Meningkatkan Keyakinan Anda dalam Projek Anda Dengan Pengurusan Risiko
Apabila anda bekerja dalam situasi yang berisiko, anda memerlukan kit yang betul. Seperti pejalan kaki dengan ransel tali dan crampons, anda memerlukan alat untuk menangani risiko projek juga.
Anda boleh meningkatkan keyakinan pengurus anda dalam projek anda dengan pelan pengurusan risiko.
Proses 5 langkah mudah boleh mengubah cara bos anda melihat projek anda (dan anda).
Apakah Pengurusan Risiko dalam Pengurusan Projek?
Pengurusan risiko dalam pengurusan projek adalah proses mengenal pasti, menilai dan menanggapi risiko projek.
Risiko projek adalah perkara yang mungkin menjejaskan projek (secara positif atau negatif, tetapi secara amnya orang menafsirkan risiko sebagai peristiwa yang akan memberi impak negatif kepada projek).
Sama ada projek anda besar atau kecil, ia akan mempunyai risiko yang berkaitan dengannya. Ini boleh jadi apa-apa dari risiko perbarisan sekolah anda yang menjadi hujan kepada risiko kenaikan harga kepada komponen kritikal lembaga litar baru anda.
Risiko projek, jika tidak diuruskan dengan betul, dapat membuatnya lebih sulit untuk menyampaikan proyek anda dengan jayanya. Risiko yang tidak tercatat boleh menambah masa ke jadual anda, bekerja untuk masa dan wang anda untuk belanjawan anda. Pengurus mendapat gelisah mengenai perkara seperti ini. Semua itu boleh dielakkan dengan pelan pengurusan risiko.
Perancangan Pengurusan Risiko
Pelan pengurusan risiko adalah cara yang baik untuk meningkatkan keyakinan anda sendiri keupayaan pasukan projek anda untuk menyampaikan - dan tumpahan terhadap peningkatan keyakinan pengurus anda juga. Anda mahu mereka percaya bahawa anda boleh melakukannya, dan anda mahu mereka mengetahui apa yang mungkin menghalang anda daripada menyampaikan projek dengan jayanya.
Pelan pengurusan risiko adalah alat yang sempurna untuk melakukan itu.
Dan rasa apa? Ia sangat mudah untuk bermula.
Pengurusan risiko projek adalah proses 5 langkah mudah. Mari kita tidak menjadikannya lebih rumit daripada yang perlu. Ini adalah sesuatu yang boleh anda mulakan pada hari ini, bersiap-siap untuk membincangkannya pada mesyuarat anda yang akan datang dan menyelesaikannya kerana seseorang sedang menaipkan minit.
Proses Pengurusan Risiko 5 Langkah
Seperti banyak bahagian pengurusan projek, pengurusan risiko adalah proses. 5 langkah adalah:
- Mulakan
- Kenal pasti
- Menilai
- Merancang Respons
- Melaksanakan
Sekiranya istilah-istilah tersebut tidak bermakna kepada anda sekarang, sila teruskan dengannya - saya akan menerangkan semuanya.
Langkah 1: Mulakan
Pertama, anda ingin menetapkan konteks pengurusan risiko anda dalam persekitaran pengurusan projek anda.
Mungkin tidak banyak kerja yang boleh dilakukan di sini kerana seseorang di syarikat anda sudah menyediakan polisi risiko korporat dan apa yang perlu anda lakukan adalah mengesannya. Ini akan menerangkan pendekatan syarikat terhadap risiko dan mungkin mandat templat yang anda perlukan. Templat sentiasa menjimatkan pekerjaan anda, jadi tengok juga!
Walaupun anda tidak mempunyai dasar risiko korporat, orang lain yang menguruskan projek bersama anda mungkin mempunyai pelan pengurusan risiko projek yang anda boleh salin.
Mengapa mencipta semula roda? Mendapatkan semula dokumen adalah satu kemestian jika anda ingin menjimatkan masa dan lebih banyak dilakukan.
Gunakan apa yang anda telah dapati untuk menghasilkan pelan pengurusan risiko untuk projek anda. Ini adalah sebahagian daripada pelan pengurusan projek keseluruhan anda dan ceramah tentang bagaimana anda akan mendekati risiko pengurusan projek anda.
