Pengurusan program adalah pilihan kerjaya yang baik dan berpatutan. Tetapi ia boleh menjadi peranan yang mencabar.
Berikut adalah sepuluh perkara yang setiap pengurus program baru harus sedar sebelum memulakan peranan.
Pengurusan Program Tidak Sama Dengan Pengurusan Projek
Pengurusan projek umumnya diterima untuk merancang kerja, mengatur tugas dan sumber daya, mengawal proses dan menyampaikan objektif tertentu.
Sama ada ia membuka pejabat baru, melancarkan aplikasi baru atau membina stadium Olimpik, projek mempunyai permulaan, pertengahan dan akhir yang jelas dan satu set objektif yang jelas.
Program agak berbeza. Anda masih perlu mempunyai orang yang menganjurkan tugas, menguruskan sumber, bekerja melalui proses dan sebagainya, tetapi mereka melaporkan kepada anda sebagai pengurus program. Terdapat banyak tugas yang kurang lengkap seperti pelan projek tetapi kerja yang lebih strategik dan hubungan hubungan.
Pengurusan program adalah mengenai mengekalkan perubahan transformasi keseluruhan di landasan untuk memberikan sesuatu yang bernilai kepada organisasi dari masa ke masa. Tanpa seseorang yang bertindak sebagai pengurus program, semua yang anda ada adalah satu siri projek yang menyampaikan pada waktu yang rawak dan tanpa tema penyatuan. Pengurus program adalah orang yang membawanya bersama.
Ada Ketidakpastian ... Berurusan Dengan Ini
Program sememangnya tidak menentu. Walaupun anda mungkin tahu apa gambaran besar itu, ia hanya satu kenyataan penglihatan apabila anda memulakannya.
Jalan yang tepat bagaimana untuk sampai ke sana dan apa yang akan diperlukan dalam tempoh lima tahun yang akan datang ... baiklah, itu sesuatu yang perlu anda lakukan semasa anda pergi.
Anda akan bermula dengan perancangan terperinci untuk apa yang anda ketahui dan membina gambar bagaimana cara mengatasi yang lain ketika anda semakin dekat. Maju memperluaskan perancangan dan cakrawala penghantaran anda sehingga anda tidak boleh pergi lagi.
Sekatkan masa secara berkala untuk merancang langkah seterusnya. Anda juga boleh menggunakan peluang ini untuk memastikan anda masih berada di landasan untuk memberikan nilai perniagaan.
Watch Out for Burnout
Walaupun sesuatu projek mungkin berakhir dalam tempoh satu tahun atau lebih, program boleh meregangkan dan seterusnya. Kerja penolakan nuklear nuklear di tapak Sellafield di UK mempunyai tanda penghargaan hingga 2025 dan seterusnya, misalnya.
Pengurus program perlu melindungi pasukan mereka daripada terbakar. Anda tidak boleh bekerja pada kelajuan tinggi untuk jangka waktu itu, jadi pastikan anggota staf anda mendapat downtime yang mencukupi. Ini sepatutnya menjadi tempoh masa yang lebih tenang di tempat kerja dengan kurang mampu dan masa yang mencukupi dari pejabat untuk percutian.
Mengurus cuti sakit dengan teliti, menonton laporan masa lapang anda dan berjaga-jaga dengan hakikat bahawa kebajikan pasukan anda adalah yang paling penting jika anda ingin mengurangkan pemalsuan dan menjaga orang-orang berbakat anda untuk menjalani program ini.
Anda Perlu Mengurus Kadar
Apabila anda menyampaikan program yang mempunyai tarikh penyelesaian yang jauh, anda perlu menguruskan kadar kerja. Sukar untuk mengekalkan momentum selama bertahun-tahun, jadi peranan anda sebagai pengurus program adalah untuk mengimbangi keutamaan dan projek supaya terdapat output yang dapat diukur yang dihantar secara teratur.
