Rancang, Pegang Orang Yang Bertanggungjawab, Berkomunikasi dan Berkomunikasi Beberapa Lagi
Itulah definisi akademik bagus, tetapi apa yang dilakukan pengurus projek?
Ringkasnya, mereka menguruskan projek. Mungkin ini terlalu mudah, tetapi itulah yang mereka lakukan. Di dalam sempadan etika, mereka melakukan apa sahaja yang perlu untuk mencapai matlamat projek.
PMI mentakrifkan projek sebagai "aktiviti kumpulan sementara yang direka untuk menghasilkan produk, perkhidmatan atau hasil yang unik." Kata yang unik adalah kerja utama dalam definisi ini. Tugas harian tidak mengandungi projek. Aktiviti yang membentuk projek tidak lagi berlaku sebaik sahaja projek selesai.
Pengurus projek menyusun sumber-seperti masa, wang dan orang-untuk membuat projek berjaya. Setelah satu projek selesai, pengurus projek berpindah ke projek lain.
Apa Pengurus Projek
Jika tugas pengurus projek adalah untuk menyusun sumber untuk membuat projek berjaya, bagaimana keadaan ini berlaku?
Pengurus projek merancang projek. Mereka duduk dengan penaja projek untuk menubuhkan matlamat projek. Mereka mengambil matlamat ini dan menyusunnya dalam piagam projek .
Piagam projek adalah dokumen yang memformalkan permulaan projek. Piagam projek menggariskan jangkaan tahap tinggi projek seperti tonggak, anggaran, dan jangka masa. Komponen yang tepat dari pentauliahan projek berbeza mengikut organisasi.
Pengurus projek dan penaja projek membincangkan siapa yang mereka mahu pada pasukan projek.
Pengurus projek dan penaja menumpukan strategi bagaimana mereka akan mendapatkan orang-orang ini dalam projek itu. Penaja projek harus mempunyai kedudukan organisasi dan pengaruh untuk mendekati pengurus peringkat tinggi untuk memperoleh sumber daya personil untuk proyek tersebut.
Ahli-ahli kakitangan ini tidak akan melaporkan kepada pengurus projek secara formal, tetapi mereka akan bertanggungjawab kepada pengurus projek untuk menyelesaikan tugasan projek yang diberikan. Ini mungkin perkara yang paling sukar untuk menguruskan projek: pengurus projek tidak mempunyai kuasa penuh pengurusan ke atas ahli pasukan projek. Orang-orang ini mempunyai tugasan dan keutamaan lain di luar projek ini. Jika masalah peribadi timbul, pengurus projek cuba mengendalikan mereka dengan ahli pasukan projek, tetapi jika masalah tersebut berterusan, pengurus projek mungkin perlu pergi ke pengurus pasukan untuk mencapai resolusi.
Apabila pengurus projek mengetahui sumbernya untuk sesuatu projek, pengurus projek akan membangunkan pelan projek dan struktur kerosakan kerja , atau WBS. WBS membahagikan tonggak projek ke dalam bahagian-bahagian yang dapat diuruskan yang boleh ditugaskan kepada satu orang. Satu tugas tidak perlu diselesaikan oleh hanya satu orang, tetapi satu orang mesti bertanggungjawab untuk tugas itu.
Sebagai pengurus projek membangunkan WBS, beliau menganggap tugas mana bergantung kepada satu sama lain. Dia menyusun tugas dengan sewajarnya. Beliau juga menganggap kekuatan, kelemahan dan komitmen lain ahli pasukan projek.
Kebanyakan kerja pengurus projek adalah komunikasi. Dalam fasa perancangan, pengurus projek dan penaja dalam komunikasi berterusan. Pada mesyuarat kickoff, pengurus projek menetapkan nada untuk keseluruhan projek. Setelah projek dimulakan, pengurus projek berkomunikasi dengan ahli pasukan projek, penaja projek, dan pihak berkepentingan . Pemangku kepentingan boleh berada di dalam dan di luar organisasi. Pengurus projek mengadakan mesyuarat tetap dengan pasukan projek dan bertemu dengan ahli pasukan individu sekiranya perlu. Pengurus projek juga bertemu dengan penaja projek secara berkala untuk memastikan projek itu berjalan sebagaimana yang dijangkakan oleh penaja projek.
Apabila projek itu semakin hampir, pengurus projek mesti berkomunikasi untuk memastikan semuanya berjalan bersama. Setelah ditutup, pengurus projek menyalin dan menyampaikan pengajaran yang diperoleh dari projek.
Organisasi kerajaan cenderung untuk meletakkan pengurus projek untuk menggunakan usaha besar dengan komponen teknologi maklumat seperti peningkatan perisian utama dan penyegaran perkakasan. Projek teknologi maklumat yang lebih kecil lebih cenderung mempunyai struktur pengurusan projek formal daripada projek kecil tanpa implikasi teknologi. Pengurus projek untuk projek-projek yang lebih kecil, bukan teknikal ini mungkin merupakan kakitangan yang tidak mempunyai latihan dalam pengurusan projek dan yang diharapkan dapat menimbulkan masalah.
Ramai orang jatuh ke dalam pengurusan projek daripada terpaksa melayang. Mereka datang dari pelbagai latar belakang. Sama ada mereka pegawai polis , pengurus kontrak, pakar kurikulum , pegawai maklumat awam atau sesuatu yang lain, mereka bermula sebagai pakar mata pelajaran yang mempunyai kemahiran organisasi dan menjadi pengurus projek. Sebaik sahaja mereka mendapat sedikit pengalaman dan latihan, mereka mendapati mereka menikmati menguruskan projek. Mereka mencari lebih banyak peluang untuk menguruskan projek, latihan untuk meningkatkan kemahiran dan mungkin pensijilan untuk memberikan lebih banyak kredibiliti dan peluang pekerjaan.
