Pastikan Projek Bergerak Ke Hadapan
Kami juga akan melihat beberapa alat pengurusan perubahan yang boleh anda gunakan dan bagaimana pengurusan skop projek dimainkan.
Sebelum kita bercakap tentang proses atau alat, saya ingin membincangkan pandangan anda untuk berubah.
Terima Perubahan Terjadi
Perubahan boleh berlaku pada mana-mana aspek kitaran hayat pengurusan projek .
Cara paling mudah untuk membuat perubahan pengurusan pada projek yang kurang sakit kepala adalah untuk mengetahui bahawa ia akan berlaku dan merancang untuk itu.
Mempunyai strategi untuk berurusan dengan perubahan sebelum mereka berlaku adalah cara terpantas untuk mendapatkan semua orang di atas apa yang akan menjadi berbeza.
Proses pengurusan perubahan yang jelas dan berstruktur adalah tempat terbaik untuk bermula. Ini adalah buku main anda untuk apa yang akan berlaku jika seseorang menyarankan bahawa projek itu harus melakukan sesuatu yang berbeza dengan apa yang sedang dirancang dan cara yang baik untuk mengelakkan kegagalan projek.
Proses Pengurusan Perubahan
Proses pengurusan perubahan kelihatan seperti ini:
- Terima maklumat mengenai perubahan itu
- Menilai perubahan termasuk merancang sejauh mana kerja itu akan berlaku
- Sediakan cadangan mengenai sama ada ia patut diteruskan.
- Kemudian anda mendapat keputusan dari penaja projek tentang sama ada anda harus menggabungkan perubahan atau tidak.
Mari lihat setiap langkah seterusnya.
Menerima Maklumat Mengenai Perubahan
Anda akan menerima permintaan untuk menukar projek. Anda boleh menerima maklumat dalam beratus-ratus cara yang berbeza: dalam mesyuarat, di e-mel, di telefon, di koridor ketika anda keluar dari kantor pada waktu petang. Idealnya, anda akan mendapat maklumat mengenai borang permintaan perubahan, tetapi anda harus tahu bahawa dalam kehidupan sebenar, banyak pihak berkepentingan penting berpendapat bahawa menyelesaikan tugas kertas kerja ini adalah tugas pengurus projek. Dan di syarikat anda, mungkin.
Gunakan templat permintaan perubahan projek anda (lebih banyak pada itu dalam satu minit) untuk menangkap semua butiran permintaan, namun secara tidak rasmi mereka tiba dengan anda. Kemudian jalankan borang melewati pemula supaya anda tahu anda telah mencerminkan dengan tepat apa yang mereka inginkan.
Ingatlah bahawa perubahan juga mungkin mengenai mengambil kerja. Jangan selalu mengandaikan bahawa perubahan akan berkaitan dengan meletakkan kerja. Proses sama sama tidak kira sama ada anda meningkatkan atau mengurangkan skop projek.
Menjalankan Penilaian Perubahan
Lihatlah permintaan perubahan secara terperinci. Anda akan menilai impak ke atas:
- Jadual
- Dokumentasi
- Kerja yang dilakukan sehingga kini dan masih berfungsi
- Belanjawan
- Langkah-langkah kualiti
- Skop
- Ketersediaan sumber.
Sebagai contoh, perubahan perisian boleh dianggarkan pada 5 hari.
Ini tidak hanya menambah 5 hari kepada jadual kerana ia akan menolak tugas lain dan memindahkannya dalam jangka masa di mana sumber utama bercuti. Tugas itu juga perlu dipindahkan, jadi secara keseluruhan perubahan ini akan menambah 8 hari ke jadual. Ia akan dikenakan biaya $ 5k, dan 8 hari tambahan mendorong kami ke bulan lain dengan kontrak pembekal, jadi ada juga kos untuk dipertimbangkan di sana. Kualiti tetap sama tetapi perubahan skop untuk menggabungkan perubahan baru. Semua dokumentasi yang berkaitan perlu dikemas kini termasuk pelan projek dan manual latihan, yang telah dimulakan.
Seperti yang dapat anda lihat, perubahan 5-hari yang mudah boleh memberi kesan luas. Penting untuk mengetahui semua perkara ini sebelum memutuskan sama ada untuk melakukan perubahan atau tidak, kerana mempunyai gambaran penuh dapat mengubah hasilnya.
