Sekiranya anda menulis surat sebagai wakil organisasi anda, ketahui bahawa sementara sesetengah syarikat membenarkan pekerja mereka untuk menulis surat rujukan dengan bebas, yang lain mungkin menyensor atau melarang mereka sepenuhnya.
Jadi, pastikan untuk mengetahui dasar majikan anda sebelum bersetuju.
Banyak organisasi juga mempunyai rujukan melalui sumber manusia (HR). Semak dengan dasar syarikat anda sebelum meneruskan.
Jika anda seorang pemilik perniagaan dan seorang kontraktor semasa atau bekas meminta surat cadangan daripada anda, baca panduan berikut untuk menggunakan budi bicara anda.
Bilakah Anda Perlu Tulis Surat Cadangan
Calon harus menjadi seseorang yang anda kenal dengan baik dan dengan siapa anda baru-baru ini bekerja. Contohnya, anda mungkin tidak dapat memberikan cadangan untuk seseorang yang bekerja dengan sepuluh tahun yang lalu atau dengan siapa anda hanya bekerja selama sebulan. Walaupun ia mungkin menggoda, anda akan bergantung pada sama ada lama atau tidak cukup, maklumat, kedua-duanya mungkin menyesatkan. Tidak ada cara untuk mengetahui. Oleh itu, melainkan jika anda benar-benar boleh bercakap dengan kemahiran sedia ada, dengan sopan menolak permintaan mereka.
Anda harus tahu calon dalam peranan yang membolehkan anda menulis rujukan yang bermakna. Sebagai contoh, jika anda telah bekerja dengan orang itu sebagai penulis lepas tetapi sekarang dia memulakan perniagaan berjalan anjing, anda tidak boleh membuktikan keahliannya dalam bidang lain.
Dalam kes sedemikian, adalah lebih baik untuk menolak dan mungkin memberikan nasihat tentang siapa yang akan membuat calon yang lebih baik. Sekiranya dia mahu memulakan perniagaan berjalan anjing, dia sepatutnya mempunyai pelanggan tetap yang dapat menjamin kebolehannya.
Tulis surat itu hanya jika anda boleh jujur memberikan rujukan positif. Jika anda tidak mempunyai apa-apa yang positif untuk mengatakan tentang prestasi mereka, lakukan perkara yang jujur dan katakan anda tidak dapat menyumbang.
Sekiranya anda merasa bertanggungjawab memberi alasan mengapa:
- Jujur sekali dan katakan anda tidak merasa selesa menulis bagi pihak mereka.
- Beritahu kebohongan putih seperti, "Saya tidak berada dalam kedudukan untuk menulis surat cadangan."
Walaupun anda mungkin berasa janggal atau bersalah, percayakan intuisi anda. Selain itu, surat yang tidak sah tidak akan berfungsi dengan baik oleh pemohon atau majikan mereka yang berpotensi.
Kekalkan Fakta
Sebaik sahaja anda bersetuju untuk menulis surat tersebut, teruskan fokus dan memasukkan hanya maklumat yang faktual dan jujur . Elakkan mengatakan sesuatu yang benar-benar pendapat - ia mungkin berfungsi terhadap seseorang yang dipertimbangkan untuk pekerjaan masa depan dan berpotensi mengakibatkan masalah undang-undang untuk anda dan syarikat anda. Membuat tuntutan yang tinggi seperti, "Louisa adalah seorang penulis yang cemerlang," dengan sendirinya berbahaya. Anda harus dapat menyokongnya dengan pengiktirafan luar atau penghargaan yang diterima oleh kerjanya. Jika anda tidak boleh, anda mungkin berkata, "Louisa konsisten menghasilkan kandungan yang hebat untuk kami."
Dalam vena yang sama, elakkan kenyataan berlebihan dan terlalu positif. Sekiranya anda membina seseorang terlalu banyak, surat tersebut mungkin tidak membawa sebarang berat dengan pelanggan atau majikan masa hadapan.
Cara Menstrukturkan Surat Rujukan
1. Perkenalkan diri anda dalam perenggan pembukaan untuk menubuhkan kedudukan anda dan hubungan anda dengan calon.
Biarkan pembaca tahu kenapa anda layak untuk menyediakan surat tersebut.
