Petua tentang Cara Lebih Cekap
Untuk strategi tambahan, semak tip pengurusan masa dan petua keseimbangan kerja .
Cara Kerja Pintar dan Lebih Cekap
Menggunakan masa lebih cekap adalah kemahiran penting yang setiap orang dari resepsionis untuk rakan pengurusan dapat belajar.
Mengamalkan gabungan tepat amalan pengurusan masa boleh mengurangkan tekanan dan menjimatkan sehingga satu jam sehari. Berikut adalah sembilan petua tentang bagaimana untuk bekerja pintar dan lebih cekap.
1. Menggunakan teknologi untuk dianjurkan. Anda tidak boleh menjadi yang paling produktif jika anda tidak teratur dan dikelilingi oleh kekacauan. Singkirkan tumpukan kertas dan nota melekit dan gunakan sistem pemfailan elektronik yang mudah. Terdapat banyak program perisian yang dapat membantu anda menyusun pelbagai pelanggan dan butir produk, yang membolehkan akses cepat dan mudah. Juga, gunakan program penjadualan peribadi yang membolehkan anda menyimpan kalendar, senarai tugasan, pelan kerja dan direktori kenalan.
2. Berkumpulan mesej masuk. Pemeriksaan dan menjawab e-mel, mel suara, dan mesej lain yang berterusan hanya mengganggu prestasi pemikiran dan hamper anda, terutamanya dalam pekerjaan yang memerlukan pemikiran yang kreatif, inovatif atau strategik .
Belajar untuk bertindak balas terhadap mesej masuk dalam kumpulan dan pertimbangkan untuk memeriksa mereka hanya tiga atau empat kali sehari.
3. Mengamalkan pendekatan "satu sentuhan". Gunakan prinsip "Lakukan, Delegasikan, Hapuskan atau Fail" untuk menangani e-mel, surat, bil, mesej teks, mesej suara, dan permintaan lain.
4. Mengurangkan masa penyumbat. Banyak masa yang sia-sia di tempat kerja dengan menunda-nunda, melakukan "kerja sibuk," melawat laman-laman web yang mengganggu (terutamanya laman media sosial ), menghadiri mesyuarat yang tidak perlu, laporan yang terlalu menyunting dan berinteraksi dengan rakan-rakan yang bersuara yang selalu bergosip atau mengadu.
Berkonsentrasi pada tugas dan kegiatan yang sebenarnya "menggerakkan jarum" dari bisnis dan mengurangi atau menghapuskan yang tidak.
5. Ambil istirahat kecil kerap. Malah orang yang paling sibuk perlu membersihkan fikiran mereka dan meregangkan kaki mereka sekarang dan lagi. Berkala mengambil masa lima hingga sepuluh minit dari meja anda. Ambil berjalan kaki di luar jika anda boleh, lakukan beberapa latihan regangan atau berjalan naik dan turun tangga beberapa kali. Bercakap dengan seseorang yang anda nikmati. Minum air. Makan snek yang sihat seperti buah-buahan segar dan sayur-sayuran. Secara ringkas melangkah keluar dari kerja anda akan berehat badan anda dan meremajakan minda anda. Di samping itu, anda akan kurang frazzled apabila anda pulang ke rumah pada waktu petang.
6. Perwakilan. Anda tidak perlu melakukan semuanya. Benar. Orang lain cukup mampu mengendalikan beberapa tugas yang biasanya anda simpan untuk diri sendiri. Pertimbangkan tugas mana yang anda boleh berkongsi dengan orang lain. Kemudian mula perlahan-lahan memotong beberapa tanggungjawab ini. Ini akan membolehkan anda memberi tumpuan kepada item prioriti tinggi anda sambil memberi peluang kepada rakan sekerja anda untuk berkembang dan bersinar.
7. Belajar untuk mengatakan tidak. Seperti kata kecil, namun begitu sukar untuk dikatakan. Apabila seseorang meminta anda melakukan sesuatu yang tidak semangat atau keutamaan anda, dengan sopan tetapi tegas.
Ingatkan diri anda bahawa tidak mengatakan satu perkara memberi anda kebebasan untuk mengatakan ya kepada sesuatu yang lebih memuaskan dan lebih pantas dari masa dan kemahiran anda.
8. Hentikan usaha untuk kesempurnaan. Anda jarang dapat mencapainya, dan ia hampir selalu tidak perlu. Kesempurnaan sering membawa kepada pengurusan mikro, hubungan yang lemah dengan rakan sekerja, penangguhan, produktiviti yang rendah, kemurungan, tekanan, dan kebimbangan. Orang yang paling berjaya ialah mereka yang berpuas hati apabila pekerjaan dilakukan dengan baik dan menyelamatkan keperluan mereka untuk kesempurnaan untuk beberapa perkara yang benar-benar penting.
9. Tahu bila meminta bantuan. Sekiranya anda ditimpa kerja, dan ia menyebabkan tekanan yang tidak wajar, jangan menderita dalam diam. Menumpahkan gambar Superwoman / Superman dan jelaskan situasi anda kepada bos atau penyelia anda. Keadaan kerja untenable biasanya boleh dikurangkan, tetapi ia akan mengambil beberapa ketegasan di pihak anda.
Begitu juga, jika kehidupan yang seimbang terus menghalang anda, atau anda mengalami tekanan kronik, berbincang dengan seorang profesional (kaunselor, pekerja kesihatan mental, atau penjaga gigi). Ambil kesempatan daripada perkhidmatan yang ditawarkan oleh Program Bantuan Pekerja (EAP). Membenarkan hidup anda mengatasi anda seminggu demi minggu, bulan demi bulan, boleh membawa kepada masalah fizikal, mental, dan sosial yang serius. Jadilah positif, dan ketahui bahawa terdapat penyelesaian untuk masalah anda, tetapi anda perlu mencari pertolongan.