Campurkan kemenangan cepat dan kemajuan mantap ke arah matlamat gambar yang lebih besar. Ini membantu pasukan melihat bahawa anda bergerak ke hadapan dan memastikan terdapat beberapa kisah kejayaan jangka pendek untuk dikongsi untuk mengekalkan motivasi tinggi . Akhir sekali, ia membantu pelabur dan pasukan pengurusan eksekutif melihat bahawa terdapat kemajuan yang sedang berlaku.
Melatih Pasukan Anda untuk Kejayaan
Program sering menyampaikan sesuatu yang baru, unik atau transformatif untuk organisasi. Salah satu cabaran untuk mengusahakan inisiatif tersebut ialah anda mungkin tidak mempunyai kemahiran di dalam rumah untuk dapat menyelesaikan semua tugas dan projek yang diperlukan.
Itu OK, dan dijangka. Tugas anda sebagai pengurus program baru adalah untuk memastikan bahawa anda boleh menaikkan, melatih semula dan mengembangkan orang yang anda miliki supaya bersama-sama anda dapat menangani semua keperluan sumber.
Mungkin terdapat beberapa kawasan di mana anda hanya memerlukan sumber tertentu untuk tempoh yang terhad. Sebagai contoh, anda tidak akan melatih salah seorang kakitangan anda untuk menjadi pemandu trak fork-lift jika itu kemahiran yang anda perlukan selama seminggu, memunggah penghantaran sesuatu. Tetapi jika anda mengubah cara kehadiran dalam talian syarikat anda diurus, mungkin akan menjadi berharga untuk mempunyai kemahiran pembangunan laman web di rumah bersama dengan beberapa kepakaran mengenai media sosial atau pengoptimuman enjin carian. Ini adalah kemahiran perniagaan yang akan bergantung pada jangka panjang.
Buat keputusan mengenai mana yang anda perlukan untuk dimasukkan ke dalam pasukan dan yang harus disumber luar. Kemudian pastikan program anda dapat menyampaikan tugas-tugas latihan dan pengambilan pekerja yang diperlukan untuk bersedia untuk menguruskan output yang dihasilkan oleh setiap projek.
Tadbir Urus Lebih Kompleks
Sekiranya anda datang dari latar belakang pengurusan projek maka tadbir urus tidak akan mengejutkan anda. Inilah cara di mana struktur projek dan program dianjurkan dan dikawal untuk memastikan keputusan dibuat dengan cara yang betul dan orang yang betul terlibat. Adalah penting untuk memastikan kerja sedang berkembang dengan cara yang sesuai dengan kes perniagaan keseluruhan dan ia membantu menjaga orang yang bertanggungjawab.
Tadbir Urus juga merupakan cara Pejabat Pengurusan Projek dan eksekutif kanan dapat memastikan bahawa program ini berada di landasan untuk memberikan faedah - dan menyediakan laluan formal untuk menutup projek atau keseluruhan program jika dapat ditunjukkan bahawa manfaat tersebut tidak lagi boleh dicapai.
Tadbir urus lebih kompleks dalam persekitaran program daripada dalam persekitaran projek. Lembaga Projek dan Kumpulan Pemandu biasanya mempunyai keahlian peringkat pelaksanaan. Ini dijangka sebagai hasil akhir daripada program biasanya transformasi perniagaan.
Program juga memberi impak ke atas perniagaan seperti proses biasa dan operasi harian organisasi, jadi pelaburan biasanya penting, dengan kesan P & L. Ini juga memerlukan tahap pengawasan yang lebih tinggi daripada projek modal.
Tingkatkan tadbir urus program untuk program anda dengan memastikan anda mempunyai orang yang tepat dalam peranan membuat keputusan dan dengan mempunyai tanggungjawab yang jelas bagi orang-orang di dalam pasukan.
Perancangan Adakah Lebih Keras ...