2. Mengesahkan fakta mengenai calon dan di mana dia sedang bekerja (jika dia):
- Gelaran dan syarikat kerja orang itu
- Berapa lama anda bekerja dengan orang itu
- Apabila anda bekerja dengan orang itu, jika anda tidak pada masa ini
- Sifat hubungan perniagaan anda atau keupayaan di mana anda bekerja dengan calon.
- Tawaran penilaian anda terhadap kemahiran dan kualiti calon mengenai perkhidmatan profesional mereka. Menekankan sifat mereka yang paling berharga, seperti kemahiran menulis, menyelesaikan masalah atau pengurusan masa. Anda boleh mengeluarkan apa-apa kebolehan luar biasa, nyatakan bahawa anda dengan senang hati akan mengupayakan mereka, dan perhatikan secara khusus bagaimana perkhidmatan profesional mereka memberi manfaat kepada anda dan organisasi anda.
4. Gunakan perenggan terakhir untuk menambah sebarang contoh atau anekdot tambahan seperti yang anda lihat patut.
5. Terakhir, rapat dengan menawarkan untuk menjawab sebarang pertanyaan lanjut atau memberikan maklumat susulan.
Surat Rujukan Perniagaan Mengesyorkan Perkhidmatan Profesional
Semak surat rujukan perniagaan berikut yang mengesyorkan perkhidmatan profesional.
Contoh # 1
Encik Eggleston,
Saya menulis untuk mengesyorkan perkhidmatan Daniel Lightheart, CPA. Daniel telah bekerja untuk firma undang-undang saya selama lima belas tahun yang lalu sebagai akauntan dan penjaga buku kami. Pengetahuan dan perhatiannya terhadap perincian telah membantu memastikan syarikat kami berada di landasan selama kemelesetan baru-baru ini dan melalui penstrukturan semula utama.
Saya berasa yakin untuk mengesyorkan perkhidmatan perakaunan Daniel.
Dia bukan sahaja teliti, tetapi juga mudah untuk bekerja dengan dan sentiasa bersedia untuk meluangkan masa untuk membincangkan kebimbangan saya dan menjawab soalan.
Sekiranya anda mempunyai pertanyaan lanjut, sila hubungi saya.
Salam,
Annabelle Sebastian
Rakan kongsi, Sebastian & Associates
Pejabat: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Contoh # 2
Cik Cik Kelly,
Saya adalah Naib Presiden ABC Watches yang menulis untuk mengesyorkan perkhidmatan pemasaran Michaela Brown. Michaela membuat dan melaksanakan banyak kempen yang berjaya untuk kami dari Julai 2012 hingga Januari 2016.
Kepakaran perisian reka bentuknya ditambah pula dengan semangat kolaboratif dan inovatifnya menjadikannya pakar untuk projek kami yang paling penting. Dia secara sendirian mengambil Twitter kami dari 1,000 hingga lebih daripada 52,000 hanya dalam masa tiga bulan dengan menggunakan strategi berfikir ke hadapan. Dia berorientasikan detail, teratur dan sentiasa terbuka untuk maklum balas yang membina, menjadikan hubungan perniagaan kami mudah dan menyenangkan.
Saya cadangkan Michaela untuk apa-apa peranan yang mana dia boleh menyumbangkan kreativiti dan dedikasi yang luar biasa. Jika disewa, saya yakin bahawa dia akan mengambil usaha pemasaran anda ke tahap yang lebih tinggi.
Sekiranya anda mempunyai pertanyaan lanjut, sila hubungi saya.
Salam,
Lisa Moore
Naib Presiden, ABC Watches
Pejabat: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Jawab mana-mana soalan susulan
Menghantar surat cadangan sangat penting kepada calon pekerjaan atau penyedia perkhidmatan yang berpotensi dan dengan mengikuti format ini, anda akan memberikan maklumat yang berguna kepada calon pelanggan atau majikan. Anda mungkin menerima sambutan "terima kasih" yang mudah, atau mereka mungkin bertanya lebih banyak soalan mengenai pemohon. Walau bagaimanapun, pastikan anda bertindak balas dengan segera.