Risiko
'Risiko' adalah istilah yang berkaitan dengan apa yang mungkin salah dengan projek anda. Sebagai contoh, jika anda membina blok pejabat baru, harga keluli mungkin naik, dan itu mungkin memberi kesan ke atas anggaran anda. Tetapi ia mungkin tidak naik. Begitu juga, jika anda merancang untuk mengosongkan berkelah korporat tahunan anda di luar, ia mungkin cuaca baik, tetapi mungkin hujan. Pendek kata, risiko adalah sesuatu yang belum berlaku.
Adalah penting untuk mengetahui apa risiko mengelilingi projek anda kerana kemudian anda boleh merancang untuknya. Anda boleh meletakkan pelan 'Plan B' atau pelan kontingensi anda untuk cuba mengelakkan risiko yang berlaku di tempat pertama. Dengan harga keluli dan cuaca, tidak banyak yang anda boleh lakukan untuk menghentikannya daripada berlaku, tetapi anda boleh membuat perancangan sekiranya mereka melakukannya. Sebagai contoh, anda boleh menyewa tenda atau stok dengan payung supaya jika hujan pada hari berkelah, orang masih boleh bersenang-senang.
Isu
Isu dan risiko sering dikelirukan oleh ahli pasukan projek, dan penting sebagai pengurus projek untuk memastikan anda bercakap tentang subjek ini dengan sewajarnya. Risiko adalah sesuatu yang belum berlaku, sementara masalah adalah sesuatu yang telah berlaku. Isu hanyalah masalah yang dihadapi oleh pasukan projek anda.
Anda mungkin melihatnya datang (dan mengendalikannya sebagai risiko untuk bermula dengan) atau mungkin tidak dijangka sepenuhnya. Sama ada, ia berlaku sekarang dan anda perlu melakukan sesuatu mengenainya!
Kejayaan
Pencapaian adalah titik dalam masa yang menandakan detik-detik utama semasa projek. Mereka sering digunakan untuk:
- Mula fasa
- Akhir fasa
- Akhir kerja utama atau tugas besar
- Memperhatikan tarikh akhir tetap pada waktu tertentu
- Tarikh tak alih pada rancangan itu
Fikirkan pencapaian sebagai jenis tarikh yang akan anda tulis di kalendar anda di rumah - detik penting yang besar dalam projek seperti menyelesaikan ujian atau parti pelancaran. Pencapaian adalah salah satu daripada sembilan komponen carta Gantt , jadi anda akan melihatnya pada jadual projek anda dipaparkan sebagai berlian.
Penaja
Penaja projek anda duduk di Papan Projek . Mereka adalah orang yang 'memiliki' projek itu dan mereka menerima manfaatnya. Sebagai contoh, jika anda melancarkan sistem IT baru untuk pasukan kilang untuk digunakan, Pengurus Besar Kilang akan menjadi penaja projek. Pasukan IT akan menjadi sebahagian daripada pasukan projek tetapi mereka tidak akan mengambil peranan penajaan. Penaja projek adalah orang yang boleh anda beralih apabila anda memerlukan arahan pengurusan kanan. Ini mungkin untuk:
- Buka masalah
- Cari beberapa sumber
- Luluskan bajet
- Buat keputusan
- Setuju dengan spesifikasi akhir
Dan sebagainya. Pengurus projek dengan berkesan melaporkan kepada penaja untuk tempoh projek, baik dari segi struktur pengurusan garis dan dengan pelaporan projek mingguan atau bulanan (atau real-time).
Stakeholder
Pemangku kepentingan adalah orang lain yang terlibat dan terjejas oleh projek anda. Sesetengah projek akan mempunyai kumpulan pemegang kepentingan yang luas, yang meliputi setiap jabatan dalam organisasi. Orang lain akan mempunyai skop yang lebih terhad. Sesetengah pemegang kepentingan berada di luar organisasi anda, seperti kerajaan atau badan pengawalseliaan.
Mereka juga perlu dimaklumkan dengan berita yang relevan. Kebanyakan pihak berkepentingan akan menyokong (atau berduyun-duyun) terhadap perubahan yang dibawa oleh projek anda, tetapi tidak semuanya akan menjadi!
Anda akan bertemu pihak berkepentingan yang tidak akan mengalu-alukan projek anda dengan tangan terbuka!