Bagaimana untuk mencari rekod penting dengan cepat dan mudah
Satu-satunya masa yang anda fikirkan tentang dokumen penting anda adalah apabila anda memerlukannya. Dan, seringkali, anda tidak dapat mencari mereka apabila anda memerlukannya kerana anda sama ada tidak mempunyai sistem yang teratur dan berpusat untuk menyimpan dokumen penting anda dan / atau kali terakhir anda memerlukannya, anda hanya melemparkannya kembali ke laut kertas di pejabat rumah anda dan bukannya meletakkannya di mana ia berada.
Bunyi akrab?
Dengan semua kertas penting anda tersebar di seluruh rumah anda, anda membuang banyak masa dan tenaga mencari mereka. Anda juga berisiko kehilangan sebahagian daripada mereka sepenuhnya. Tetapi dengan beberapa langkah mudah, anda boleh menyusun dokumen kertas penting anda dalam satu jam hujung minggu ini!
Anda memerlukan kabinet pemfailan dua laci kecil atau kotak fail gantung yang mudah alih, fail gantung berwarna-warni (6 warna yang berbeza), folder berbilang tab manila, dan tahan api yang selamat (pilihan). Atau anda boleh membeli sisipan besar dan sisipan tab. Sebaik sahaja anda mempunyai barang-barang di sini adalah enam langkah yang anda akan ikuti untuk menyusun kertas kerja anda.
Langkah Pertama: Kumpulkan semua dokumen anda
Sebelum anda dapat mengatur semua dokumen penting anda, anda mesti mencarinya. Ini kadang-kadang lebih mudah dikatakan daripada dilakukan.
Semak pejabat rumah anda seperti dalam laci dan kertas yang disusun di meja atau meja anda. Semak tumpukan kertas yang mengelilingi meja countertops dapur serta laci dapur dan bakul.
Lihatlah di bilik tidur dan bilik tidur bilik tidur anda (anda boleh meninggalkan mereka di sana pada waktu pagi dan lupa tentang mereka). Akhir sekali, tetapi tidak kurangnya, semak dompet atau beg bimbit anda untuk dokumen penting yang anda sengaja masih dibawa (opps).
Langkah Dua: Kategori dokumen anda
Dokumen yang paling penting termasuk dalam enam kategori berikut.
Susun semua dokumen terkumpul anda seperti berikut:
- Rekod rumah dan harta tanah - gadai janji, harta benda, projek pembaikan rumah dan resit, manual perkakas dan jaminan, maklumat cukai harta, dasar insurans rumah dan manual
- Rekod Auto - tajuk, rekod penyelenggaraan, dasar dan maklumat insurans, maklumat pinjaman dan rekod pembayaran
- Rekod kesihatan - polisi insurans, manual manfaat insurans kesihatan, penjelasan mengenai manfaat perubatan, bil doktor, senarai preskripsi, maklumat perbelanjaan yang fleksibel, resit perubatan, arahan perubatan, polisi insurans hayat
- Rekod kewangan - penyata bank, pulangan cukai, rekod potongan cukai, rekod pelaburan, rekod pinjaman, penyata kad kredit
- Rekod elektronik - kontrak telefon bimbit dan manual; resit jualan dan jaminan untuk komputer, komputer riba, dan iPad; kabel dan rancangan Internet dan bil; resit jualan router tanpa wayar dan manual
- Rekod peribadi - sijil kelahiran, sijil perkahwinan, sijil perceraian, kertas jagaan, maklumat keselamatan sosial, rekod imunisasi, pasport, rekod perkhidmatan ketenteraan, rekod pembaptisan dan pengesahan, kehendak, pelan pengebumian dan maklumat tapak pengebumian. Jika anda mempunyai haiwan kesayangan, anda juga boleh memasukkan dokumen penting mereka seperti maklumat veterinar dan vaksin dalam kategori ini.
