," walaupun dalam konteks ini, ia mestilah "dua". Semak semakan ejaan anda tidak pasti dengan menggunakan kamus dalam talian percuma seperti Merriam-Webster.