Jika anda tidak tahu apa yang perlu dimasukkan ke dalamnya, baca! Langkah seterusnya akan memberi anda gambaran yang lebih baik mengenai apa yang perlu dibincangkan dalam pelan pengurusan risiko anda.
Ini meningkatkan keyakinan dengan: Menunjukkan pengurus anda bahawa anda mempunyai pendekatan untuk menangani ketidakpastian mengenai projek anda dan anda secara aktif akan menguruskan risiko.
Langkah 2: Kenal pasti
Sebaik sahaja anda mendapat pendekatan yang digariskan, anda boleh mula bekerja untuknya.
Sekarang anda mengenal pasti risiko yang akan menjejaskan projek anda. Ini hanya satu snapshot dalam masa dan daftar risiko anda adalah sesuatu yang anda mahu kembali ke masa dan masa lagi untuk memastikan apa-apa yang baru diletakkan di sana juga.
Anda boleh mengenalpasti risiko dengan menggunakan senarai semakan risiko yang sama, meninjau pihak berkepentingan mengenai projek (terutama pihak berkepentingan yang sukar kerana mereka umumnya mempunyai banyak perkara untuk mengatakan tentang apa yang mungkin salah), sesi brainstorming dan menggunakan akal sehat anda.
Anda mencari perkara yang mungkin menyebabkan masalah jika mereka pernah berlaku. (Ingat, risiko belum berlaku. Masalah projek adalah perkara yang telah berlaku.)
Walau bagaimanapun anda melakukannya, anda pastinya melibatkan orang lain. Sederhana, anda tidak akan mempunyai keseluruhan gambar dan anda akan kehilangan perkara yang hilang.
Risiko boleh dan harus dikenal pasti oleh sesiapa sahaja. Sebagai pengurus projek, tugas anda adalah untuk menggalakkan rakan sekerja anda untuk menimbulkan risiko dengan anda supaya sebagai satu pasukan anda boleh melakukan sesuatu mengenai mereka.
Semua risiko yang dikenal pasti perlu direkodkan dalam daftar risiko. Jika anda mempunyai penyelaras projek pada pasukan atau orang sokongan projek maka mereka boleh melakukan ini. Jika tidak, ia adalah sebahagian daripada tugas pentadbiran untuk anda lakukan.
Ini meningkatkan keyakinan dengan: Menunjukkan bahawa anda menyedari tentang risiko utama yang mungkin mempengaruhi projek anda dan anda mempunyai cara untuk terus menyedari risiko baru.
Langkah 3: Menilai
Risiko kemudiannya dinilai untuk kebarangkalian dan kesan. Artikel terperinci tentang cara menilai risiko projek melindungi anda untuk itu. Beri bacaan yang baik jika anda tidak biasa dengan proses itu.
Sebagai langkah selanjutnya, anda juga boleh menilai kedekatan, yang bermaksud seberapa dekat masa yang mungkin risiko berlaku. Risiko dengan jarak yang tinggi akan berpotensi berlaku tidak lama lagi. Risiko dengan jarak yang rendah mungkin berlaku pada masa depan yang jauh. Ini dapat memberi anda faktor lain untuk mengutamakan masa dan tenaga anda ketika menghadapi risiko.
Ini meningkatkan keyakinan dengan: Memastikan pengurus anda dan semua orang dalam pasukan mempunyai idea yang jelas tentang apa yang akan berlaku sekiranya mana-mana risiko ini sebenarnya menjadi kenyataan.
Langkah 4: Merancang Respons
Sekarang kita datang ke bahagian yang penuh pelan pengurusan risiko anda. Dalam langkah ini, anda berusaha menguruskan risiko dengan mengenal pasti tindak balas yang sesuai.
Kami melakukan ini kerana sehingga sekarang semua yang anda ada adalah senarai apa yang mungkin berlaku untuk melemparkan kursus projek anda di masa depan dan betapa besar kesepakatan yang akan. Apa yang ingin diketahui oleh pengurus anda ialah: Apa yang akan anda lakukan?
