Peranan setiausaha undang - undang , yang juga dikenali sebagai pembantu pentadbiran dan pembantu undang-undang, telah berkembang dalam dua dekad yang lalu. Sebagai teknologi terus mengubah pejabat undang-undang, setiausaha undang-undang telah melampaui peranan tradisional menaip dan menjawab telefon untuk melaksanakan aktiviti bernilai tinggi yang dikhaskan untuk kakitangan profesional dan pengurusan seperti memilih vendor, menguruskan hubungan klien dan merangka dokumen undang-undang.
Walau bagaimanapun, walaupun persekitaran amalan setiausaha undang-undang, saiz firma atau kepakaran undang-undang, tanggungjawab teras tertentu tetap sama. Untuk berjaya di pejabat undang-undang hari ini atau jabatan undang-undang korporat, setiausaha undang-undang mesti menguasai 10 kemahiran di bawah. Untuk lebih banyak kejayaan sebagai setiausaha undang- undang atau pembantu undang - undang , mengkaji sifat - sifat ini setiausaha undang-undang yang berjaya .
01 Kemahiran Teknologi
Banyak peguam tidak mempunyai masa atau keahlian untuk mengendalikan teknologi pejabat undang-undang. Mereka bergantung kepada setiausaha undang-undang berteknologi untuk melaksanakan pelbagai tugas berasaskan komputer seperti: membuat spreadsheet, menyediakan persembahan, memasuki masa untuk tujuan pengebilan, membuat dan menaip dokumen, mengekalkan kalendar dan mengesan tarikh akhir.
Oleh itu, setiausaha undang-undang yang mahir dalam pelbagai aplikasi perisian komputer akan mempunyai peluang kerjaya yang paling. Beberapa teknologi paling biasa yang setiausaha undang-undang mesti menguasai termasuk:
- Pemprosesan perkataan
- Spreadsheet
- Persembahan
- Pengurusan dokumen
- Masa & Pengebilan
- Calendar & Docketing
- Transkripsi
- Penerbitan atas meja
- Persidangan video
02 Kepakaran Interpersonal
Setiausaha undang-undang berinteraksi setiap hari dengan peguam, paralegals, kakitangan, pelanggan, menentang penasihat, kakitangan kehakiman, vendor dan pihak ketiga yang lain.
Oleh itu, kemahiran interpersonal dan komunikasi yang terkemuka adalah penting. Di samping hubungan bersemuka, setiausaha berkomunikasi melalui sistem e-mel, telefon, dan sistem persidangan video.
03 Kemahiran Menulis
Fikirkan peguam melakukan semua tulisan? Fikir semula. Setiausaha undang-undang sering bertanggungjawab merangka surat-menyurat rutin dan memo fail serta dokumen perundangan seperti dokumen perundingan, percakapan, penemuan dan transaksi.
Penulisan adalah sebahagian daripada tugas setiausaha undang-undang; mereka yang membangunkan kemahiran menulis yang kuat akan menjadi sangat penting kepada peguam yang mereka bantu.
04 Kemahiran Organisasi
Peguam adalah terkenal tidak teratur. Oleh kerana setiausaha undang-undang adalah "tangan kanan" peguam, " kemahiran organisasi adalah penting untuk mengurus amalan undang-undang atau jabatan undang-undang korporat secara cekap.
Setiausaha undang-undang mesti mengekalkan kertas dan fail elektronik, menguruskan projek, mengesan beberapa tarikh akhir, mengekalkan kalendar, menjadualkan mesyuarat, menyusun acara dan menyimpan semuanya dengan teratur dan mudah.
05 Keterampilan Transkripsi
Kemahiran transkripsi adalah asas kepada amalan kesetiausahaan. Sebagai tambahan kepada kelajuan menaip cepat (keperluan majikan berbeza dari 50 hingga 100 perkataan seminit), kemahiran mendengarkan yang berminat diperlukan untuk memahami fail-fail dikte suara.
Tatabahasa, ejaan, perbendaharaan kata, dan kemahiran bahasa yang kuat diperlukan serta pemahaman mengenai terminologi undang-undang. Di samping itu, setiausaha mestilah mahir dalam aplikasi pemprosesan perkataan dan peralatan transkripsi.
06 Perhatian kepada Butiran
Perhatian terhadap perincian adalah kritikal dalam profesion undang-undang. Sebagai contoh, menaip $ 600,000 dalam tawaran penyelesaian bukan $ 60,000 boleh menanggung firma anda seorang pelanggan. Setiausaha undang-undang mengendalikan minutiae amalan undang-undang harian dan perhatian terhadap perincian adalah penting dalam hampir setiap tugas setiausaha daripada merangka dan membuktikan dokumen-dokumen untuk menjadualkan mesyuarat dan menetapkan tarikh akhir.
07 Kepelbagaian dengan Dokumen Hukum dan Istilah Terminologi
Apakah perbezaan antara setiausaha dan setiausaha undang - undang ? Setiausaha undang-undang biasa dengan semua perkara yang sah. Terma seperti panggilan sepina, pro se dan voir dire tidak akan mengganggu mereka.
Mereka memahami nuansa prosedur undang-undang dan mengetahui cara membuat dan memformat dokumen pembelaan, penemuan dan transaksi.
08 Kerja berpasukan
Kerja berpasukan adalah penting kepada peranan setiausaha undang-undang dalam memberikan perkhidmatan undang-undang. Dalam semua tetapan amalan - dari jabatan undang-undang korporat yang besar kepada pengamal solo - setiausaha undang-undang mesti berpersatuan dengan peguam, paralegals, setiausaha, kerani fail , vendor dan lain-lain untuk menyampaikan perkhidmatan undang-undang dengan berkesan.
Setiausaha undang-undang yang paling cekap tahu bagaimana untuk bekerjasama dengan rakan sekerja dan bekerjasama dengan pihak ketiga untuk mendapatkan pekerjaan itu.
09 Kemahiran Multi-Tasking
Kebanyakan setiausaha undang-undang bekerja untuk lebih daripada satu orang pada lebih daripada satu fail. Pada masa yang sama melaksanakan pelbagai tugas adalah sifat kedua kepada setiausaha undang-undang yang berwibawa.
Mereka tahu bagaimana untuk mengimbangi pelbagai tugasan dan keutamaan bersaing dan bagaimana untuk menguruskan beban kerja yang semakin meningkat di pejabat undang-undang sibuk hari ini di mana satu orang kerap melakukan tugas tiga.
10 Kemahiran penyelidikan
Setiausaha undang-undang melakukan penyelidikan internet untuk pelbagai tugas seperti mencari arahan, mengumpulkan maklumat klien, meneliti persaingan dan mencari saksi pakar.
Banyak setiausaha undang-undang, terutamanya yang berada di pejabat undang-undang kecil, juga melaksanakan tugas paralegal , termasuk penyelidikan undang-undang, mengutip menyemak dan mengesan undang-undang kes. Mempelajari platform penyelidikan undang-undang seperti Westlaw atau Lexis / Nexis dapat memberikan kelebihan persaingan.