Langkah Tiga: Cari dokumen penting anda
Kebanyakan dokumen penting anda boleh disimpan dalam kabinet pemfailan biasa atau kotak fail gantung mudah alih. Terdapat beberapa, bagaimanapun, yang benar-benar perlu disimpan dalam pilihan penyimpanan selamat atau luar tapak api yang tahan api seperti peti simpanan keselamatan.
Dokumen penting adalah dokumen yang sangat sukar atau sangat memakan waktu untuk menggantikannya. Mereka mungkin mengandungi maklumat peribadi sensitif yang boleh dikompromikan sekiranya berlaku pemecahan atau rompakan. Sekiranya rumah anda dimusnahkan oleh kebakaran atau banjir anda mahu dokumen-dokumen penting ini tetap utuh.
Bagi kebanyakan orang, dokumen berikut akan dianggap penting: maklumat keselamatan sosial, sijil kelahiran, polisi insurans bersama maklumat, agen, harta, hakmilik kereta, pasport anda dan sebarang kontrak atau perjanjian yang memerlukan tandatangan asal anda.
Buat senarai induk semua dokumen penting yang anda letakkan di dalam fireproof anda yang selamat atau dalam pilihan penyimpanan di luar tapak.
Langkah Empat: Duplikat dompet anda
Kebanyakan kita membawa maklumat penting dalam dompet kita setiap hari. Adakah anda tahu semua yang ada di dompet anda? Apa yang akan anda lakukan jika dompet anda hilang atau dicuri?
Buat salinan lesen memandu anda, kad penderma, kad insurans kesihatan, kad keahlian seperti kad kesetiaan kedai runcit gimnasium, kelab gudang, dan, yang paling penting, semua kad kredit dan debit (salinan depan dan belakang). Simpan salinan ini dengan dokumen kertas penting anda yang lain:
Langkah Lima: Buat sistem pemfailan yang mudah
Semakin mudah sistem pemfailan, semakin besar kemungkinan anda menggunakannya secara konsisten. Ambil setiap kategori dokumen penting dan serahkan ia sebagai warna fail gantung:
- Rekod Laman Utama dan Harta
- Rekod Auto
- Rekod Kesihatan
- Rekod Kewangan
- Rekod Elektronik
- Rekod Peribadi
Tambah bilangan gantung yang sesuai ke sistem pemfailan anda untuk jumlah dokumen yang anda ada dalam setiap kategori.
Gunakan folder manila dan buat folder untuk setiap dokumen individu dalam setiap kategori. Letakkan folder di bahagian fail gantung yang sesuai.
Sekiranya anda membeli tiga bingkai pengikat dan sisipan besar, tandakan tab dengan nama rekod di atas, lubang kertas punch semua dokumen dan aturnya. Sekiranya kertas itu tidak boleh menjadi lubang kertas, lubang kertas punch folder dan letakkan dokumen dalam folder.
Sekarang, jika kerja kertas bukanlah perkara anda, ini mungkin masa yang membebaskan anda. Anda boleh mengimbas semua dokumen ini, simpannya ke cakera keras, dan kemudian cincang semuanya. Tetapi gunakan budi bicara anda sendiri kerana beberapa kerja kertas lebih baik disimpan diselamatkan. Gunakan penghakiman terbaik anda.
Penyelenggaraan yang berterusan
Sekarang kertas-kertas penting anda dianjurkan, buatlah mereka teratur. Setiap bulan apabila anda membayar bil anda, memfailkan sebarang dokumen baru dalam seksyen yang sesuai dalam sistem pemfailan anda. Pada masa yang sama, cari sebarang dokumen yang anda alih keluar dari sistem semasa bulan yang mungkin masih keluar dari sistem pemfailan. Re-file mereka. Sekurang-kurangnya dua kali setahun, semak semula dokumen dalam sistem pemfailan anda untuk melihat apakah ada yang boleh dibersihkan. Jadual yang baik untuk mengikuti adalah pada awal tahun dan pada akhir setiap tahun sekolah.
Dengan sedikit usaha, anda boleh meraih faedah jangka panjang dengan mengatur dokumen kertas penting anda.
Diedit oleh Elizabeth McGrory.