Setiausaha Litigasi bekerja di firma undang-undang dari semua saiz. Beberapa setiausaha memberikan sokongan pentadbiran semata-mata. Walau bagaimanapun, setiausaha dalam banyak firma melaksanakan peranan hibrid, berfungsi sebagai kedua-dua setiausaha dan litigasi paralegal.
Berikut adalah beberapa fungsi yang paling umum dari setiausaha litigasi sepanjang kitaran hayat litigasi.
Peranan kesetiaan bergantung kepada firma, jenis amalan litigasi, dan saiz kakitangan.
Pemeriksaan Kes
Dalam firma plaintif, langkah pertama kes adalah menyaring kes untuk merit. Adakah pelanggan yang berpotensi mempunyai sebab tindakan? Adakah sebarang konflik wujud? Setiausaha boleh membantu menyediakan borang pemeriksaan kes dan menjadualkan pertemuan awal antara peguam dan klien yang berpotensi. Dalam sesetengah kes, setiausaha akan melengkapkan pemeriksaan awal dengan menanyakan soalan klien berpotensi melalui telefon. Jika pelanggan ditandatangani, setiausaha akan menubuhkan fail kes baru, dan menghantar kontrak pengekalan dan dokumen lain kepada pelanggan.
Siasatan
Dalam banyak kes, pihak-pihak melakukan siasatan sebelum tuntutan mahkamah difailkan. Siasatan ini mungkin melibatkan mencari dan menemuramah saksi, memeriksa tapak kemalangan dan mengumpul dokumentari dan bukti lain. Setiausaha litigasi boleh membantu dalam proses dengan menjadualkan mesyuarat dan persidangan telefon bagi pihak peguam, membuat senarai saksi, mengendalikan bukti, dan dokumen lain dan mewujudkan sistem pemfailan yang boleh dipercayai untuk kedua-dua dokumen kertas dan elektronik.
Pelepasan
Sekiranya tuntutan undang-undang difailkan, setiausaha akan menyediakan permohonan dalam satu program pemprosesan perkataan. Permohonan itu termasuk saman, aduan, afidavit, permintaan kemasukan, dan usul. Setiausaha litigasi akan sering membuat pengikat bergelut yang menganjurkan dan mengindeks semua tuntutan untuk kes tertentu.
Setiausaha boleh memfailkan dokumen-dokumen ini dengan mahkamah, sama ada secara peribadi atau secara elektronik, walaupun tugas ini sering dilakukan oleh seorang paralegal atau pengutus mahkamah .
Discovery
Penemuan adalah fasa terpanjang proses litigasi. Semasa penemuan, setiausaha litigasi boleh melaksanakan semua atau beberapa tugas berikut:
- Menyediakan dokumen penemuan dalam sistem pemprosesan perkataan, termasuk interrogatories dan permintaan pengeluaran
- Menaip, menghantar, dan menjejaki sepina
- Penjadualan berjadual dengan pelbagai pihak, termasuk peguam, pelanggan, penentang peguam dan pemberita mahkamah
- Penjadualan peperiksaan perubatan bebas dan pelantikan lain yang diperlukan oleh Peraturan Tatacara Sivil
- Mewujudkan pengikat penemuan; mengindeks dan memfailkan dokumen penemuan
- Menyusun dan memfailkan dokumen kes
- Peperiksaan tapak penjadualan
- Mencari dan berkomunikasi dengan pakar; menganjurkan dan memfailkan laporan pakar
Pra-Percubaan
Sebaik sahaja tarikh perbicaraan ditetapkan, setiausaha membantu pasukan undang-undang menyediakan persidangan. Peranan setiausaha termasuk:
- Menaip dan memformat dokumen pra-percubaan termasuk motions, briefings, subpoenas, dan senarai saksi
- Mengumpul dan menganjurkan pameran
- Mewujudkan, menganjurkan dan / atau mengindeks pengikat percubaan
- Membantu untuk menganjurkan ujian mengejek
- Mengesan tarikh akhir dan menghantar peringatan kepada pasukan undang-undang
- Cite-checking dan briefreading briefing dan dokumen undang-undang
- Memastikan dokumen itu diformatkan dengan betul dengan mematuhi peraturan mahkamah
- Menyelaras saksi
Percubaan
Setiausaha litigasi melakukan peranan sokongan penting semasa perbicaraan. Tugasnya boleh termasuk:
- Menyediakan, menaip dan memformat dokumen percubaan
- Menyelaras persediaan carta, graf, dan lain-lain ruang sidang
- Penjadualan kurir, wartawan mahkamah, dan saksi ahli
- Menyusun, memfailkan dan menguruskan dokumen, pameran, dan pengikat percubaan
- Menyelaras perjalanan perjalanan untuk peguam, saksi, pelanggan, dan lain-lain
Tugas Pentadbiran Lain
Bagi mereka yang bekerja di pihak pembelaan, setiausaha litigasi akan memasuki waktu peguam dan paralegal yang dibelanjakan untuk setiap kes ke dalam masa dan sistem pengebilan firma.
Dia juga akan menghantar invois berkala kepada pelanggan dan membuat susulan pada pembayaran lewat. Lain-lain tugas umum yang dilakukan oleh setiausaha litigasi termasuklah:
- Menghasilkan maklumat dengan menyalin, memformat, memasukkan, mengambil, menyalin dan menghantar teks, data, dan grafik
- Tempoh tarikh kes pelacakan
- Sesuai dengan pelanggan, saksi, dan peguam yang menentang
- Menjawab telefon
- Membuat spreadsheet untuk menjejaki kos, pameran, dan maklumat lain
- Mengirimkan imlak
- Mengekalkan sistem docket
- Mengarahkan surat-menyurat, laporan, dan dokumen undang-undang
- Mengadakan persidangan dan mesyuarat peguam
- Menyediakan laporan perbelanjaan
- Mengekalkan kalendar peguam dengan merancang dan menjadualkan persidangan, teleconferences, depositions, dan perjalanan
- Memesan bekalan
Pendidikan Setiausaha Litigasi
Ramai setiausaha litigasi menyempurnakan sijil atau program ijazah bersekutu di sebuah sekolah perdagangan atau kolej komuniti. Walau bagaimanapun, setiausaha dengan ijazah kolej empat tahun mempunyai peluang kemajuan yang paling dalam sebuah firma undang-undang. Latihan Litigasi sering berlaku di tempat kerja. Setiausaha litigasi yang berpengalaman sering berpindah ke peranan lain dalam firma itu, termasuk kedudukan pengurusan paralegal dan pejabat.
Kemahiran dan Pengetahuan Setiausaha Litigasi
Setiausaha Litigasi mesti memiliki pelbagai kemahiran interpersonal, teknologi dan pejabat serta pengetahuan undang-undang dan prosedur. Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan termasuk:
- Kemahiran dengan pemprosesan perkataan, spreadsheet, persembahan dan masa dan perisian pengebilan; kebiasaan dengan suite Microsoft Office
- Kemahiran dengan peralatan transkripsi
- Kemahiran bertulis dan lisan yang sangat baik
- Pengetahuan mengenai dokumentasi litigasi mahkamah dan negeri dan persekutuan dan prosedur pemfailan
- Kemahiran dengan pangkalan data dokumen seperti Ringtail, Summation, dan Concordance
- Pengalaman E-filing
- Pengetahuan tentang prosedur pejabat dan terminologi undang-undang
- Kemahiran menaip kuat
- Kemahiran organisasi peperiksaan dan kemahiran berbilang tugas
- Keupayaan untuk berinteraksi secara profesional dengan semua peringkat kakitangan