Walaupun definisi ini mungkin kelihatan rumit, pengetua pengurusan projek sebenarnya berakar dalam akal dan praktikal.
Sama ada anda ingin menyediakan pengurusan projek kepada pelanggan anda atau matlamat anda adalah untuk menjadi pengurus projek, pertimbangkan asas-asas pengurusan projek langkah demi langkah. Sebelum anda memulakan, tentukan sama ada perkhidmatan yang anda tawarkan (atau tugasan yang anda ambil) adalah benar-benar satu projek.
Pengurusan Projek Pengurusan Versus
Bagaimanakah anda memutuskan sama ada sesuatu adalah atau bukan projek? Untuk memecahkan ini, perpisahan dua bidang pengurusan yang berbeza ke pengurusan dan pengurusan projek berfungsi (atau umum).
Pengurusan fungsional atau am ialah operasi berterusan tugas. Satu contohnya ialah jika anda memiliki syarikat teknologi dan mempunyai pelanggan yang mana anda menyediakan sokongan sandaran dan anda secara berterusan menguruskan akaun tahunan mereka dengan membuat sandaran pelayan mereka dan menyediakannya dengan laporan aktiviti mingguan. Jika anda melakukannya selama lima tahun dan mempunyai kontrak yang boleh diperbaharui dengan pelanggan, kerja anda berterusan dan oleh itu umum atau berfungsi.
Jika, bagaimanapun, pelanggan anda mahu melaksanakan sistem pengurusan kandungan baru dan mereka mempunyai satu tahun untuk membangunkan sistem baru dan meminta anda untuk memimpin perkembangannya, klien anda telah terlibat dalam projek anda.
Begitu juga, jika anda bekerja dengan sumber manusia dan tugas anda adalah untuk menguruskan bajet jabatan dan mengawasi rakan-rakan junior, maka anda mempunyai pekerjaan berfungsi kerana ia adalah pekerjaan berterusan yang tidak mempunyai penyajian yang jelas.
Sebaliknya, jika anda mempunyai pekerjaan HR yang sama dan pengarah jabatan anda meminta anda untuk melaksanakan program perekrutan baru (dan memberikan anda tarikh akhir dan anggaran) dan menjadikan anda pengurus projek, maka ini adalah projek kerana ia mempunyai tarikh permulaan dan tamat dan tugasnya hanya berlaku sekali.
Menggambarkan Projek Anda Ke Tiga Bahagian
Sekarang bahawa anda memahami inti dari apa yang menjadi projek, anda boleh melihat dengan lebih dekat pada pengurusan projek. Menggunakan program merekrut sebagai contoh, sekarang anda tahu ada keperluan untuk sesuatu projek, langkah seterusnya menggariskan skop, masa dan anggaran yang diperlukan.
Pengurusan projek adalah perancangan, penganjuran, dan pengawalan skop, anggaran, dan masa projek program perekrutan. Untuk membantu menggambarkan projek, lukis piramid mudah. Setiap baris piramid mewakili salah satu daripada tiga bahagian utama projek (iaitu skop, masa dan anggaran). Ruang kosong di tengah-tengah piramid adalah kualiti produk yang dihantar. Piramid adalah alat penting untuk diingat semasa merancang projek anda kerana sebagai tiga bahagian utama anda tumbuh atau mengecut, kualiti produk dipengaruhi.
Skop Projek
Menentukan skop sering merupakan bahagian yang paling sukar dan kompleks dalam pengurusan projek.
Butiran mengenai sesuatu projek pada umumnya tidak diketahui pada mulanya, jadi menganggarkan kegiatan dan tugas apa yang diperlukan untuk melaksanakan projek itu dengan penuh keprihatinan. Skop ini terdiri daripada semua pelbagai aktiviti dan tugas yang akan dilakukan untuk menghasilkan produk akhir yang akan anda sampaikan. Menetapkan skop projek akan membantu anda menentukan masa dan belanjawan yang anda perlukan untuk menyelesaikan projek. Cara yang baik untuk memulakan adalah dengan hanya menulis apa yang anda fikir diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Seterusnya, berunding dengan orang lain untuk mendapatkan pandangan menyeluruh mengenai semua aktiviti yang terlibat.
Masa Projek
Sebaik sahaja anda telah menetapkan skop awal, anda boleh mula memberikan masa untuk setiap aktiviti dan tugas, dan tambahan pula, untuk melihat lebih banyak gambar projek. Tanyakan kepada diri sendiri aktiviti mana yang akan berlaku pada masa yang sama dan yang akan berlaku secara berturutan.
Juga, perhatikan berapa ramai orang akan mengkaji semula aktiviti projek kerana ini akan menjejaskan masa yang diperlukan untuk melengkapkan satu langkah. Ia menghairankan berapa lama tugas mudah boleh diambil apabila tiga orang perlu mengkaji semula. Selepas mengira masa yang diperlukan untuk menyelesaikan aktiviti dan tugas kumulatif, anda bersedia untuk membuat jadual projek untuk pasukan projek untuk diikuti.
Anggaran Projek
Pada ketika ini, anda telah menetapkan apa (skop) dan panjang (masa) sesuatu projek, Sekarang sudah tiba masanya untuk menentukan belanjawan. Sama seperti mengira jumlah masa untuk sesuatu projek, anda sering perlu berunding dengan orang lain, termasuk jabatan membawa untuk menentukan anggaran yang tepat. Anggaran terdiri daripada pelbagai pertimbangan termasuk penggunaan orang dan bahan yang terlibat dalam aktiviti yang dijalankan dan berapa lama mereka (iaitu, rakyat) akan diperlukan dan bahan yang digunakan.
Komunikasi adalah Kunci
Seringkali kali seorang pelanggan (atau bos) mahukan projek selesai dalam masa dan belanjawan yang telah ditetapkan tanpa mempertimbangkan ruang lingkup projek. Masalahnya dengan ini adalah hampir selalu, skop projek tidak semunasabahnya dapat diselesaikan memandangkan kekangan masa dan anggaran. Akibatnya, sebahagian daripada pengurusan projek sedang merundingkan syarat skop projek dengan klien atau bos. Sepanjang proses rundingan, serta sepanjang projek, komunikasi yang baik adalah kemahiran yang paling penting yang anda perlukan. Semakin jelas anda menyampaikan cabaran di sepanjang jalan, semakin gembira pelanggan atau bos anda.