Perkara yang perlu dimasukkan dalam Rancangan Projek

01 Matlamat Projek

Skop Projek 02

Seperti matlamat projek, skop ditakrifkan dalam piagam; Walau bagaimanapun, pengurus projek perlu memperhalusi skop dalam rancangan projek. Salah satu cara terbaik untuk menentukan apa yang ada dalam skop projek adalah untuk menentukan apa yang tidak ada skop. Sebagai contoh, satu projek untuk mengautomasikan proses manual memerlukan definisi skop di mana proses itu bermula dan berakhir untuk menyisihkan tugas-tugas yang berada di luar skop projek. Maklumat ini membantu pengurus projek menentukan apa yang ada dalam skop.

03 Pencapaian dan Pelaksanaan Utama

Pencapaian utama untuk projek dipanggil tonggak. Produk kerja utama dipanggil penghantaran utama. Mereka mewakili komponen besar kerja pada projek. Pelan projek harus mengenal pasti perkara-perkara ini, mentakrifkan mereka dan menetapkan tarikh akhir untuk penyempurnaan mereka.

Katakan sebuah organisasi menjalankan projek untuk membangunkan perisian baru. Projek sedemikian mempunyai kedua-dua pencapaian dan pencapaian. Penyerahan utama boleh menjadi senarai akhir keperluan perniagaan dan senarai keperluan fungsional yang melaksanakan keperluan perniagaan tersebut. Berikutan itu, projek itu boleh mempunyai tonggak akhir reka bentuk perniagaan, akhir ujian sistem, penghujung ujian penerimaan pengguna dan tarikh pelancaran perisian. Nota penting ini mempunyai produk kerja yang berkaitan dengan mereka, tetapi mereka lebih lanjut mengenai proses daripada produk itu sendiri.

Masa akhir dan tarikh akhir utama tidak perlu tarikh yang tepat, tetapi tarikh yang lebih tepat adalah lebih baik. Sesuatu dengan tarikh akhir Oktober boleh dicapai pada mana-mana hari pada bulan Oktober dari 1 hingga 31, tetapi tarikh akhir 15 Oktober mesti dipenuhi pada atau sebelum 15 Oktober. Tarikh yang tepat membantu pengurus projek membuat struktur kerosakan kerja yang tepat.

Struktur Pecah Kerja 04

Struktur kerosakan kerja, atau WBS, menyusun semula tonggak-tonggak dan penyerahan utama dalam projek ke dalam bahagian-bahagian kecil supaya satu orang dapat ditugaskan tanggungjawab untuk setiap bahagian. Dalam membangunkan struktur kerosakan kerja, pengurus projek menganggap banyak faktor seperti kekuatan dan kelemahan anggota pasukan projek, saling bergantung antara tugas, sumber yang ada dan tarikh akhir keseluruhan projek.

Pengurus projek akhirnya bertanggungjawab untuk kejayaan projek itu, tetapi dia tidak boleh melakukan kerja sendiri. WBS adalah alat yang digunakan oleh pengurus projek untuk memastikan akauntabiliti projek kerana ia memberitahu penaja projek, ahli pasukan projek dan pemegang kepentingan yang bertanggungjawab untuk apa. Sekiranya pengurus projek prihatin tentang tugas, pengurus projek tahu siapa yang perlu dijawab mengenai kebimbangan itu.

05 Anggaran

Bajet projek menunjukkan jumlah wang yang diperuntukkan untuk mencapai projek. Pengurus projek bertanggungjawab untuk menyebarkan sumber-sumber ini dengan sewajarnya. Bagi projek yang mempunyai vendor, pengurus projek memastikan penghantaran yang diselesaikan mengikut terma kontrak, memberi perhatian khusus kepada kualiti. Beberapa belanjawan projek merujuk kepada pelan sumber manusia.

06 Pelan Sumber Manusia

Pelan sumber manusia menunjukkan bagaimana projek itu akan dikendalikan. Ia kadangkala dikenali sebagai pelan kakitangan. Pelan ini menentukan siapa yang akan berada di dalam pasukan projek dan berapa banyak komitmen masa yang dijangkakan oleh setiap orang. Dalam membangunkan pelan ini, pengurus projek berunding dengan ahli pasukan dan penyelia mereka mengenai berapa banyak masa setiap ahli pasukan dapat menumpukan kepada projek itu. Sekiranya kakitangan diperlukan untuk berunding dengan projek tetapi bukan sebahagian daripada pasukan projek, ia juga didokumenkan dalam pelan kakitangan. Sekali lagi, penyelia yang sesuai dirujuk.

07 Pelan Pengurusan Risiko

Banyak perkara yang boleh salah dalam sesuatu projek. Walaupun setiap bencana yang mungkin berlaku atau gangguan kecil tidak dapat dijangkakan, ramai boleh diramalkan. Dalam pelan pengurusan risiko, pengurus projek mengenal pasti risiko kepada projek, kemungkinan risiko tersebut akan berlaku dan strategi untuk mengurangkan risiko tersebut. Pengurus projek mencari input daripada penaja projek, pasukan projek, pihak berkepentingan dan pakar dalaman.

Strategi mitigasi disediakan untuk risiko yang mungkin berlaku atau mempunyai kos yang tinggi yang berkaitan dengannya. Risiko yang tidak mungkin berlaku dan orang-orang yang mempunyai kos rendah dinyatakan dalam rancangan itu; Walau bagaimanapun, mereka mungkin tidak mempunyai strategi mitigasi.

Pelan Komunikasi 08

Pelan komunikasi menggariskan bagaimana projek akan disampaikan kepada pelbagai khalayak. Sama seperti struktur kerosakan kerja, rancangan komunikasi memberikan tanggungjawab untuk menyelesaikan setiap komponen kepada ahli pasukan projek.

Setiap mesej mempunyai khalayak yang diharapkan. Pengurus projek memastikan setiap mesej disesuaikan dengan khalayaknya yang spesifik. Pelan komunikasi membantu pengurus projek memastikan maklumat yang betul mendapat kepada orang yang tepat pada masa yang tepat.

Pelan Pengurusan Stakeholder

Pelan pengurusan pemegang saham mengenalpasti bagaimana pemegang kepentingan akan digunakan dalam projek tersebut. Kadangkala pihak berkepentingan hanya perlu menerima maklumat. Itu boleh dijaga dalam pelan komunikasi. Sekiranya lebih banyak diperlukan daripada pihak berkepentingan, rancangan pengurusan pihak berkepentingan menggariskan bagaimana ia akan diperolehi.

10 Ubah Pelan Pengurusan

Pelan pengurusan perubahan meletakkan rangka kerja untuk membuat perubahan kepada projek. Pengurus projek cenderung ingin mengelakkan perubahan pada projek; Walau bagaimanapun, perubahan kadang-kadang tidak dapat dielakkan. Pelan pengurusan perubahan menyediakan protokol dan proses untuk membuat perubahan. Adalah penting untuk akauntabiliti dan ketelusan bahawa penaja projek, pengurus projek, dan ahli pasukan projek mengikuti rancangan pengurusan perubahan.