Berkonsentrasi kurang pada apa yang anda ingin katakan dan lebih banyak mengenai apa yang anda mahu mereka dengar.
Apa yang saya ingin katakan?
Sama ada anda memberikan arahan kepada pekerja, memesan makanan di drive-through, atau menulis memo yang menerangkan kod pakaian baru yang anda ingin pastikan untuk mendapatkan mata anda.
Anda ingin mengatakan hanya perkara yang betul supaya orang lain memahami titik anda. Kadang-kadang anda mengamalkan apa yang akan anda katakan. Selalunya kita menulis draf memo dan ucapan kita untuk memastikan kita menggunakan perkataan yang betul. Semua ini dilakukan untuk memastikan kami menghantar mesej yang betul.
Buku dan artikel yang tidak terkira banyaknya telah ditulis yang menjelaskan mengapa menghantar mesej yang betul sangat penting dan mengajar anda bagaimana untuk menghantar tepat mesej yang anda mahu hantar. Penulis mereka menekankan pentingnya ringkas, tepat, dan spesifik dalam memilih kata-kata anda, tidak kira sama ada anda menulis atau bercakap. Mereka memberitahu anda bahawa ini adalah cara terbaik untuk merapatkan pandangan anda kepada khalayak anda.
Siapa Penonton Saya?
Kita semua tahu betapa pentingnya penonton kita dalam menentukan apa yang akan kita katakan dan bagaimana kita akan mengatakannya. Menjelaskan nilai sistem telefon baru adalah berbeza jika anda bercakap dengan jabatan kewangan daripada jika anda menangani kakitangan telesales.
Lebih baik anda mengetahui penonton anda lebih mudah untuk anda menyesuaikan mesej anda kepada mereka. Semakin banyak mesej anda disesuaikan dengan khalayak anda, kemungkinan besar anda akan mendapat titik sebentar.
Bagaimana saya boleh mencapai mereka?
Walaupun mesej yang anda hantar adalah penting, mesej penerima mendengar lebih penting lagi.
Jika anda tahu penonton anda, anda biasanya mempunyai idea tentang bagaimana mereka akan menafsirkan atau menapis apa yang anda katakan. Anda boleh menggunakan ini untuk kelebihan anda untuk memastikan mereka menerima mesej yang anda cuba hantar.
Kita semua tahu, misalnya, jika kita menangani sekumpulan graduan pertama kita tidak boleh menggunakan "kata-kata besar" kerana mereka tidak akan dapat. Mereka tidak akan memahami mesej kami. Oleh itu, kita memilih kata-kata yang mereka fahami. Daripada menggunakan "kata-kata besar" yang menyampaikan mesej yang ingin kami hantar, kami menggunakan kata-kata yang kami fikir mereka akan faham. Dengan cara itu mereka akan mendengar mesej kami dan memahaminya.
Jangan cuba menerangkan konsep teknologi kepada akauntan menggunakan istilah teknikal. Jangan gunakan analogi kewangan untuk mendapatkan satu titik ke Jabatan Kreatif. Sekiranya anda mahukan jabatan perkhidmatan anda mengendalikan lebih banyak panggilan setiap hari, beritahu mereka itu. Jangan memberitahu mereka mereka perlu "mengurangkan selang masa antara peluang antara pelanggan."
Menguruskan Isu ini
Untuk meningkatkan peluang anda untuk mendapatkan mata anda, lebih fokus kepada penerima daripada pada penghantar. Rasail mesej anda kepada khalayak anda untuk meningkatkan kefahaman mereka. Jangan bimbang tentang apa yang anda mahu katakan tentang apa yang anda mahu mereka dengar dan faham.