Dan Bagaimana Anda Boleh Membangunnya
Anda telah mendengar tentang buku Stephen Covey, The 7 Kebiasaan Orang Berkesan Tinggi . Hari ini mari kita melihat 10 tabiat yang berkongsi saham pengurus projek yang sangat berjaya.
Saya telah melihat tabiat ini sering disebutkan dalam penilaian prestasi dan ulasan akhir projek di mana pelanggan, pasukan atau penaja menawarkan maklum balas kepada pengurus projek.
Anda tidak perlu mempunyai 10 tahun pengalaman untuk berjaya berjaya setiap masa. Dengan mengubah kebiasaan anda dan menyikat kemahiran anda, anda secara drastik boleh meningkatkan peluang projek anda menjadi sukses (dan memberi diri anda masa yang kurang tekanan di tempat kerja).
Dan tanpa perintah tertentu (selain nombor 10) mari bermula!
Menggunakan Pasukan Kanan
Pengurus projek yang paling berkesan dan berjaya mengetahui keupayaan ahli pasukan mereka. Ini bermakna mereka boleh memperuntukkan kerja yang tepat kepada orang yang betul.
Menggunakan sumber yang salah pada tugas boleh menyebabkan ia mengambil masa lebih lama atau dilakukan dengan teruk. Ia membantu mengetahui kelebihan dan kelemahan individu yang bekerja dengan anda supaya anda dapat mengagihkan mereka dengan sebaik-baiknya kepada tugas-tugas projek.
Mengurus Isu Projek
Semua projek melanda isu dari semasa ke semasa. Pengurus projek yang berjaya tidak membiarkannya bimbang. Mereka tahu proses pengurusan isu dan juga cara terbaik menangani masalah ketika mereka muncul.
Anda boleh melakukannya juga. Sebaik sahaja anda mengetahui cara menilai isu projek, anda akan mendapati bahawa pengurusan isu menjadi tabiat mudah untuk dimasukkan ke dalam rutin mingguan anda. Sediakan sedikit masa untuk melengkapkan log isu anda setiap minggu, dan anda akan mendapati bahawa ia adalah tugas mudah untuk tetap berada di atas masalah pengurusan.
Mengikuti Perubahan
Projek-projek direka untuk mengubah sesuatu, tetapi jenis perubahan yang berlaku kepada orang lain! Lebih sukar untuk menguruskan perubahan yang ditujukan tepat pada pasukan projek, menjejaskan jadual projek terperinci dan mewujudkan kerja baru dan tumpukan keseluruhan pembaharuan dokumentasi.
Pengurus projek yang berjaya mempunyai proses pengurusan perubahan yang mereka ikuti. Mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan menjadikannya lebih mudah untuk mengubah apa-apa tindakan ke dalam tabiat kerana ia berstruktur dan berulang.
Proses pengurusan perubahan kelihatan seperti ini:
- Terima maklumat mengenai perubahan itu
- Menilai perubahan
- Menetapkan berapa banyak kerja yang akan dilakukan untuk melakukan perubahan
- Sediakan cadangan mengenai sama ada ia patut diteruskan.
Kemudian anda mendapat keputusan daripada penaja anda mengenai sama ada anda perlu menggabungkan perubahan atau tidak.
Nota: Anda boleh meluluskan beberapa perubahan kecil selagi ia berada dalam tahap perakuan dan kuasa anda.
Pengurus projek yang berjaya tahu bahawa mengatasi perubahan adalah sebahagian daripada tugas dan mereka mempunyai rancangan untuk menangani mereka apabila timbul.
Menguruskan Kos Projek
Kemungkinan besar projek anda akan menanggung kos, walaupun anda tidak mempunyai kendali penuh terhadap rentetan dompet anda sendiri. Mampu mengurus elemen kewangan dalam kawalan anda harus menjadi kebiasaan.
Sekiranya anda tidak mendekatinya dengan kerap dan rutin, anda akan mendapati pekerjaan itu menjadi sangat mustahil untuk dilakukan dengan baik.
