Seperti penyelia, salah satu cara terbesar penaja projek menyokong pengurus projek adalah melalui menangani isu-isu hanya seseorang yang mempunyai pengaruh organisasi penaja projek boleh mengendalikan.
Apabila pengurus projek menghadapi masalah hanya penaja projek boleh menyelesaikannya, di sini adalah perkara-perkara yang perlu dilakukan pengurus projek.
Ekzos Semua Pilihan Lain
Penaja projek cenderung berada di peringkat organisasi di mana kebanyakan keputusan adalah sukar kerana jika keputusan mudah, ia dibuat pada tahap yang lebih rendah. Mereka perlu membuat keputusan yang sukar dengan cepat kadang-kadang dengan maklumat yang terhad.
Sebagai pengurus projek, anda perlu memastikan anda telah habis semua pilihan lain untuk menyelesaikan masalah anda sebelum pergi ke penaja projek. Sebagai contoh, katakan anda mempunyai ahli pasukan projek yang tidak memenuhi komitmennya. Sebelum mengambil isu ini kepada penaja projek, anda harus cuba menyelesaikan masalah satu-satu dengan ahli pasukan projek. Apabila itu tidak berfungsi, anda perlu pergi ke penyelia ahli pasukan. Setelah itu gagal menyelesaikan masalah, anda boleh mengambil masalah ini kepada penaja projek. Anda telah meletihkan pilihan anda untuk menyelesaikan isu-isu dari bawah ke bawah.
Sekarang, penaja projek boleh bekerja pada isu itu dari atas ke bawah. Penaja projek harus menyelesaikan masalah dengan rakan sebayanya dan memberitahu anda mengenai tindakan mereka yang telah dipersetujui.
Perkara terakhir yang anda mahu lakukan adalah dengan menunaikan penaja projek dengan resolusi yang anda dapat melaksanakan di bawah kuasa anda sendiri tanpa sebarang bantuan.
Kadang-kadang ini berlaku. Semua orang membuat kesilapan. Ketahui dari situasi ini apabila ia berlaku, dan anda akan menjadi pengurus projek yang lebih baik untuknya. Keesokan harinya keadaan yang sama muncul, anda akan mengendalikannya dengan lebih baik daripada yang anda lakukan sebelum ini.
Jadilah Tertentu Mengenai Apa yang Anda Perlu
Walaupun penaja projek terbiasa bekerja dari maklumat yang tidak lengkap, seorang pengurus projek tidak boleh meninggalkan maklumat yang relevan. Adalah penting untuk penaja projek mempunyai konteks untuk situasi yang memerlukan perhatiannya.
Apabila penaja projek mempunyai konteks yang sesuai untuk keputusan tersebut, spesifik tentang apa yang anda perlukan dari penaja. Adakah anda memerlukan arahan untuk meneruskannya? Adakah anda memerlukan kebenaran untuk mengambil tindakan tertentu? Adakah anda memerlukan masalah diselesaikan? Adakah anda memerlukan sumber yang anda tidak dapat memperoleh sendiri?
Jika anda tidak berfikir dengan tepat apa yang anda perlukan, anda mungkin akan membuat keputusan mengenai apa yang anda perlukan tetapi kemudian anda akan tersilap. Fikirkan isu sebelum mengambilnya kepada penaja untuk meminimumkan risiko membuang masa masing-masing.
Simpan Permintaan Anda Terfokus
Penaja projek adalah orang yang sibuk. Isu-isu tidak terhitung menarik pada jadual mereka menghisap masa mereka.
Apabila pengurus projek mempunyai keperluan sebenar untuk masa penaja projek, ini bukan perkara yang buruk atau pencerobohan pada masa penaja.
Masa yang dibelanjakan dengan pengurus projek dan penaja projek harus sangat produktif. Pastikan permintaan anda difokuskan supaya anda hanya menggunakan masa sponsor anda sekiranya perlu.
Oleh kerana penaja anda mengalami produktiviti secara bersamaan dengan anda, dia akan menantikan pertemuan anda. Orang-orang di peringkat tinggi organisasi sering menghabiskan masa mereka dalam mesyuarat yang tidak produktif yang mesti dihadiri. Mengambil bahagian dalam mesyuarat yang produktif boleh menjadi perubahan pantas untuk penaja projek anda.