Heads Up: Undang-undang Persekutuan dan Undang-undang Negeri mungkin berbeza
Berikut adalah garis panduan asas untuk menyimpan rekod HR. Walau bagaimanapun, ingat bahawa undang-undang negeri mungkin berbeza daripada garis panduan ini. Sekiranya undang-undang negeri dan undang-undang Persekutuan berada dalam konflik, sentiasa menyimpan rekod berdasarkan mana-mana keperluan lebih lama.
Adalah lebih baik untuk menyimpan sesuatu yang terlalu lama daripada tidak cukup lama.
Rekod Menduduki: 1 Tahun
Anda perlu menyimpan semua resume, nota wawancara, aplikasi, dan siaran pekerjaan, dan juga rekod carian anda melalui sistem pengesan pemohon anda untuk satu tahun selepas keputusan untuk membuat tawaran kerja dibuat. Oleh itu, jika anda membuat wawancara kepada pemohon, dan keseluruhan proses menyusun selama tiga bulan, ia tidak sampai keputusan pengambilan akhir dibuat bahawa jam mula berdetik.
Mengapa anda perlu melakukan ini? Jika sesiapa pernah menyoal keputusan pengambilan pekerja anda, anda perlu menunjukkan bahawa anda tidak membezakan secara haram dengan apa cara , bentuk, atau bentuk. Undang-undang seperti Akta Orang Kurang Upaya Amerika , Tajuk VII dan lain - lain yang lain menghendaki anda menunjukkan bahawa anda mematuhi undang-undang. Mengekalkan rekod ini membantu anda melakukan ini.
Rekod Ujian Ubat: 1 Tahun atau 5 Tahun untuk Pekerjaan Pengangkutan
Sekiranya anda memerlukan ujian dadah untuk pra-pekerjaan , ia adalah sebahagian daripada rekod pengambilan dan anda harus menyimpan satu salinan hasil untuk satu tahun.
Jika anda melakukan ujian dadah tambahan, sama ada disebabkan kejadian di tempat kerja atau sebagai sebahagian daripada pemeriksaan rawak, anda juga perlu mengekalkan rekod ini selama satu tahun. Walau bagaimanapun, jika anda tertakluk kepada peraturan pengangkutan jabatan, maka tempoh masa minimum untuk rekod ujian dadah adalah lima tahun.
Payroll / Timecards, Etc .: 3 Tahun Minimum, 5 Tahun Selepas Penamatan Disyorkan
Undang-undang menghendaki anda mengekalkan rekod ini selama tiga tahun, tetapi tuntutan undang-undang baru-baru ini bermakna ia akan lebih bijak bagi anda untuk menyimpannya lebih lama.
Anda ingin mengekalkan rekod berapa jumlah pekerja yang dibayar, dan berapa jam mereka bekerja untuk keseluruhan tempoh mereka di syarikat anda. Simpan rekod anda sekurang-kurangnya lima tahun selepas pekerja meninggalkan, tanpa mengira sebab.
Untuk pekerja yang dikecualikan, tentu saja, anda tidak perlu menyimpan rekod masa, kerana gaji mereka adalah sama tanpa mengira berapa jam bekerja. Walau bagaimanapun, jika anda pernah mengelirukan seorang pekerja sebagai dikecualikan apabila dia sepatutnya tidak dikecualikan, jam bekerja rekod boleh membimbing anda untuk membayar lebih masa berutang .
Pastikan anda memasukkan bagaimana syarikat itu membayar gaji. Sebagai contoh, anda perlu mengesan sama ada gaji lurus, gaji ditambah komisen, kerja lebih masa, kerja, atau bayaran terus setiap jam.
Anda perlu melakukan ini bukan sahaja untuk pertanyaan gaji dan cukai tetapi banyak keputusan lain bergantung kepada bilangan jam yang telah dikerjakan. Sebagai contoh, kelayakan untuk FMLA bergantung kepada bilangan jam yang bekerja dalam setahun. Jika anda mempunyai pekerja terkecuali separuh masa, anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk merakam masa untuk menentukan kelayakan FMLA. Anda juga perlu membuktikan bahawa anda membayar pekerja anda untuk semua jam yang mereka bekerja.
Borang I-9: 3 Tahun Selepas Sewa, 1 Tahun Selepas Penamatan, Mana-mana Kemudian.
Mengekalkan Borang I-9 pekerja, disimpan secara berasingan dari rekod personil anda, selama tiga tahun selepas anda menyewa pekerja dan selama satu tahun selepas penamatan pekerjaan, yang mana pun kemudiannya.
Maklumat Manfaat Kesihatan / Pencen: 6 Tahun
Anda perlu menyimpan rekod rancangan anda untuk semua manfaat anda sekurang-kurangnya enam tahun. Mahkamah berpendapat bahawa jika seorang pekerja menyaman anda, mengatakan bahawa dia layak mendapat pencen yang lebih tinggi, misalnya, tanggungjawab majikan untuk membuktikan bahawa mereka tidak berhutang lagi, bukan tanggungjawab pekerja untuk membuktikan bahawa mereka berbuat demikian. Simpan semua Rancangan Rancangan Ringkasan.
Jika anda mempunyai bekas pekerja yang layak untuk COBRA , memperluas manfaat kesihatan mereka, anda juga harus menyimpan rekod tersebut selama enam tahun untuk selamat. Undang-undang tidak menentukan pengekalan, tetapi kerana ini boleh dipohon di bawah Akta Keselamatan Pendapatan Persaraan Pekerja (ERISA) undang-undang ini memerlukan pengekalan selama enam tahun. Untuk berada di tempat yang selamat, jangan buang catatan tersebut.
Rekod FMLA: 3 Tahun
Apabila pekerja meminta FMLA , anda perlu menyimpan jejak kertas itu, walaupun anda menafikan cuti itu. Pastikan anda menjejaki cuti setiap pekerja - apabila ia bermula dan berapa banyak masa digunakan. Jika pekerja mempunyai FMLA sekejap, pastikan anda mengesan setiap cuti dan mendokumenkan jumlah jam yang digunakan. Tarikh dan bilangan jam hendaklah didokumenkan. Ingat, cuti sekejap boleh digunakan untuk beberapa jam sehari, atau beberapa hari dalam seminggu. Dokumen semuanya dan simpan rekod tersebut.
Ingat, ini bukan senarai yang komprehensif dan hanya terpakai kepada undang-undang Persekutuan. Anda mungkin tertakluk kepada undang-undang pengekalan rekod tambahan jika, sebagai contoh, anda adalah kontraktor Persekutuan atau negara anda mempunyai piawaian yang berbeza. Apabila ragu, jangan buangnya.
Anda boleh mengakses sumber tambahan mengenai penyimpanan rekod dan laporan mandatori di Persatuan Pengurusan Sumber Manusia (SHRM).
Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh khalayak seluruh dunia dan undang - undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.