Apabila Multitasking Membuat Anda Kurang Produktif, Cuba Ini
Saya suka suka berbilang tugas.
Saya fikir ia akan membuat saya lebih produktif dan membuat saya kelihatan lebih hebat, melakukan sedikit ini dan sedikit itu pada masa yang sama, tetapi hasilnya terbukti sebaliknya: Saya tidak pernah mendapat apa-apa yang dilakukan pada akhir hari dan sering kecewa.
Penyelidikan Universiti Stanford juga membuktikan saya salah. Forbes membawa cerita mengenai kajian University of London yang menunjukkan bukan sahaja multitasking membuat anda kurang produktif, malah menjadikan anda bodoh!
Kemudian, saya berlari ke dalam kaedah GTD. Ia berbunyi luar biasa dan saya telah membuat versi mudah untuk membantu saya menjadi lebih produktif dan gembira di tempat kerja.
Berikut adalah cara saya melakukannya.
01 1. Pikirkan
Ia boleh jadi apa-apa daripada menandatangani kontrak perniagaan untuk mengadakan kempen kebajikan. Atau, ia boleh menjadi perjalanan kakitangan syarikat, seperti dalam kes saya.
Saya tahu apa yang saya mahu capai, jadi ini destinasi saya. Tidak perlu risau tentang bagaimana untuk sampai ke sana kerana saya tahu saya akan mengisi butiran kemudian.
02 2. Kosong
Sama seperti David Allen telah berkata, fikiran anda adalah untuk mempunyai idea, tidak memegang mereka.
Sekarang anda telah melakukan bahagian yang paling mudah, mari kita beralih ke langkah seterusnya: dapatkan semua pemikiran anda dari kepala anda.
Saya tahu kebanyakan pekerja kami ingin melawat Jepun, membawa keluarga dan rakan-rakan mereka, melihat daun maple yang indah di musim gugur, cuba terkenal Sanuki udon, dan lain-lain, dan saya tahu saya perlu mencari agensi pelancongan yang munasabah untuk membantu saya.
Anda boleh menggunakan pen atau buku nota untuk menulis idea ke bawah, atau taipkannya di TextEdit, Notepad atau Google Docs. Atau lakukan apa yang saya lakukan, gunakan apl web dan aplikasi mudah alih seperti Evernote.
Perkara yang baik tentang aplikasi percuma ini ialah apabila setiap pemikiran datang kepada anda, anda boleh menambahnya pada nota anda dengan segera kerana ia tersedia pada semua peranti anda. Dengan cara itu, anda mungkin akan terlepas satu perincian penting, seperti (pada projek saya) memeriksa jika mana-mana kakitangan adalah vegetarian atau mempunyai alahan.
03 3. Letakkannya
Seterusnya, letakkan idea anda di mana mereka berada dalam kategori yang sesuai, dan masukkannya ke dalam perkara yang boleh dilakukan.
Pindah dari tugas mengambil nota ke sesuatu yang akan membantu anda melakukan ini. Alat pengurusan tugas, terutama yang mempunyai jumlah yang tidak terbatas dan tahap tugas seperti Quire, akan berguna sekarang.
Melihat nota saya, yang berantakan dan hodoh, saya membuat senarai tugasan seperti 'Jadual Perjalanan' dengan anak-anak (atau anak) tugas termasuk 'Apa tempat untuk dikunjungi,' 'Apa restoran untuk makan di' di 'dalam projek yang saya panggil' Staff Trip 2015 '.
Walaupun anda berada di situ, anda boleh menambah spesifik seperti tarikh dan tag yang sesuai untuk tugas anda seperti 'Urgent' atau 'Kemudian'. Ini hanya dapat mengingatkan anda apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu. Anda juga boleh menyusun semula mereka bila-bila masa jika perubahan keutamaan mereka.
04 4. Melakukannya
Akhirnya, sudah tiba masanya untuk turun ke spesifik.
Ini mungkin langkah paling memakan masa, di mana anda perlu berbincang, dapatkan bantuan di luar dan selesaikan setiap tugas sebelum tiba di destinasi anda - dalam kes saya, Lapangan Terbang Narita, dalam kes anda pada penutupan apa sahaja projek yang anda sedang kerjakan .
Sebagai contoh, beberapa bulan sebelum kami mendarat di Lapangan Terbang Narita, kami perlu membincangkan jadual perjalanan antara kami. Saya telah melanggarnya dalam Langkah 3 dan kemudian saya mencari untuk mencari agensi pelancongan teratas, mengadakan perbincangan lagi mengenai mana yang akan dikerjakan, hubungi agensi dan sebagainya.
Nasib baik, saya boleh memperbesar tugas atau penapis mengikut tarikh dan tag untuk tetap fokus menggunakan alat pengurusan tugas saya, jadi saya tidak merasa tertekan atau terharu.
Jadi, di sini saya, menamatkan jawatan ini dengan televisyen saya, iTunes ditutup, dan mulut saya tutup, sambil merasa baik dan bangga dengan diri saya sendiri. Anda juga boleh jadi.