Apa Yang Perlu (dan Harus Tidak) Anda Tempatkan dalam Fail Personil Pekerja
Di lain-lain, akses terhad kepada kakitangan HR dan pekerja boleh meminta akses kepada rekod mereka. Peguam juga boleh memanggil kandungan rekod kakitangan bagi tindakan undang-undang dan aduan Suruhanjaya Peluang Pekerjaan (EEOC) yang sama .
Seorang bekas pekerja juga boleh meminta salinan catatan kakitangannya.
Dengan semua potensi penggunaan dan potensi penonton rekod personel anda, majikan mesti berhati-hati untuk mengekalkan dokumentasi yang tidak berat sebelah, fakta mengenai sejarah pekerjaan pekerja dalam rekod personil anda. Oleh itu, gunakan garis panduan umum ini untuk dokumentasi yang anda simpan dalam rekod kakitangan organisasi anda.
Garis panduan umum untuk kandungan fail kakitangan pekerja
- Maklumat dalam rekod kakitangan mestilah faktual. Pendapat kakitangan Penyelia atau Sumber Manusia; nota rawak; gosip; khabar angin yang tidak berasas; soalan, laporan, atau dakwaan tattletale dari pekerja lain yang tidak dijelaskan; tuduhan tidak dikejar, disiasat, dan disimpulkan; dan sebarang maklumat, ulasan, atau nota lain yang tidak faktual, hendaklah dikecualikan daripada fail kakitangan pekerja.
Salah satu contoh yang paling buruk mengenai komen yang menyinggung bahawa pengurus HR ditemui memfailkan rekod kakitangan, melibatkan nota wawancara pengurus pengambilan pekerja. Satu menyatakan: "Mungkin terlalu gemuk untuk bangun dan turun tangga seperti yang diperlukan." Bayangkan pekerja, seorang peguam, dan pekerja dan penyelia masa depan membaca ulasan seperti ini.
Di syarikat lain, pengurus mendapati nota yang tidak berasas bahawa pengurus dan orang lain telah dimasukkan ke dalam fail pekerja seperti, "Mary marah kerana dia tidak mendapat kenaikan gaji. Dia perlahan kerja dengan sengaja untuk mendapatkan walaupun dengan pengurusnya." Lihat masalah?
- Rekod kakitangan hendaklah dipertimbangkan dengan teliti kepada lokasi fail yang sesuai. Tentukan satu protokol untuk rekod kakitangan syarikat anda berdasarkan undang-undang negeri dan Persekutuan , undang-undang pekerjaan seperti Akta Portability dan Akauntabiliti Insurans Kesihatan 1996 (HIPAA) , dan amalan terbaik majikan.
Kemudian, berpegang dengan protokol. Anda tidak mahu mencari alasan doktor secara rawak yang dimasukkan ke dalam fail kakitangan apabila mereka berada dalam fail perubatan. Nor, adakah anda mahu rasional dan justifikasi untuk promosi pekerja dalam fail gaji.
Anda juga tidak mahu rekod keputusan pengambilan pekerja yang melibatkan pemeriksaan latar belakang atau nota dari perbincangan dengan bekas majikan dalam fail personel.
- Penyelia, pengurus dan pekerja lain yang menempatkan dokumentasi dalam rekod kakitangan mesti dilatih untuk menulis dokumentasi dengan sewajarnya. Menyatakan teguran pekerja bahawa pekerja adalah deadbeat lengkap tidak akan memenangi rekod kakitangan anda apa-apa hadiah, tetapi penyelia tidak terlatih telah diketahui menulis kenyataan yang sama.
Lebih baik lagi, hadkan akses kepada fail kepada kakitangan HR anda yang bertanggungjawab untuk rekod dan mengetahui apa yang sepatutnya dan tidak patut diletakkan dalam fail kakitangan. - Baki maklumat yang anda letakkan dalam rekod kakitangan untuk memasukkan kedua-dua aspek positif dan negatif dari sejarah pekerjaan pekerja. Sering kali, rekod kakitangan menekankan setiap kejadian negatif dan terlepas komponen positif.
- Kenali perbezaan antara nota peribadi penyelia mengenai kakitangan pelapornya dan rekod kakitangan syarikat rasmi. Nota pengawas yang digunakan untuk penambahbaikan prestasi , untuk menjejaki projek dan penyelesaian matlamat, dan untuk menentukan rancangan penambahan dan prestasi yang adil, misalnya, tergolong dalam fail peribadi penyelia, bukan dalam rekod kakitangan rasmi syarikat.
