Peranan Pengurus Projek
Pengurus Projek ...
Membangun Idea Besar
Tugas pertama pengurus projek adalah untuk membangunkan idea besar. Ia tidak selalu seperti ini. Tidak lama dahulu pengurus projek dijangka mengambil idea sepenuhnya, mungkin kes perniagaan penuh, dan menjadikannya sebagai pelan projek yang boleh dilaksanakan.
Hari ini, peranan pengurus projek telah berkembang sedikit, dan anda mungkin mendapati diri anda terlibat sebelum dan sebelum projek itu sebelum ia menjadi 'projek'.
Anda akan bekerjasama dengan penaja projek untuk membuat idea untuk membentuk gambaran awal projek dan membuat keputusan sama ada ia boleh dilaksanakan.
Meletakkan Bersama Pasukan
Sekiranya idea besar anda dianggap boleh dilaksanakan, maka langkah seterusnya anda adalah untuk mengumpulkan satu pasukan yang boleh bekerja untuk mengubah idea tersebut menjadi kenyataan. Anda memerlukan beberapa orang yang dapat memenuhi pelbagai peranan dalam pasukan projek .
Sebaik-baiknya, anda sedang mencari pakar mata pelajaran dalam setiap kawasan berfungsi, tetapi anda juga perlu mengambil kira pertimbangan. Pengurus projek tidak boleh selalu mendapatkan kakitangan yang mereka mahukan dalam satu pasukan kerana mereka sibuk dengan projek lain. Jika anda tidak dapat menunggu untuk menjadi tersedia, anda perlu bekerja dengan orang yang tersedia.
Anda tidak perlu semua orang yang terlibat dalam pasukan sepanjang masa. Beberapa pakar fungsional, seperti peguam atau pegawai akhbar, hanya perlu menyertai pasukan di tempat yang relevan di sepanjang jalan. Sebahagian daripada kemahiran pengurusan projek dan pengurusan sumber memastikan bahawa anda memberitahu mereka bahawa tugas mereka akan datang dan kemudian membawa mereka untuk mempercepatkan projek sebaik sahaja kepakaran mereka diperlukan.
Penganjuran Apa yang Akan Terjadi
Semasa permulaan projek dan peringkat permulaan awal, anda akan bekerjasama dengan pasukan anda untuk menentukan apa yang perlu dilakukan. Ini melibatkan penentuan definisi yang jelas untuk kerja dan memastikan semua orang memahami objektifnya.
Perlu dibincangkan semua ini dari segi nilai atau manfaat perniagaan: dengan kata lain, jelaskan mengapa anda memulakan kerja baru ini.
Pimpin Pasukan
Sekarang anda telah mengumpulkan pasukan anda, dan anda semua tahu apa yang anda perlu capai bersama, itu tugas pengurus projek untuk memastikan semua pasukan bekerja bersama untuk mencapai itu.
Ia lebih sukar daripada bunyi! Berjaya mengetuai pasukan bererti merundingkan cabaran-cabaran percanggahan, konflik, dan berada di atas komunikasi sepanjang masa. Anda perlu memberi motivasi kepada pasukan anda untuk melakukan pekerjaan yang hebat, walaupun ketika masa yang sukar. Ia juga melibatkan pembinaan, latihan, mentoring dan membangunkan orang-orang yang bekerja pada projek itu, walaupun mereka tidak bekerja secara langsung untuk anda. Itulah overhead sering dilupakan pada projek tetapi ingat bahawa orang melakukan lebih baik jika mereka merasa bahawa mereka dihormati dan digalakkan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Jika anda boleh membuat projek anda sebagai tempat di mana orang berkembang dan mengembangkan kemahiran baru, maka orang akan mahu bekerja dengan anda.
Memimpin pasukan juga melibatkan penubuhan dan mengurus kerjasama dalam pasukan. Ini boleh melalui alat pengurusan projek dalam talian atau mesyuarat pasukan secara bersemuka atau sesuatu di antara. Kerjasama dan membina rasa 'pasukan' akan membantu sumber daya projek anda menghadapi ketika ada konflik atau masa sulit pada proyek, seperti batas waktu yang tiba-tiba dibawa ke depan.
Menguruskan Wang
Projek kos wang, dan mampu menyusun belanjawan projek adalah kemahiran utama untuk pengurus projek. Walau bagaimanapun, peranan anda tidak berakhir di sana. Anda perlu menguruskan wang dan kos kawalan ke atas projek yang sedang berjalan.
Anda boleh melakukan ini dengan:
- Membangunkan anggaran yang merangkumi semua tugas dan sumber projek yang diperlukan.
- Bekerja dengan pakar mata pelajaran anda untuk memastikan bahawa ini adalah menyeluruh dan lengkap.
- Menggunakan anggaran anda untuk membuat anggaran projek.
- Menggunakan belanjawan anda untuk menerangkan kepada penaja projek dan jelaskan mengenai berapa banyak projek yang akan dibelanjakan.