Ciri-ciri Pengurus Projek
Terdapat beberapa ciri yang lazim di kalangan pengurus projek yang berjaya. Dengan ciri-ciri ini, pengurus projek berjalan dengan lancar ke arah mencapai matlamat projek mereka.
Pengurus projek mestilah boleh dipercayai. Agar pihak berkepentingan dan ahli pasukan projek mempercayai projek akan berjalan lancar, mereka mesti mempercayai pengurus projek. Sama ada keadaan berjalan dengan baik atau tidak begitu baik, pengurus projek mesti terbuka dan jujur tentang apa yang sedang berlaku dengan projek itu. Kegigihan tersebut meningkatkan kepercayaan seorang pengurus projek. Orang tahu mereka akan mendapat maklumat yang boleh dipercayai tidak kira apa yang berlaku dalam projek itu.
Pengurus projek cenderung menjadi extrovert. Extroversion adalah kualiti yang baik untuk pengurus projek kerana mereka sentiasa berkomunikasi. Sama ada berkomunikasi dengan penaja projek, pihak berkepentingan atau ahli pasukan, pengurus projek mesti memanfaatkan peluang untuk menyebarkan dan mengumpulkan maklumat. Pengurus projek introvert boleh berjaya; Walau bagaimanapun, mereka mesti memaksa diri mereka di luar zon selesa mereka.
Perancangan adalah penting untuk berjaya dalam pengurusan projek. Pengurus projek mestilah perancang bukan semata-mata untuk membuat rancangan yang baik tetapi untuk mengikuti rancangan dan untuk mengetahui kapan rancangan itu perlu diubah. Pengurus projek berpegang kepada pelan sehingga ia tidak lagi memenuhi keperluan projek. Kemudian, mereka membuat penyesuaian dengan cepat untuk memastikan matlamat projek itu dapat dipenuhi. Mereka menyampaikan perubahan kepada khalayak yang diperlukan.
Pengurus projek tidak selalu menjadi pakar dalam perkara pokok projek mereka. Pada projek-projek yang lebih besar, ada praktikal tidak mungkin seorang pengurus projek boleh menjadi pakar dalam semua aspek projek. Inilah sebab mengapa pasukan sangat penting. Untuk memerangi kekurangan kepengurusan pengurus projek, pengurus projek mestilah berorientasikan data. Mereka mesti menekan ahli pasukan mereka untuk memberi mereka data yang dapat diverifikasi untuk membuktikan projek-projek sedang berjalan sebagaimana mestinya. Apabila keputusan kritikal tentang masa, kualiti dan skop timbul, pengurus projek memerlukan data untuk menentukan apa yang perlu dilakukan.
Oleh kerana pengurus projek memerlukan data, mereka harus analitis. Mereka mesti dapat memecahkan bias dan emosi untuk mencari maklumat yang relevan dan menerapkannya dalam proses membuat keputusan.
Pengurus Projek Persijilan Boleh Dapatkan
Oleh kerana pengurusan projek telah berkembang menjadi disiplin tersendiri, nilai pensijilan telah meningkat. Sebenarnya, banyak pengumuman kerja di sektor awam dan swasta menunjukkan majikan memerlukan atau memilih pekerja baru yang dikreditkan. Orang yang mempunyai sejarah kerja panjang dalam pengurusan projek mungkin tidak memerlukan pensijilan, tetapi mereka yang baru untuk garis kerja ini mesti mengejar mereka. Oleh kerana lebih banyak orang memasuki bidang pengurusan projek, lebih banyak orang perlu membezakan diri mereka sebagai kompeten.
Di AS, pensijilan yang paling lazim bagi pengurus projek ialah Profesional Pengurusan Projek, atau PMP®, yang ditawarkan oleh PMI. Untuk mendapatkan kelayakan PMP®, pengurus projek memenuhi keperluan pendidikan, pengalaman dan latihan. Keperluan ini boleh dipenuhi dalam dua cara. Pertama, pengurus projek mesti mempunyai ijazah sekolah tinggi, lima tahun pengalaman dengan 7,500 jam projek pengurusan dan 35 jam latihan yang berkaitan. Kedua, seorang pengurus projek mesti mempunyai ijazah sarjana muda, pengalaman selama tiga tahun dengan 4,500 jam projek pengurusan dan latihan selama 35 jam.
Selepas memenuhi keperluan ini, pengurus projek mesti memohon dengan PMI dan mengambil peperiksaan. Peperiksaan ini berdasarkan kepada Badan Pengurusan Projek Pengetahuan , atau PMBOK®.
Secara keseluruhan, PMI menawarkan sembilan pensijilan pengurusan projek. PMP® dan lebih mudah untuk mendapatkan Associate Certified dalam Pengurusan Projek atau CAPM® , adalah dua pensijilan umum PMI. Tujuh lagi pensijilan mereka berurusan dengan aspek khusus pengurusan projek-seperti analisis perniagaan, penjadualan dan pengurusan risiko-atau metodologi pengurusan projek tertentu-seperti Agile dan OPM3.
Pengurus Projek gaji Dapatkan
Sama seperti hampir semua pekerjaan yang wujud di sektor awam dan swasta, mereka yang bekerja untuk kerajaan boleh mengharapkan untuk mendapatkan kurang sedikit daripada rakan-rakan sektor swasta mereka. Organisasi kerajaan cenderung mempunyai pakej manfaat yang lebih baik daripada syarikat swasta.
Pengurus projek awal dalam kerjaya mereka kurang daripada mereka yang mempunyai pengalaman lebih banyak. Apabila pengurus projek mendapat pengalaman, mereka boleh mengarahkan gaji yang lebih tinggi.