Menyimpan kertas akan menjimatkan wang perniagaan rumah anda dan menyimpan beberapa pokok juga!
Apabila ia datang ke kertas, jangan hanya mengitar semula - mengurangkan dan menggunakan semula - untuk menjimatkan kos kertas dan percetakan. Setiap kali anda menggunakan pencetak anda tidak hanya membelanjakan wang di atas kertas tetapi pada toner dan dakwat juga. Apabila anda menyimpan kertas, anda juga akan menyimpan pada kartrij pencetak . Dan anda akan mewujudkan pejabat rumah yang lebih mesra alam .
Cara paling mudah untuk menyimpan kertas adalah, tentu saja, untuk mencetak barang kurang. Walau bagaimanapun, ia memerlukan beberapa disiplin dan memikirkan semula untuk mempraktikkannya. Cuba 12 tip ini dan kurangkan kos kertas dan toner.
01 Kenali pencetak anda.
Ketahui cara menggunakan pencetak anda dengan lebih berkesan untuk menyimpan kertas. Sebelum mencetak, pilih "pratonton cetak" untuk memeriksa sama ada satu baris akan menyebabkan keseluruhan halaman lain dicetak.
Jangan hanya membuta tuli tekan OK apabila kotak dialog cetak muncul. Kurangkan julat cetak untuk hanya halaman yang anda perlukan. Anda juga boleh menyerlahkan hanya teks yang anda perlukan dan pilih "pilihan cetakan." Ini amat berguna apabila mencetak dari laman web kerana anda boleh menghilangkan iklan.
Jika anda mempunyai percetakan kesulitan, kosongkan baris gilir pencetak anda setelah anda membetulkan masalah. Dengan cara itu pencetak anda tidak akan meludah enam percubaan yang anda buat sebelum anda mengetahui bahawa anda telah kehabisan kertas!
02 Gunakan tablet atau e-pembaca.
Sekiranya anda mencetak dokumen kerana lebih mudah atau lebih mudah untuk membacanya di mana sahaja, pertimbangkan untuk melabur dalam tablet atau e-pembaca. Anda boleh menggunakannya untuk membaca dokumen Word dan PDF dan juga membuat nota di dalamnya dalam banyak kes.
03 Ambil nota, tangkapan skrin dan penanda halaman web.
Apabila melihat laman web, tulis maklumat dan bukannya mencetak seluruh halaman hanya untuk nombor telefon atau alamat. Anda juga boleh menyalin dan menyisipkan maklumat ke dalam dokumen Word atau perisian penganjur yang lain. Atau, jika ia adalah sesuatu yang anda ingin simpan untuk rujukan masa depan, semak imbasnya.
04 Buktikan dengan teliti!
Pastikan untuk menyemak kerja anda sebelum anda mencetak. Jika anda mendapati kesilapan, tekan membatalkan dengan cepat, jadi anda hanya mempunyai satu halaman yang salah mencetak. Jika keseluruhan dokumen dicetak sebelum anda menemui ralat, cetak semula halaman dengan ralat, jika boleh.
05 Menghantar invois elektronik kepada pelanggan.
Ini akan menjimatkan wang dalam pos. Jangan cetak salinan keras untuk rekod anda sama ada. Palamkannya secara elektronik pada komputer anda (tetapi pastikan anda menyandarkan rekod anda!). Semasa anda melakukannya, minta kenyataan tanpa kertas untuk bil anda untuk membuat pejabat anda sebagai bebas kertas yang mungkin.
06 Kongsi dokumen dalam talian dengan alat pejabat dalam talian percuma.
Gunakan alat pejabat dalam talian percuma ini untuk menghantar dan menerima dokumen melalui web. Ini boleh dimuat turun dan difailkan pada cakera keras anda atau dibiarkan secara dalam talian supaya anda dan pelanggan atau rakan sekerja anda boleh membuat perubahan tanpa menggunakan sekeping kertas.
07 Cetak pada kedua-dua belah kertas.
Ini mungkin bermaksud menubuhkan tugas mencetak dua belah (kadangkala disebut "percetakan dupleks"). Ini juga boleh bermakna meletakkan kerja cetakan baru pada kertas lama. Isikan dulang kertas dengan cetakan lama yang salah. Selepas selesai cetakan, buka dokumen ke bahagian yang salah dan tandakan baris melaluinya, supaya pada masa depan anda tidak akan membuang masa membaca bahagian yang salah.
Walaupun anda tidak mahu menggunakan teknik ini untuk sesuatu yang anda hantar kepada pelanggan, ia berfungsi dengan baik untuk dokumen dalaman. Gg
08 Mengguna semula kertas lama.
Apabila boleh, gunakan semula kertas. Bukan sahaja anda boleh mencetak di bahagian belakang seperti yang dijelaskan di atas, tetapi anda boleh menggunakannya untuk banyak tujuan lain:
- Potong separuh untuk membuat kertas sekerap untuk senarai. (Memotong ia menyimpannya daripada bercampur dengan dokumen semasa, tetapi anda juga boleh menandakan garis melaluinya.)
- Staple bersama-sama untuk membentuk komputer kertas skrap.
- Berikan kepada anak-anak anda untuk melukis atau mencetak kertas untuk kerja rumah matematik.
- Shred it to make materials packing.
- Sekiranya anda menggunakan bil bil elektronik, simpan sampul surat yang dihantar ke dalam bil anda dan gunakannya untuk menghantar wang makan tengahari anak-anak atau menyusun barang-barang kecil.
09 Laraskan margin anda.
Gunakan margin sempit, fon yang lebih kecil, dan jarak baris jarak dekat untuk mendapatkan lebih banyak halaman. Di sepanjang barisan yang sama, satu tip untuk menyimpan pada kartrij dakwat pencetak adalah menggunakan tetapan kualiti "draf" atau skala kelabu apabila mencetak.
10 Gunakan e-mel lebih; cetaknya kurang.
Menulis e-mel yang berkesan adalah kemahiran utama untuk telekomunikasi, tetapi sistem pemfailan yang baik untuk e-mel adalah hampir sama pentingnya. Sekiranya difailkan dan disokong pada cakera keras anda atau dalam talian, e-mel akan sangat jarang memerlukan percetakan. Sediakan folder dalam klien e-mel anda dan e-mel anda disusun secara automatik. Anda tidak akan hanya menyimpan kertas; anda juga akan menjimatkan masa.
11 Letakkan mesin faks anda berehat.
Hantar dan terima dokumen sebagai PDF daripada faks. Kualitinya lebih baik, dan lebih mudah, terutamanya jika anda tidak mempunyai baris kedua untuk faks. Dan jika anda mempunyai baris kedua, anda boleh menyingkirkan bil bulanan itu.