Banyak penulisan untuk perniagaan adalah ceroboh, kurang ditulis, tidak teratur, terkumpul dengan jargon, dan tidak lengkap.
Selalunya ia terlalu panjang atau terlalu pendek. Semua sifat ini menyumbang kepada penulisan perniagaan yang tidak berkesan.
Sama ada anda menulis cadangan jualan, e-mel kepada bos anda, atau manual arahan untuk pakej perisian, terdapat langkah-langkah tertentu yang mesti anda ikuti untuk menjadi berkesan. Ikuti lima langkah berikut:
- Atur bahan anda
- Pertimbangkan penonton anda
- Tuliskan pemikiran anda
- Meneliti bahan anda
- Edit bahan anda
Pertubuhan adalah Kunci
Jika anda tidak menyusun bahan anda, ia tidak akan mengalir dengan baik dan ia tidak masuk akal. Penulisan boleh mudah atau rumit. Apabila menulis e-mel yang mengumumkan mesyuarat kakitangan, ini semudah mengumpul fikiran anda. Sebaliknya, anda mungkin perlu membina garis rumit sebelum bahan selesai jika anda menulis keputusan percubaan farmaseutikal tanah. Walau apa pun tugas itu, tanpa tahap organisasi yang sesuai (walaupun menyusun fikiran anda), anda mungkin tidak termasuk semua yang anda perlukan atau gagal untuk memberi keutamaan kepada topik yang paling penting.
Ketiadaan atau tumpuan yang salah akan membuat penulisan perniagaan anda kurang jelas.
Ketahui Penonton Anda
Sebelum anda mula menulis, fikirkan khalayak anda yang dimaksudkan. Sebagai contoh, persembahan mengenai program 401 (k) baru syarikat anda mungkin mempunyai garis yang sama apabila diberikan kepada CFO anda serta pekerja, tetapi tahap maklumat yang anda sertakan akan berbeza-beza.
Anda juga perlu mempertimbangkan nada. E-mel cepat ke pasukan anda, mengingatkan mereka tentang picknick syarikat tahunan, tidak akan mempunyai nada yang sama seperti pernyataan anda mengenai laporan tahunan syarikat anda.
Juga, ingat bahawa anda akan berkomunikasi dengan lebih berkesan kepada khalayak anda jika anda memberi tumpuan kepada apa yang anda mahu mereka dengar daripada apa yang akan anda katakan .
Satu Perkataan Mengenai Penulisan Baik
Penulis yang baik mempunyai gaya penulisan yang berbeza. Ada yang lebih suka menulis semuanya dan kemudian kembali dan edit. Orang lain lebih suka mengedit kerana mereka pergi bersama. Kadang-kadang gaya pilihan mereka berbeza-beza bergantung kepada apa yang mereka tulis.
Seperti yang anda tulis (atau apabila anda mengedit) sedar panjangnya. Anda harus menggunakan kata-kata yang cukup untuk membuat makna anda jelas, tetapi jangan gunakan kata-kata yang tidak perlu hanya untuk menjadikannya berbunga. Penulisan perniagaan perlu jelas dan ringkas, bukan kata kerja dan bunga. Ingat, tiada seorang pun dalam perniagaan mempunyai masa untuk membaca lebih daripada yang diperlukan.
Sebaliknya, jangan buat terlalu pendek. Anda mesti menulis cukup supaya makna anda jelas dan tidak akan difahami. Bayangkan jika sekeping peralatan di dalam gudang dilabelkan "digunakan tetapi bagus." Tidak jelas jika itu bermakna peralatan telah banyak digunakan, atau peralatan tidak lagi baru tetapi masih berfungsi.
Beberapa kata tambahan akan membuat makna jelas. Juga, elakkan menggunakan jargon atau singkatan kerana ia boleh bermakna perkara yang berbeza kepada pembaca yang berbeza. Tanpa menghiraukan gaya penulisan anda, semua penulis perlu membaca dan mengedit semua bahan bertulis, walaupun e-mel.
Mengesahkan dan Edit
Terlepas dari gaya penulisan anda, semua penulis perlu membaca dan mengedit semua bahan tertulis, walaupun e-mel. Setelah selesai menulis, baca semula karya anda. Anda mungkin perlu mengeditnya. Proofreading sedang membaca semula apa yang anda tulis untuk memastikan semua kata di kepala anda membuatnya dengan betul ke kertas. Oleh kerana otak kita bekerja dengan lebih cepat daripada jari kita, anda boleh menghilangkan kata-kata, berhenti daripada mengakhiri, atau menggunakan homonim yang salah (contohnya, "ada" dan bukannya "mereka"). Proofreading menangkap ralat ini. Jelasnya, proofreading e-mel satu talian mudah dan hanya meliriknya ketika anda menaip mungkin cukup.
Walau bagaimanapun, jika anda menulis manual arahan, pembacaan anda akan menjadi lebih rumit dan mengambil masa yang lebih lama.
Selepas anda membuktikan bahan anda, sudah tiba masanya untuk diedit. Kadang-kadang pembacaan dan pengeditan boleh dilakukan serentak, tetapi ia lebih berkesan apabila ia dilakukan secara berurutan.
Alasan yang anda edit adalah untuk membetulkan atau mengubah apa yang anda tulis untuk menjadikan bunyi bahan (dan baca) lebih baik. Apabila menulis untuk perniagaan, ini bermakna menetapkan kesilapan dan membuat teks sebagai jelas dan ringkas.
Anda Tidak Menulis Novel
Apabila anda menulis untuk perniagaan anda tidak menulis "novel Amerika yang hebat" yang akan datang. Penulisan anda sepatutnya seperti deskriptif seperti yang diperlukan, tetapi anda tidak perlu melukis gambar perkataan yang jelas dengan menggunakan banyak kata-kata dan ucapan besar. Jika anda maksudkan "rumah kaca," jangan tulis "domisil vitreous," tulis "rumah kaca".