Kemudian, sepanjang projek ini, anda boleh menguruskan kos anda melalui kawalan kos yang tepat. Ini melibatkan membandingkan apa yang anda belanjakan dalam kehidupan sebenar dengan anggaran dan anggaran projek yang anda sediakan bersama. Mudah-mudahan, mereka tidak terlalu jauh, tetapi jika anda melihat trend ke arah anggaran yang terlalu banyak atau tidak tepat, maka anda akan cukup awal untuk membetulkannya, dengan apa-apa nasib. Anda hanya boleh menetapkan apa yang anda perhatikan, jadi kawalan kos yang baik adalah penting.
Petua pakar: Kawalan kos yang baik melibatkan lebih daripada sekadar mengesan perbelanjaan. Anda juga perlu memantau jumlah kerja yang sedang dilakukan pada projek ini. Ini gabungan wang dan tugas yang telah siap yang memberi anda gambaran sama ada projek itu menghabiskan lebih banyak cara.
Membuat keputusan
Mari kita dapatkan satu perkara yang lurus: sementara penaja projek ada untuk keputusan raksasa, anda adalah pengurus projek dan bertanggungjawab atas majoriti keputusan yang dibuat pada projek. Malah yang besar. Walaupun anda tidak membuat keputusan itu, anda akan mengemukakan cadangan untuk keputusan yang anda fikir penaja perlu mengambil, kerana anda mempunyai semua butiran dan telah menghabiskan masa menganggapnya, dan mereka mungkin tidak mempunyai keupayaan untuk melakukan itu.
Melibatkan pemegang saham
Tidak lama dahulu, kesusasteraan pengurusan projek bercakap tentang 'pengurusan pemegang kepentingan'. Hari ini ia mengakui bahawa anda tidak boleh 'menguruskan' seorang pemegang kepentingan. Ia naif dan sedikit menghina untuk mencadangkan itu, jadi kita bercakap tentang 'menarik' mereka sebaliknya.
Secara praktikal, alat yang terlibat tidak berubah - ia hanya retorik dan sikap yang berbeza. Anda masih akan merancang siapa pihak yang berkepentingan dalam projek itu dan sama ada mereka sangat berkuasa atau berpengaruh berhubung dengan kerja yang anda lakukan. Buatkan rancangan komunikasi dan amalkannya.
Penglibatan stakeholder bermakna bekerja dengan orang-orang yang terjejas oleh projek itu untuk memastikan mereka memahami perubahan yang akan datang.
Baca seterusnya: Berurusan dengan pemegang kepentingan yang sukar (kerana tidak semua orang akan mudah bekerjasama).
Menyampaikan Objektif Projek
Anda akan melakukan ini dengan penglibatan pasukan anda, dan ini semua kerja yang selama ini telah sampai.
Mampu menyampaikan dengan berkesan pada apa yang anda janjikan bergantung pada sangat jelas tentang apa yang seharusnya. Anda perlu mendokumenkan faktor kejayaan utama dan langkah-langkah yang akan digunakan untuk menilai sama ada anda mencapai apa yang anda mahu lakukan.
Ini hendaklah dinyatakan dalam kes perniagaan atau dokumen permulaan projek (atau kedua-duanya, untuk pelbagai peringkat terperinci). Oleh itu, ia mestilah agak mudah untuk melihat apa tujuan tersebut - ia kurang mudah untuk memastikan bahawa anda menyampaikannya.
Perancangan yang baik, kepimpinan yang kuat dan keupayaan untuk melihat gambar besar serta perincian akan sangat membantu.
Urus Penyerahan Untuk Langsung
Menyampaikan objektif projek bukanlah akhir peranan anda sebagai pengurus projek. Perkara yang paling penting pada akhir fasa pelaksanaan adalah untuk memastikan anda memberikan penyerahan yang jelas dan lengkap kepada pasukan yang akan menguruskan projek itu ke hadapan.
Penyerahan yang baik bermakna anda boleh mengambil langkah mundur. Anda tidak lagi menjadi 'pergi kepada' orang tentang projek itu, dan anda akan dapat beralih ke projek anda yang seterusnya mengetahui bahawa pasukan perniagaan dapat membuat yang terbaik dari apa yang telah anda berikan kepada mereka.
Kongsi Pengetahuan
'Pelajaran yang dipelajari' ialah bagaimana kita menerangkan apa yang dipelajari melalui projek yang boleh digunakan pada inisiatif lain pada masa akan datang. Pengurus projek harus mengadakan pertemuan belajar yang dipelajari di akhir projek. Ini membantu pasukan membina dan mengekalkan pengetahuan organisasi. Dengan kata lain, ia menghentikan syarikat membuat kesilapan yang sama sekali lagi.
Jadi itulah pengurus projek sepanjang hari. Senarai sebenar Untuk Anda boleh kelihatan sedikit berbeza dari senarai ini, tetapi pada dasarnya semua tugas di sana akan menyumbang kepada unsur-unsur ini sebagai pengurus projek. Ini pekerjaan yang luas dan mencabar, tetapi ia juga berbeza dan pilihan kerjaya yang hebat!