Pengurus projek yang hebat tetap berada di atas perbelanjaan dengan sistem pemfailan yang berfungsi untuk invois, sebut harga, dan anggaran. Masuk ke dalam tabiat menggunakan perisian belanjawan anda (walaupun itu hanya spreadsheet).
Anda tidak dapat menguruskan kos projek anda sehingga anda mempunyai rencana tentang apa yang akan dibelanjakan. Bacalah ini tentang cara membuat anggaran projek supaya anda dapat memulakannya.
Kerja dalam kumpulan
Pasukan projek kemungkinan besar tidak akan berfungsi untuk anda jadi mengapa membina sebahagian daripada kebiasaan pengurus projek yang berjaya?
Ini kerana anda memerlukan mereka untuk bekerja dengan berkesan bersama dan anda memerlukan individu yang terlibat dalam projek ini dengan cepat sampai ke titik di mana mereka mempercayai satu sama lain. Anda mendapatnya melalui membina pasukan.
Berhati-hati untuk situasi di mana pasukan anda terjejas. Tingkah laku buli , khususnya, tidak boleh diterima.
Memahami Proses
Kebiasaan keenam pengurus projek yang sangat berjaya adalah mereka memahami proses-proses yang ada dalam lingkungan kawalan mereka.
Ini bermakna mereka tahu prosedur kerja yang perlu dipatuhi. Mereka tidak membuang masa untuk berusaha untuk menulis kes perniagaan kerana mereka tahu ada prosedur untuk itu dan mereka boleh mengikuti langkah-langkahnya.
Pengurus projek yang paling berjaya bukan hamba untuk memproses. Mereka tahu apabila perkara yang betul untuk dilakukan adalah mengikuti proses itu. Mereka tahu bila lebih baik untuk tweak sedikit untuk membuat tugas keseluruhan lebih mudah untuk semua orang. Satu contohnya ialah membuang birokrasi daripada satu projek kecil dengan menyesuaikan proses dengan sewajarnya.
Mengemas kini Jadual
Jadual projek tidak boleh dibiarkan, dan pengurus projek yang paling berjaya akan menjadi kebiasaan untuk memeriksa jadual mereka dengan tepat dan mengemaskinikannya.
Terdapat banyak cara untuk menjejaki kemajuan projek anda, tetapi yang paling penting ialah anda melakukannya! Sekiranya anda berjuang untuk membuat kebiasaan anda sendiri, maka papankan pertemuan singkat di buku harian anda dengan diri anda dan jadual anda sekali seminggu. Gunakan masa yang sama setiap minggu dan mengambil masa 30 minit untuk menyemak di mana anda berada dan di mana anda perlu. Buat pindaan yang perlu, beritahu pasukan dan teruskan dengan projek itu.
Nota: Jika perubahan jadual anda mempunyai kesan pada tarikh tamat untuk projek atau pada tarikh penghantaran untuk tonggak penting maka berbincang dengan penaja anda. Anda tidak boleh mengubah asas pelan asas anda tanpa melalui proses kelulusan rasmi.
Menguruskan Risiko Projek
Mengetahui apa yang perlu dimasukkan dalam daftar risiko anda adalah satu perkara, namun lazimnya mengkaji semula dan bertindak atas risiko yang dibangkitkan adalah sesuatu yang berbeza.
Ia tidak mencukupi untuk menggunakan permulaan projek anda untuk mengenal pasti risiko dan kemudian tidak memikirkannya lagi. Pengurusan risiko perlu menjadi sebahagian daripada tabiat projek anda kerana tanpa anda akan mendapati risiko menjadi masalah dan menimbulkan masalah untuk anda.
Ia adalah satu lagi bidang di mana proses standard dan menempah slot biasa untuk melakukan kajian risiko boleh membantu. Anda boleh memasukkannya sebagai sebahagian daripada mesyuarat pasukan anda. Sudah menjadi kebiasaan untuk mengkaji semula risiko anda dengan pasukan, menutup mana-mana yang tidak lagi menjadi ancaman dan tindakan pelan bagi orang-orang yang anda ingin tolak.