Mengiktiraf juga keperluan untuk melatih penyelia dalam cara mengambil nota dan menyelenggara dokumentasi dalam fail pengurusannya. Kriteria yang sama untuk fakta, bukan pendapat, dan contoh khusus, bukan khabar angin, terpakai kepada nota peribadi.
Nota peribadi penyelia boleh dipenjarakan dalam contoh tuntutan mahkamah, jadi berhati-hati adalah disyorkan walaupun untuk nota peribadi. Amalan penyelia yang menyimpan salinan rekod yang wujud dalam fail pegawai kakitangan rasmi dalam fail pengurusan mereka tidak digalakkan.
- Dokumentasi pengambilan dan nota temubual menunjukkan sedikit kekacauan. Amalan terbaik adalah untuk mengekalkan fail yang berasingan untuk setiap jawatan yang anda isi yang merangkumi semua dokumentasi yang berkaitan dengan mengisi jawatan itu dari pengeposan kerja ke pemeriksaan rujukan. Resume, surat lamaran, dan aplikasi pemohon termasuk dalam fail ini kecuali anda perlu memindahkan permohonan pekerja yang diupah ke fail kakitangan pekerja.
Fail ini mempunyai senarai semak dan borang rasmi yang berusaha untuk mewakili perwakilan kelayakan berpotensi pekerja dan menyokong keputusan anda untuk mengupah calon yang paling berkelayakan. Pendapat dan nota pengurus pengambilan yang diambil semasa proses pengambilan pekerja tidak termasuk dalam fail ini. Sumber Manusia boleh mengumpul nota ini untuk mengekalkan dokumentasi lengkap mengenai keputusan pekerjaan, tetapi mereka tidak termasuk dalam rekod kakitangan.
- Dokumentasi fakta mengenai keputusan pekerjaan seperti kenaikan pangkat , pemindahan kepada peluang sisi , dan kenaikan gaji tergolong dalam rekod kakitangan. Pendapat penyelia atau HR mengenai pekerja tidak. Dokumentasi tindakan disiplin rasmi seperti amaran bertulis juga termasuk dalam fail kakitangan pekerja.
Contoh dokumentasi khusus yang tidak sepatutnya dalam rekod kakitangan
Maklumat berikut tidak harus diletakkan di dalam rekod kakitangan. Dokumentasi mungkin memerlukan fail berasingan, boleh diklasifikasikan sebagai nota penyeliaan atau pengurusan, atau tidak boleh disimpan oleh majikan.
- Sebarang maklumat perubatan tergolong dalam fail perubatan .
- Maklumat penggajian tergolong dalam fail gaji .
- Dokumen yang merangkumi Nombor Keselamatan Sosial pekerja atau maklumat mengenai pengelasan dilindungi pekerja seperti umur, bangsa, jantina, asal negara, kecacatan, status perkahwinan, kepercayaan agama dan sebagainya tidak boleh disimpan dalam fail personel.
- Dokumentasi penyeliaan untuk tujuan menguruskan kerja pekerja, penetapan matlamat, maklumbalas yang disediakan dan sebagainya hendaklah difailkan dalam folder peribadi, penyelia atau pengurus.
- Bahan siasatan termasuk aduan pekerja, wawancara saksi, wawancara pekerja, penemuan, cadangan peguam, dan penyelesaian, serta tindak lanjut untuk memastikan tidak ada tindak balas , harus tinggal di dalam file penyidikan yang terpisah dari rekod personil.
- Fail pekerja I-9 dalam bentuk fail I-9 atau lokasi , dari rekod kakitangan pekerja.
- Periksa pemeriksaan latar belakang termasuk sejarah jenayah, laporan kredit dan sebagainya, dan keputusan pengujian dadah dalam fail berasingan yang tidak dapat diakses oleh penyelia, pengurus, dan pekerja. SHRM mencadangkan sama ada fail berasingan atau mengesyorkan bahawa maklumat ini juga boleh difailkan dalam fail perubatan pekerja.
- Rekod Kesempatan Pekerja yang sama seperti borang pengenalan diri dan laporan kerajaan tidak boleh disimpan dalam fail kakitangan atau di mana sahaja penyelia mempunyai akses.
Sekiranya anda mengikuti garis panduan ini, organisasi anda menyimpan sejarah pekerjaan dan rekod peribadi yang boleh dipercayai, disokong dengan berkesan di lokasi yang sesuai.
Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh khalayak seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.