Buat pendaftaran risiko projek yang semua orang boleh menggunakan dengan mudah
Berapa kerapkah anda melihat daftar risiko merosot dalam sistem pemfailan? Mereka dicipta pada permulaan sesuatu projek maka mereka dilupakan, dengan cepat menjadi ketinggalan zaman.
Kita semua tahu bahawa pengurusan risiko yang baik memerlukan kerap mengenal pasti risiko-risiko baru, serta mengkaji semula risiko yang sedia ada dan merancang aktiviti mitigasi. Jadi bagaimana kita boleh membuat ini lebih cenderung berlaku?
01 Reka Bentuk Pendaftaran Reka Bentuk Baik
Satu cara untuk menggalakkan penyertaan dalam pengurusan risiko adalah dengan reka bentuk daftar risiko yang baik. Pendaftaran yang direka dengan baik akan dengan cepat menyampaikan tahap risiko keseluruhan dalam projek kepada anda dan ahli pasukan projek yang lain.
Ia harus membiarkan pengguna dengan mudah mengakses lebih terperinci tentang risiko individu apabila diperlukan. Ini seterusnya akan merangsang semua orang untuk berfikir dari segi risiko-mengesan yang baru ketika mereka muncul dan mengawasi dan mengambil tindakan untuk mengurangkan risiko yang ada.
02 Termasuk Bidang Yang Benar
Sebagai minimum, daftar risiko anda hendaklah termasuk:
- Pengenal pasti unik untuk setiap risiko
- Perihalan risiko, termasuk punca, kejadian risiko, dan kesannya, seperti "Kerana hujan lebat, terdapat ancaman banjir lapangan yang akan merosakkan tanaman."
- Tindakan tindak balas risiko
- Pemilik risiko
03 Langkah-langkah Tambahan
Anda mungkin ingin memasukkan ukuran kuantitatif kebarangkalian, impak dan risiko keseluruhan, dan nilai sisa berikutan pengurangan projek-projek yang berisiko.
Angka dan medan yang dikira secara automatik boleh membantu jika anda menggunakan teknik penilaian risiko seperti kaedah Monte Carlo atau nilai wang yang dijangka. Bidang berguna yang lain termasuk tarikh utama, kategori risiko, kategori tindak balas risiko, jarak dekat, kos pengurangan dan status.
Tiada batasan kepada bilangan medan yang boleh anda sertakan, tetapi hanya medan kunci yang harus dipaparkan dalam pandangan senarai semua risiko. Jika tidak, paparan senarai boleh menjadi lebih teruk dengan terperinci. Sebaik-baiknya, penonton dibawa ke pandangan terperinci yang menunjukkan semua medan untuk risiko tertentu apabila mereka mengklik entri risiko dalam paparan senarai.
04 Pilihan Lain
Anda mungkin ingin membuat pangkalan data berdaftar risiko untuk setiap projek juga supaya anda tidak terhad kepada satu set standard bidang. Walaupun hamparan boleh membantu anda menjejaki projek anda, terutamanya projek kecil, pangkalan data sebenar boleh menjadi lebih baik, seperti yang anda boleh buat di Kahootz atau Podio. Mereka memudahkan untuk menambah dokumen dan jumlah teks yang besar apabila perlu.
05 Lampu Trafik
Sukar untuk mengalahkan sistem lampu isyarat untuk kesan visual. Pengguna secara intuitif tahu bahawa merah bermaksud risiko tinggi, bahawa amber bermaksud risiko sederhana, dan hijau itu berisiko rendah. Ini memberikan petunjuk visual cepat kepada pembaca untuk membantu pemahaman mereka.
06 Ciri-ciri Keselamatan
Anda mungkin mahu menggalakkan penyertaan dengan membenarkan semua ahli pasukan projek dan mungkin beberapa pihak berkepentingan untuk melihat daftar risiko. Anda harus menetapkan hak akses pengguna untuk daftar anda, bagaimanapun, hanya peranan projek tertentu, seperti Pengurus Projek , Dukungan Projek , atau Pemilik Risiko, dapat mengeditnya. Anda boleh membuat jejak audit siapa yang mengubah apa dan kapan.
07 Ringkasan Profil Risiko
Ahli pasukan projek senior dan pihak berkepentingan seperti lembaga projek dan pengurusan korporat / program mungkin tidak mempunyai masa untuk mencerna pandangan senarai setiap risiko. Bagi mereka, profil risiko ringkasan memberikan gambaran mengenai risiko agregat yang dibentangkan oleh projek dengan pantas. Ia menggambarkan bilangan risiko pada setiap kebarangkalian dan tahap impak.
08 Ia Semua Mengenai Komunikasi
Ingat bahawa ia bukan hanya mengenai penyenaraian risiko dan tindakan pengurangan apabila anda merancang daftar risiko projek. Matlamatnya adalah untuk berkomunikasi dan melibatkan rakan sekerja anda dalam pengurusan risiko. Reka bentuk anda harus mencerminkan matlamat ini dengan pandangan yang berbeza untuk khalayak yang berlainan. Daftar risiko yang direka dengan baik dapat meningkatkan pengurusan risiko dalam projek anda dengan cara ini.