atau yang miskin. Berikut adalah beberapa petua yang perlu anda ikuti semasa menggunakan telefon di tempat kerja:
- Menelan Pertama
Dalam erti kata lain, mulut anda tidak perlu didiami semasa membuat panggilan atau menjawab telefon. Anda mahu dapat bercakap dengan jelas dan itu tidak mustahil jika anda mengunyah atau menelan. - Nama dan Kedudukan Sila
Apabila anda menerima panggilan di tempat kerja, anda harus mengenal pasti diri anda dan syarikat dan jabatan anda jika berkenaan. Jika pemanggil telah dipindahkan kepada anda dari baris utama syarikat, anda boleh menyatakan nama dan jabatan anda sahaja. Orang yang pada mulanya menjawab panggilan itu kemungkinan besar memberikan nama syarikat itu. Apabila anda adalah pemanggil, kenalpasti diri dengan cara yang sama sebelum meminta orang yang anda cuba capai. - Pemikiran Benar-benar Tidak Mengetahui
Sentiasa sopan tanpa mengira siapa yang berada di hujung garisan yang lain. Sama ada anda bercakap dengan resepsi atau presiden syarikat tidak pernah lupa untuk mengatakan sila dan terima kasih. Selain daripada hakikat bahawa setiap orang patut dihormati , orang yang menjawab panggilan anda boleh memastikan ia dapat ditangani dengan sewajarnya.
- Fokus: Walaupun kita semua suka multitask (atau cuba), jangan cenderung kepada perkara lain semasa anda sedang dalam panggilan. Anda harus memberi orang yang anda bercakap dengan perhatian anda yang tidak berbelah bahagi. E-mel, media sosial dan permainan anda boleh menunggu.
- Sekarang Pegang
Pertama sekali, anda harus mengelakkan semua perbualan lain semasa anda berada di telefon. Realiti kadang-kadang mendapat jalan. Anda mungkin perlu berbincang dengan seseorang yang masuk ke pejabat atau bilik anda atau mengambil panggilan lain. Maafkan diri dan kemudian batasi perbualan anda yang lain hanya beberapa saat. Jangan biarkan seseorang menunggu ditahan selama-lamanya. Sekiranya anda tidak dapat menjaga perkara yang lain dengan cepat, tetapi ia mesti ditangani dengan serta-merta, dan bukannya meletakkan orang yang anda bercakap terus, tanyakan jika anda boleh menghubungi semula pada masa yang sesuai untuknya.
- Jangan Biarkan Penelpon Anda Dapatkan Hilang dalam Sistem
Ada kalanya anda tidak dapat membantu orang di hujung talian dan perlu memindahkannya ke orang yang boleh. Apabila anda melakukannya, pastikan dia tahu siapa anda memindahkan panggilan dan mengapa. Biarkan dia tahu apa yang perlu dilakukan sekiranya panggilan tidak dilalui atau jika orang yang anda hantar kepadanya tidak ada atau tidak boleh membantu. - Simpan Mesej Pendek dan Manis
Apabila anda meninggalkan mesej mel suara untuk seseorang, bercakap dengan perlahan dan jelas terutamanya apabila anda menyatakan nama dan nombor telefon anda. Terlalu ramai orang meninggalkan mesej yang sangat panjang dan bertele-tele hanya dengan cepat meremehkan nama dan nombor mereka pada akhirnya yang meninggalkan penerima tidak dapat memulangkan panggilan. - Sudah cukup
Jika anda meninggalkan mesej dan orang yang anda tinggalkan itu tidak dapat kembali kepada anda dengan serta-merta mungkin kerana dia tidak boleh buat masa ini. Tidak perlu memanggil lagi dan lagi. Sekiranya perkara itu mendesak, anda boleh cuba memanggil semula hari berikutnya atau menyusul dengan e-mel yang menyatakan bahawa anda juga meninggalkan mel suara. - Dengar Pertama
Dengar mesej mel suara yang anda terima secara keseluruhan sebelum memulangkan panggilan telefon. Anda mungkin mengetahui bahawa tidak perlu memanggil semula (wow, penjimat apa masa) atau yang perlu anda menjaga sesuatu yang lebih awal. Sebagai contoh, pemanggil mungkin memerlukan maklumat yang anda boleh sedia apabila anda kembali kepadanya.