Pada amnya, terdapat 4 perkara yang boleh anda lakukan untuk menangani dan mengurus risiko projek. Mereka adalah:
- Elakkan
- Pemindahan
- Mengurangkan (iaitu Mengurangkan)
- Terima.
Ini dibincangkan secara terperinci dalam penyelaman mendalam ini ke dalam strategi tindak balas risiko untuk risiko negatif .
Sesetengah risiko anda mungkin mempunyai hasil yang positif. Sebagai contoh: Ada risiko bahawa anda menjual begitu banyak produk baru anda yang merosakkan saluran telefon. Itu akan menjadi masalah yang baik untuk dijadikan, tetapi ia masih merupakan risiko yang perlu kita merancang.
Terdapat beberapa cara yang boleh anda sediakan untuk risiko positif yang berlaku termasuk:
- Pengeksploitasi
- Kongsi
- Meningkatkan
- Terima.
Ini dibincangkan secara terperinci dalam artikel ini mengenai strategi tindak balas risiko untuk risiko positif .
Anda perlu menyelesaikan strategi tindak balas yang terbaik untuk setiap risiko pada daftar anda. Contohnya, anda mungkin memutuskan bahawa risiko bumbung kilang runtuh adalah sesuatu yang anda akan terima kerana ia tidak mungkin berlaku. Bagaimanapun, risiko keracunan makanan yang membebankan separuh tenaga kerja anda adalah sesuatu yang anda secara aktif akan mengurangkan dengan melatih semula semua kakitangan katering anda. Jika ia telah berlaku sebelum ini dan sebenarnya mungkin jika anda melakukan sesuatu mengenainya, anda akan mahu mengurangkan risiko.
Sebaik sahaja maklum balas itu dikenal pasti dan dipersetujui, pemilik risiko boleh dilantik untuk menjalankan pelan tindakan pengurusan risiko. Dalam erti kata lain, anda memerlukan seseorang yang bertanggungjawab untuk melihat melalui tugas yang anda bersetuju.
Ini meningkatkan keyakinan dengan: Menunjukkan pengurus anda bahawa anda telah mempertimbangkan apa yang perlu dilakukan mengenai perkara-perkara yang mungkin menyebabkan masalah untuk projek anda dan anda meletakkan rancangan untuk mengurangkan ketidakpastian dan risiko projek.
Langkah 5: Melaksanakan
Pelan pengurusan risiko anda harus sekarang termasuk siapa yang akan bertanggungjawab untuk melakukan aktiviti pengurangan risiko bagi setiap risiko. Mereka kini harus bekerja melalui tugas-tugas tersebut supaya anda secara aktif menguruskan risiko terbuka.
Ini meningkatkan keyakinan dengan: Menunjukkan bahawa anda dan pasukan projek anda dapat mengikuti apa yang anda katakan yang akan anda lakukan. Dengan melaporkan tentang apa yang telah anda capai dan risiko yang telah anda ambil, ia menunjukkan pasukan pengurusan anda bahawa anda serius menyampaikan dan melakukan apa yang diperlukan untuk masa depan-bukti projek anda terhadap masalah.
Apabila risiko telah berlalu - apabila ia tidak lagi relevan kerana ia telah berlaku atau tidak dapat lagi berlaku - anda boleh menutupnya dari daftar risiko anda.
Meletakkan pelan pengurusan risiko projek ini dapat membezakan anda daripada pengurus lain. Bos anda sendiri akan mempunyai bukti bahawa anda boleh berfikir secara strategik dan kreatif mengenai apa yang mungkin menyebabkan projek anda menjadi tidak diselesaikan, dan yang paling penting - melakukan sesuatu mengenainya. Anda akan menjadi orang yang secara aktif mengurus masalah sebelum mereka berlaku, menyemburkan sekatan jalan dan siap untuk apa-apa!
Menjadi yang baik dalam menguruskan risiko projek adalah cara yang pasti untuk dilihat sebagai pasangan yang selamat atau tangan oleh pihak pengurusan. Anda tidak memerlukan banyak pengalaman atau sijil untuk mula berjaya menguruskan risiko projek (walaupun kelayakan formal dalam pengurusan risiko). Proses 5 langkah mudah ini tidak lama lagi akan bermakna pengurusan risiko projek tertanam dalam rancangan projek anda.