Masa Penjejakan
Pengurus projek tahu banyak tentang pengurusan masa projek , tetapi itu cenderung berada dalam domain penjadualan dan perancangan. Apa yang kita bicarakan adalah pengesanan masa secara lebih kerap, setiap hari. Kita bercakap mengenai masa-masa.
Pasukan projek selalunya tidak berminat untuk menggunakan timeheets jika mereka tidak melakukannya sebelum ini. Banyak alat perisian pengurusan projek mempunyai pengesanan masa yang wujud dalam produk. Itu boleh menjadikannya lebih mudah untuk memperkenalkan penjejakan beralih ke masa sebagai satu pasukan.
Sama ada atau tidak anda menjejaki masa pasukan anda (yang disyorkan) adalah penting bahawa anda tahu di mana masa anda sendiri dalam sehari. Anda harus membuat tabiat untuk menyimpan nota bagaimana anda menghabiskan masa anda. Ia akan membantu anda memahami sama ada anda menghabiskan masa dalam tugas projek utama. Anda mungkin berfikir bahawa anda, tetapi anda? Waktu rakaman atau rakaman masa beberapa bentuk akan membantu, walaupun hanya satu jam log di notepad.
Menyampaikan Perubahan Perniagaan
Akhirnya, tabiat yang menjadikan pengurus projek paling berjaya adalah kemampuan mereka untuk menyamakan output projek dengan hasil perniagaan. Projek anda direka untuk mencapai sesuatu yang luar biasa untuk syarikat itu, dan anda telah melakukannya. Hebat.
Tetapi sekiranya pengguna tidak menggunakan produk anda atau perisian tersebut tidak lama lagi atau pelanggan tidak hairan kerana anda kemudian projek anda telah membuang masa.
Pasukan projek yang paling berjaya memastikan bahawa mereka tahu apa hasil perniagaan yang mereka targetkan. Mereka membina penyelesaian yang menyampaikan perubahan perniagaan dengan cara yang mampan. Apa yang mereka berikan ketika projek berakhir sepenuhnya digunakan dan benar-benar diterima pakai oleh pelanggan. Ia berjaya kerana ia telah dibina untuk menjadi kejayaan dari awal.
Memahami objektif perniagaan adalah kriteria utama bagi mana-mana pengurus projek yang ingin memberi impak kepada pelanggan dan pihak berkepentingan. Jika anda dapat menunjukkan bahawa anda telah menyampaikan sesuatu yang bernilai, maka mudah untuk menunjukkan kesan yang anda miliki dan nilai yang anda bawa ke syarikat.
Biarlah untuk meminta pihak berkepentingan anda apa nilai perniagaan yang mereka harapkan dan bagaimana mereka mahu menggunakan apa sahaja yang projek anda menyampaikan kepada mereka. Bercakap kepada mereka tentang bagaimana mereka menentukan kejayaan. Anda boleh membina ini menjadi proses berulang pada permulaan setiap projek.
Berapa Banyak Kebiasaan Untuk Kejayaan Adakah Anda Memiliki?
Setelah membaca senarai itu, berapa banyak tabiat yang anda miliki? Mungkin ada perkara di sini yang anda lakukan hari ini dan orang lain yang anda tahu anda harus membuat lebih banyak usaha untuk melakukan secara teratur. Berita baiknya ialah mewujudkan tabiat baru agak mudah jika anda komited untuk melakukannya. Tidak lama lagi perkara-perkara ini akan menjadi sifat kedua, dan anda akan berada dalam perjalanan untuk menjadi salah seorang pengurus projek yang paling berjaya di syarikat anda.
Yang mana anda akan mula bekerja dan membina rutin mingguan anda?
Bacaan lanjut
Saya cadangkan membaca Kuasa Kebiasaan oleh Charles Duhig.