Sediakan dan Hadirkan Cadangan
Sekarang anda tahu impak penuh perubahan yang anda boleh membuat cadangan mengenai sama ada ia layak diteruskan dengannya.
Dalam beberapa kes, ia tidak akan, kerana faedah yang dilihat akan kurang daripada kos. Dalam kes-kes lain, mungkin ada manfaat yang mencukupi di sana untuk mengimbangi kos melakukan kerja tambahan. Dalam kes-kes lain, anda mungkin mendapati bahawa perubahan itu akan memberi kesan negatif terhadap kos tetapi tiada apa yang dapat anda lakukan mengenainya kerana ia merupakan isu pengawalseliaan atau pematuhan, atau untuk beberapa sebab dalaman lain seperti penstrukturan semula organisasi.
Dapatkan Keputusan
Untuk perubahan kecil yang terdapat dalam had kebenaran anda, anda boleh membuat keputusan sama ada untuk menerima perubahan atau tidak sendiri (dengan input yang betul dari pasukan). Apa-apa yang lebih besar harus diluluskan oleh penaja projek atau lembaga projek.
Ingat untuk kembali dan beritahu seseorang jika perubahan mereka telah ditolak. Anda mahu mengelakkan pemangku kepentingan projek anda jika anda boleh!
Ubah Peralatan Pengurusan
Terdapat beberapa alat pengurusan perubahan yang boleh anda gunakan untuk menjadikan proses ini lebih mudah dan lebih cekap. Saya akan mengesyorkan:
- Senarai semak atau peta proses yang berjalan kaki melalui apa yang perlu mereka lakukan untuk menaikkan perubahan kepada skop projek anda.
- Borang permintaan perubahan templat. Ini boleh dilakukan secara dalam talian melalui aliran kerja automatik.
Mari lihat apa yang masuk ke permintaan perubahan projek seterusnya.
Apa yang Menuju Permintaan Perubahan Projek
Borang permintaan perubahan projek hendaklah termasuk:
- Nama orang yang meminta perubahan ('pemohon').
- Pengenal pasti unik, seperti nombor perubahan (anda boleh menambah ini pada diri sendiri kemudian kerana tidak mungkin mana-mana orang yang menaikkan permintaan dan menggunakan borang itu akan tahu apa yang perlu dimasukkan ke dalam kotak itu).
- Penerangan mengenai perubahan yang dicadangkan, dengan banyak detail yang dapat mereka uruskan.
- Kategori perubahan. Secara idealnya, anda akan menyusun semula seksyen ini supaya mereka hanya perlu menandai kotak tersebut. Ini adalah tempat yang baik untuk diperhatikan sama ada perubahan adalah berkaitan dengan peraturan atau pematuhan dalaman seolah-olah ia (benar-benar) maka anda boleh memintas banyak langkah perancangan dan penilaian dan hanya meneruskannya.
- The 'why' of the change. Apakah pembenaran untuk melakukannya? Kenapa pemohon mahu?
- Kesan perubahan kepada pelbagai elemen projek termasuk masa, kos, kualiti, skop. Mereka mungkin tidak mempunyai semua butiran supaya anda mungkin perlu bekerja dengan mereka semasa langkah penilaian perubahan untuk mengisi kekosongan. Mereka perlu melengkapkan sebanyak mungkin. Minimum yang anda cari pada ketika ini adalah untuk mereka mengesahkan sama ada ia akan meningkatkan, menurun atau mengubah parameter projek sedia ada.
Di bahagian bawah borang permintaan perubahan akan menjadi beberapa butiran untuk anda mengisi sebagai perubahan dibincangkan selanjutnya. Templat anda juga harus termasuk ruang untuk:
- Tukar keputusan: Terima, Menolak atau Menangguhkan
- Nama orang yang membuat keputusan (atau kumpulan) serta tarikh keputusan dibuat dan sebarang komen tambahan.
Orang yang membuat permintaan itu tidak akan mengetahui hasilnya - tidak ada sesiapa - jadi kotak ini akan kekal kosong sehingga kumpulan hak telah bertemu untuk membincangkan cadangan anda dan mengambil keputusan.