Perancangan program adalah lebih sukar daripada merancang projek kerana terdapat lebih banyak bahagian yang bergerak, tetapi anda boleh berhujah bahawa ia juga lebih menyeronokkan!
Biasanya pengurus projek yang terlibat dalam program ini akan meletakkan rancangan projek mereka bersama-sama. Kemudian pasukan pengurusan program bertemu dan di bawah arahan anda sebagai pengurus program, pelan tersebut diintegrasikan.
Ini mudah untuk mengatakan, tetapi tidak mudah dilakukan. Ia memerlukan mengenal pasti kebergantungan antara projek dan tugas projek. Ia memaksa anda untuk melihat keperluan sumber untuk keseluruhan program dan untuk mengimbangi aktiviti di sekitar untuk disesuaikan dengan ketersediaan orang utama. Dan ia bukan satu-satunya tugas sama ada.
Sebaik sahaja pelan program bersepadu anda disatukan anda boleh menjejakinya dalam carta Gantt atau alat perisian lain. Oleh kerana pengurus projek anda menjejaki projek mereka dalam masa nyata, anda perlu membuat pelarasan pada pelan program, memaklumkan semua orang tentang perubahan dan ejaan apa yang dimaksudkan untuk kawasan kerja mereka.
... Tetapi Anda Tidak Perlu Merancang Setiap Talian
Sebagai pengurus program anda bergantung pada pengurus projek anda untuk melakukan perancangan terperinci. Ia tidak praktikal atau wajar untuk anda menjejaki rancangan dengan beribu-ribu tugas.
Anda memerlukan paparan peringkat tinggi projek-projek, dengan butiran yang cukup untuk menunjukkan kepada anda sama ada sesuatu akan mempunyai kesan tahap program.
Cara paling mudah untuk melakukan ini adalah dengan aplikasi perisian khusus (10 projek perisian projek dan perisian terbukti adalah tempat yang baik untuk bermula). Cuba menguruskan program berjuta-juta dolar anda pada hamparan tidak mudah.
Anda Perlu Meningkatkan Perwakilan Anda
Bagaimanapun, baik anda mewakilkan, dalam peranan pengurusan program bermakna anda perlu mendapatkan lebih baik.
Berita baiknya ialah anda harus mempunyai satu pasukan pengurus projek, dan anda mungkin juga mempunyai Office Management Program yang berdedikasi untuk menyokong perubahan transformatif anda.
Berita buruk ialah anda mungkin tidak!
Terdapat banyak kerja yang perlu dilakukan pada sesuatu program, dan menetapkannya untuk memastikan semua bahagian bergerak bergerak bersama pada masa yang tepat adalah satu usaha yang besar. Anda tidak boleh melakukannya sendiri dan anda tidak boleh cuba. Bekerja berapa banyak masa yang anda perlukan untuk melakukan inisiasi program dan kemudian pastikan anda mempunyai pasukan untuk menyokong anda.
Sekiranya anda tidak mempunyai sesiapa di Pejabat Pengurusan Program anda, mintalah seseorang untuk dipinjamkan ke pasukan pengurusan program. Terdapat banyak perkara untuk mereka lakukan: seseorang dalam peranan koordinasi projek akan ditempatkan dengan sempurna untuk menyampaikan koordinasi yang diperlukan di peringkat program, membebaskan anda untuk terlibat dengan tugas-tugas strategik.
Jangan Takut Konflik
Terdapat banyak helai untuk program. Dari projek dengan pemegang kepentingan yang sukar untuk memaparkan tarikh akhir yang tidak dapat dicapai, setiap hari akan memberikan anda peluang untuk konflik. Berhati-hati untuk perkara - perkara yang mengganggu prestasi projek dan bersiaplah untuk melangkah ketika diperlukan untuk mengetepikan situasi konflik sebelum ia bermula .
Mana antara 10 perkara yang manakah yang menjadi kejutan kepada anda? Kongsi pemikiran anda mengenai pengurusan program di saluran media sosial kegemaran anda!