Komunikasi Bertulis
Surat arahan (LOI) adalah pemberitahuan formal yang ditulis dalam format mesej ketenteraan yang memaklumkan pihak penerima isu-isu tertentu dan memperincikan bagaimana pengirim ingin mereka ditangani. Secara umumnya, surat arahan digunakan dalam komunikasi perniagaan dan dengan urusan peribadi; mereka boleh ditulis mengenai hampir mana-mana subjek oleh sesiapa sahaja.
Walau bagaimanapun, dalam Tentera AS, mereka digunakan paling kerap dalam dua cara.
Sebagai contoh, satu kaedah untuk LOI adalah sebagai arahan untuk penyelesaian harta seseorang sekiranya kematian seseorang itu. Ini bukan kehendak, tetapi boleh digunakan sebagai lebih banyak senarai tugasan orang untuk dipanggil, dokumen untuk mendapatkan, dan pengaturan akhir untuk pengebumian. Ia juga boleh menyenaraikan aset dan peruntukan tertentu.
Jenis kedua arahan pengajaran-seperti yang ditunjukkan di bawah ini-digunakan sebagai alat pembetulan atau pemulihan dalam tentera. Pertimbangkan LOI yang paling biasa sebagai sesi kaunseling formal dari seorang pegawai atasan atau anggota kanan yang terdaftar kepada ahli ketenteraan junior yang telah menunjukkan prestasi sub-par. LOI tipikal ini bukan sahaja akan mengkaji semula piawaian yang harus dipenuhi oleh anggota, tetapi menawarkan penyelesaian untuk mencapai prestasi yang lebih baik di kawasan kekurangan. Mungkin satu pelan tindakan yang perlu diikuti boleh ditambah untuk sepenuhnya menghendaki pihak yang dimaksudkan untuk memahami akibat tidak melaksanakan pada tahap yang diperlukan.
Contoh Surat Arahan
Dalam contoh di bawah, surat arahan telah ditulis sebagai cara untuk membantu penerima meningkatkan prestasi kerja mereka, yang dianggap "tidak memuaskan."
Surat itu menyenaraikan sejumlah kegagalan di pihak penerima, dan menasihatkannya untuk menjadi lebih mudah menulis, menulis: "Anda harus secara peribadi menetapkan matlamat bahagian anda dan secara peribadi mengesahkan mereka dipenuhi."
Ia kemudian menyenaraikan langkah-langkah yang perlu untuk meningkatkan prestasi dan ditutup dengan kata-kata galakan, menawarkan bantuan berterusan dan mencatat: "Kami mahu dan memerlukan kejayaan anda."
Surat Arahan Sampel
Dari: Pegawai Pemerintah, USS NEVERSAIL (CV 11)
Kepada: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Pegawai Bahan Api Penerbangan, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: SURAT ARAHAN
Ruj: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Surat Arahan ini dikeluarkan mengikut rujukan untuk membincangkan langkah-langkah tertentu yang diperlukan untuk meningkatkan prestasi Bahagian Penerbangan Bahan Api yang tidak memuaskan di papan NEVERSAIL.
2. Memandangkan andaian tugas sebagai pegawai bahan api penerbangan di papan NEVERSAIL, anda telah membenarkan prosedur yang tidak dibenarkan wujud di dalam Bahagian Bahan Api Penerbangan yang mengakibatkan kerosakan struktur ke tangki simpanan JP-5 8-39-02J semasa sedang dijalankan penambahan pada 18 Julai CY. Anda gagal membiasakan diri dengan arahan bahan api penerbangan yang sesuai dan oleh itu anda tidak dapat mengesahkan prosiding di bahagian anda. Anda juga gagal memastikan semua arahan telah dikemaskini. Pada umumnya, anda bergantung sepenuhnya kepada pegawai pembantu bahan api pembantu anda untuk operasi harian pembahagian anda.
3. Untuk berfungsi dengan berkesan sebagai pegawai bahan api penerbangan, anda mesti menjadi lebih terlibat dalam aspek-aspek harian pembahagian anda.
Anda tidak dapat mengurus dari pejabat anda, menerima nasihat pembantu anda tanpa mengembangkan pengetahuan peribadi yang memadai mengenai prosedur tertentu. Anda mesti secara peribadi menetapkan matlamat bahagian anda dan mengesahkan secara peribadi mereka dipenuhi.
a. Anda mesti menyemak setiap arahan bahan api penerbangan yang diguna pakai untuk USS NEVERSAIL. Anda akan memastikan bahawa anda sudah biasa dengan prosedur yang diarahkan. Sebagai perkara rutin, anda secara peribadi akan mengesahkan bahawa bahagian anda tidak menyimpang dari prosedur yang diarahkan kecuali dibenarkan oleh pihak berkuasa yang lebih tinggi.
b. Anda akan mengemukakan permintaan kuota untuk diri sendiri dan CWO2 JS Ragmann untuk menghadiri kursus pegawai bahan api penerbangan setelah selesai penggunaan ini.
4. Surat ini direka untuk membantu anda membetulkan kekurangan dalam prestasi anda sebagai pegawai bahagian. Seluruh rangkaian arahan tersedia untuk membantu anda dengan cara yang mungkin.
Kami mahu dan memerlukan kejayaan anda.
DR PEPPER
Sampel Surat arahan ini memberikan pegawai junior dengan maklum balas langsung tanpa kawasan kelabu dalam nada atau makna. Ini juga merupakan versi bertulis dari sesi kaunseling yang didokumentasikan yang menawarkan bantuan segera oleh ahli-ahli kanan dan lebih berpengalaman yang lain dalam perintah itu. Ini adalah alat yang sempurna untuk mencipta pegawai junior yang lebih baik dalam perintah dan mencegah kemungkinan kehilangan kemampuan misi pada masa depan.