Perubahan dan Pengurusan Skop Projek
Pengurusan skop projek adalah cara utama anda mengawal apa yang ada dalam projek dan apa yang tidak. Apabila anda menerima perubahan kepada skop projek, anda perlu memikirkan bagaimana ia mempengaruhi keseluruhan projek. Proses pengurusan perubahan anda membantu anda melakukan ini, dan menetapkannya dalam konteks, menguruskan perubahan adalah sebahagian kecil dari mengurus skop.
Perlu dibincangkan di sini tentang bagaimana Panduan kepada Badan Pengurusan Projek Pengetahuan (Panduan PMBOK®) - Edisi Kelima merangkumi pengurusan perubahan projek kerana ia tidak seperti yang intuitif seperti yang anda fikirkan. Panduan PMBOK® merangkumi satu proses yang dikenali sebagai 'Skop Kawalan' dalam bahagian Pengurusan Projek Projek dan ini adalah tempat yang tepat untuk bermula. Walau bagaimanapun, proses pengurusan perubahan pada projek perlu dikendalikan dengan cara yang lebih terintegrasi, dan yang digambarkan dalam teks. Pengguna Panduan PMBOK® juga harus merujuk kepada Proses Laksanakan Kawalan Perubahan Bersepadu kerana ini menunjukkan bagaimana semua pautan bersama.
Untuk tujuan menjadi PMP, anda perlu memahami bagaimana Panduan PMBOK® merangkumi pengurusan perubahan kerana inilah yang akan anda periksa. Walau bagaimanapun, anda harus ingat bahawa proses pengurusan perubahan yang sebenarnya digunakan pada projek anda perlu disepadukan, mudah diikuti dan praktikal.
5 Cara Membantu Pasukan Anda Melalui Proses Perubahan
Pasukan projek anda adalah penting untuk kejayaan projek anda, jadi ia dapat membantu mereka apabila anda menguruskan perubahan pada projek anda.
Berikut adalah 5 cara yang dapat membantu mereka dengan cepat mendapatkan terma dengan proses pengurusan perubahan projek.
1. Bercakap mengenai perubahan. Biarkan mereka tahu bahawa perubahan pada projek adalah perkara biasa dan mereka harus mengharapkannya.
2. Kongsi proses. Di atas kita telah membincangkan proses pengurusan perubahan, tetapi ini tidak semulajadi kepada semua orang. Ahli pasukan anda tidak akan tahu apa yang perlu dilakukan dan apa yang diharapkan daripada mereka melainkan anda memberitahu mereka. Sediakan taklimat untuk meneruskan proses dengan mereka, dan biarkan mereka tahu apa peranan mereka di dalamnya.
3. Jadikannya mudah. Apabila projek berjalan melalui perubahan kepada skop ia boleh menjadi agak tidak disorientasi. Jadualnya salah, belanjawan mungkin berbeza, keperluannya tentu berbeza. Pasukan ini dapat mencari perubahan yang mengganggu, terutama yang besar atau yang membalikkan keputusan yang mereka anggap sebelumnya telah ditetapkan dalam batu (ya, itu terjadi). Buat proses semudah mungkin untuk mereka.
4. Bersedia untuk membantu. Cara kerja baru mengambil sedikit masa untuk tidur. Jika anda pernah menguruskan perubahan projek sebelum ini dengan cara yang tidak formal (atau tidak sama sekali) maka perubahan kepada proses formal mungkin mengambil sedikit masa untuk menjadi 'cara kami melakukan perkara di sekitar sini '. Beritahu pasukan bahawa anda berada di sana untuk membantu mereka jika mereka mahu menjalankan sesuatu yang melepasi anda.
5. Jangan takut untuk mengatakan tidak. Tidak semua perubahan adalah cadangan yang masuk akal. Biarkan pasukan anda tahu bahawa jika mereka merasa kuat tentang perubahan tidak menjadi perkara yang sesuai untuk projek pada masa ini bahawa anda akan berdiri di dalamnya dalam perbualan dengan pemohon perubahan.
Tidak menguruskan perubahan dengan berkesan adalah salah satu cara anda boleh menggagalkan projek anda , jadi berhati-hati. Berbekalkan maklumat ini, anda kini dapat mula berurusan dengan perubahan projek dengan cara terkawal.