Format ini hanya panduan. Variasi dan penyesuaian adalah perkara biasa. Mahu memuat turun sampel ini tanpa grafik? Klik Muat turun Sampel di sini atau dalam menu di bawah.
Komponen Surat Perniagaan Sekat Penuh
Kembali Alamat: Jika alat tulis anda mempunyai surat, langkau ini. Jika tidak, ketik nama, alamat dan pilihan anda, nombor telefon. Hari-hari ini, perkara biasa juga termasuk alamat e-mel.
Tarikh: Taipkan tarikh surat anda dua hingga enam baris di bawah kepala surat. Tiga adalah standard. Sekiranya tiada surat, taipkannya di mana ditunjukkan.
Talian Rujukan: Jika penerima secara khusus meminta maklumat, seperti rujukan pekerjaan atau nombor invois, taipkannya dalam satu atau dua baris, dengan segera di bawah Tarikh (2). Sekiranya anda membalas surat, rujuklah di sini. Sebagai contoh:
- Re: Kerja # 625-01
- Re: Surat anda bertarikh 1/1 / 200x.
Notis Surat Khas: Taip dalam semua aksara huruf besar, jika sesuai.
Contohnya termasuk:
- PENGHANTARAN ISTIMEWA
- MAIL YANG DIPERLUKAN
- AIRMAIL
Notasi Ketibaan: Taip dalam semua aksara huruf besar, jika sesuai. Anda mungkin ingin memasukkan notasi pada surat persendirian, seperti surat peletakan jawatan. Sertakan perkara yang sama pada sampul surat. Contohnya ialah:
- PERIBADI
- SULIT
Alamat Dalam: Taipkan nama dan alamat orang dan / atau syarikat yang anda hantar surat, tiga hingga lapan baris di bawah komponen terakhir yang anda taipkan.
Empat baris adalah standard. Jika anda menaip Talian Perhatian, langkai nama orang di sini. Lakukan perkara yang sama pada sampul surat.
Barisan Perhatian: Taipkan nama orang yang anda hantar surat itu. Jika anda menaip nama orang itu dalam Alamat Dalam, langkau ini. Lakukan perkara yang sama pada sampul surat.
Gunting: Taipkan nama penerima di sini. Taip Tuan atau Cik [Nama Akhir] untuk menunjukkan penghormatan, tetapi jangan meneka ejaan atau jantina. Sambutan umum adalah:
- Wanita:
- Puan-puan:
- Dear Sir:
- Dear Sir atau Madam:
- Dear [Nama Penuh]:
- Kepada sesiapa yang berkenaan:
Baris Subjek: Taipkan inti huruf anda dalam semua huruf besar, sama ada siram kiri atau berpusat. Tepat pada satu baris. Jika anda menaip Line Rujukan, pertimbangkan jika anda benar-benar memerlukan baris ini. Walaupun ia tidak benar-benar diperlukan untuk kebanyakan surat berkaitan pekerjaan, contohnya adalah di bawah.
- SUBJEK: PEMUTIHAN
- SURAT RUJUKAN
- PERTANYAAN JOB
Badan: Taipkan dua ruang antara ayat. Pastikan ia ringkas dan ke titik.
Tutup percuma: Apa yang anda taip di sini bergantung kepada nada dan tahap formaliti. Sebagai contoh:
- Hormat anda (sangat formal)
- Yang ikhlas (tipikal, kurang formal)
- Sangat benar-benar kamu (sopan, neutral)
- Hormat anda (ramah, tidak formal)
Tandatangan Tandatangan: Tinggalkan empat baris kosong selepas Tutup Complimentary untuk menandatangani nama anda.
Tandakan nama anda tepat seperti yang anda ketikkan di bawah tandatangan anda. Judul ini adalah pilihan bergantung kepada perkaitan dan tahap formaliti. Contohnya ialah:
- John Doe, Pengurus
- P. Smith
Pengarah, Sokongan Teknikal - RT Jones - Sr. Jurutera Bidang
Pengenalan Permulaan: Jika seseorang menaip surat untuk anda, dia biasanya akan memasukkan tiga daripada inisial anda dalam semua aksara huruf besar, maka dua nya atau miliknya dalam semua aksara huruf kecil. Sekiranya anda menaip huruf anda sendiri, hanya langkaunya kerana nama anda sudah berada di Blok Tandatangan. Gaya biasa di bawah.
- JAD / cm
- JAD: cm
- clm
Notasi Lampiran: Baris ini memberitahu pembaca untuk melihat dalam sampul surat lebih lanjut. Ketik tunggal untuk hanya satu kandang, jamak untuk lebih. Jika anda tidak melampirkan apa-apa, langkaunya. Gaya biasa di bawah.
- Lampiran
- Lampiran: 3
- Lampiran (3)
cc: Berdiri untuk salinan ihsan (dahulunya salinan karbon). Senaraikan nama orang yang anda mengedarkan salinan, mengikut urutan abjad. Sekiranya alamat berguna kepada penerima surat itu, sertakan mereka. Jika anda tidak menyalin surat anda kepada sesiapa sahaja, langkaunya.
Petua Umum
- Gantikan teks dalam kurungan [] dengan komponen yang ditunjukkan. Jangan taip tanda kurung.
- Cuba simpan surat anda ke satu halaman, tetapi lihat muka surat 2 sampel ini jika anda memerlukan halaman penyambung.
- Berapa banyak baris kosong yang anda tambahkan di antara baris yang memerlukan lebih daripada satu, bergantung kepada berapa banyak ruang yang ada pada halaman.
- Perkara yang sama berlaku untuk margin. Satu dan setengah inci (108 mata) untuk huruf pendek dan satu inci (72 mata) untuk huruf yang lebih panjang adalah standard. Jika ada surat, kedudukannya menentukan margin teratas pada halaman 1.
- Jika anda tidak menaip salah satu daripada komponen yang lebih formal, jangan tinggalkan ruang untuk mereka. Contohnya, jika anda tidak menaip Line Rujukan, Notasi Surat Khas dan Notasi Ketibaan, taipkan Alamat Dalam empat baris di bawah Tarikh.