Beberapa soalan berjalan melalui fikiran anda:
- Bagaimana saya memulakan?
- Apakah langkah-langkah yang perlu untuk memindahkan projek dari awal ke penutupan?
- Bagaimanakah saya membina pasukan projek berprestasi tinggi?
- Siapa yang saya minta bantuan dalam proses ini? Adakah terdapat penaja eksekutif?
Siaran ini memberi tumpuan kepada membantu sesiapa sahaja yang baru untuk mengetuai inisiatif projek , jawatankuasa, atau pasukan untuk aktiviti yang unik kepada organisasi. Sama ada anda menganjurkan parti percutian atau inisiatif pembangunan produk baru, alat dan proses pengurusan projek wujud untuk menjadikan kebarangkalian kejayaan anda lebih tinggi.
Pertama, fahami 5 peringkat proses projek:
Walaupun saya menggalakkan anda membaca lebih lanjut mengenai setiap 5 tahap secara terperinci, ketahui bahawa mereka adalah:
- Inisiasi: menendang projek.
- Perancangan: merancang semua kerja projek.
- Pelaksanaan: sebenarnya melakukan kerja.
- Menguruskan dan mengawal: semua kerja yang anda lakukan semasa projek untuk memantau kemajuan.
- Penutupan: menyelesaikan dan menyerahkan projek dan menangguhkan pasukan.
Langkah-langkah ini adalah sama bagi setiap projek.
13 Langkah Asas untuk Novice Projek:
- Tentukan Skop: Langkah pertama, dan paling penting, dalam mana-mana projek adalah menentukan skop projek . Apa yang anda sepatutnya lakukan atau buat? Apakah objektif projek? Sama pentingnya ialah menentukan apa yang tidak termasuk dalam skop projek anda. Jika anda tidak mendapat definisi yang cukup dari atasan anda, jelaskan skop diri anda dan hantar semula ke tingkat atas untuk pengesahan. Walaupun contohnya sedikit daripada topik perniagaan, kita semua boleh berkait dengan resepsi perkahwinan. Dalam merancang penerimaan majlis perkahwinan, anda mungkin mempunyai ruang lingkup anda: menyediakan majlis perkahwinan untuk 100 tetamu, lengkap dengan makan malam, bar terbuka, kek perkahwinan dan band live untuk menari mengikut tarikh tertentu dengan kos tidak melebihi $ 20,000.
- Tentukan Sumber-Sumber yang Ada: Apakah orang, peralatan, dan wang anda yang ada untuk anda mencapai objektif projek? Sebagai pengurus projek, anda biasanya tidak akan mempunyai kawalan langsung terhadap sumber-sumber ini tetapi perlu menguruskannya melalui pengurusan matriks .
- Memahami Garis Masa: Bilakah projek itu perlu diselesaikan? Apabila anda membangunkan pelan projek anda, anda mungkin mempunyai kelonggaran dalam cara anda menggunakan masa semasa projek, tetapi tarikh akhir biasanya tetap, seperti halnya penerimaan majlis perkahwinan. Sekiranya anda membuat keputusan untuk menggunakan waktu lebih masa untuk memenuhi jadual, anda perlu menimbangnya terhadap batasan anggaran anda.
- Berkumpul Pasukan Projek Anda: Dapatkan orang di pasukan anda bersama-sama dan mulakan dialog. Mereka adalah pakar teknikal. Itulah sebabnya penyelia fungsinya memberi mereka ke projek itu. Tugas anda adalah untuk menguruskan pasukan.
- Perincian Kerja, Bahagian 1: Apakah kepingan atau komponen utama yang perlu diwujudkan untuk menyiapkan projek? Contohnya, penerimaan majlis perkahwinan memerlukan tahap tinggi: dewan penerimaan, makanan, minuman, kek, tetamu, dan hiburan. Sudah tentu, setiap item yang lebih besar boleh dipecah menjadi banyak item tambahan. Itulah langkah seterusnya.
- Perincian Kerja, Bahagian 2: Dalam contoh resepsi perkahwinan kami di atas, anda mungkin mempunyai pasukan atau orang yang menjaga komponen yang berbeza. Bekerjasama dengan ahli pasukan anda untuk menguraikan butiran yang diperlukan untuk mencapai setiap item utama. Orang yang menjaga makanan harus memahami pilihan, batasan biaya, dan membuat pilihan yang menyokong pencapaian skop . Senaraikan langkah-langkah yang lebih kecil dalam setiap langkah yang lebih besar. Berapa banyak tahap dalam anda pergi ke langkah-langkah yang lebih terperinci dan bergantung kepada saiz dan kerumitan projek anda.
- Membangunkan Pelan Awal: Berkumpul semua langkah anda ke dalam pelan. Cara yang baik untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan jadual pendahuluan yang mengenal pasti perkara-perkara yang mesti mendahului item lain. Amalan pengurusan projek formal memanggil untuk membangunkan apa yang disebut rajah rangkaian dan mengenal pasti laluan kritikal . Walaupun ini mungkin di luar keperluan atau tahap pengetahuan anda, isu utama adalah untuk menyusun aktiviti dalam urutan yang betul dan kemudian memperuntukkan sumber kepada aktiviti tersebut. Soalan untuk bertanya termasuk: Apa yang berlaku dahulu? Apakah langkah seterusnya? Langkah-langkah yang boleh berjalan pada masa yang sama dengan sumber yang berbeza? Siapa yang akan melakukan setiap langkah? Berapa lama ia akan mengambil masa? Terdapat banyak pakej perisian yang hebat yang boleh mengautomasikan banyak butiran ini untuk anda. Tanya orang lain dalam kedudukan yang sama dengan apa yang mereka gunakan.
- Buat Rancangan Baseline Anda: Dapatkan maklum balas mengenai pelan awal anda dari pasukan anda dan dari mana-mana pihak yang berkepentingan. Sesuaikan jadual waktu dan jadual kerja anda untuk menyesuaikan projek ke masa yang tersedia. Membuat apa-apa pelarasan yang diperlukan untuk pelan awal untuk menghasilkan pelan asas.
- Minta Pelarasan Projek: Terdapat hampir tidak ada masa, wang, atau bakat yang cukup untuk projek. Tugas anda adalah untuk berbuat lebih banyak dengan sumber yang terhad daripada yang diharapkan orang. Walau bagaimanapun, terdapat banyak had yang diletakkan pada projek yang semata-mata tidak realistik. Anda perlu membuat kes anda dan membentangkannya kepada bos anda dan meminta had tidak realistik ini berubah. Minta perubahan pada permulaan projek. Jangan tunggu sehingga ada masalah untuk meminta perubahan yang anda perlukan. Walau bagaimanapun, jika projek anda melibatkan perkahwinan, jangan mengharapkan untuk berjaya mendapatkan banyak perubahan penting!
- Bekerja Pelan Anda, tetapi Jangan Die untuk Ia: Membuat rancangan itu penting, tetapi pelan itu boleh diubah. Anda mempunyai rancangan memandu untuk bekerja setiap pagi. Jika satu persimpangan disekat oleh kemalangan, anda menukar rancangan anda dan pergi dengan cara yang berbeza. Lakukan perkara yang sama dengan rancangan projek anda. Tukar mereka seperti yang diperlukan, tetapi sentiasa ingat skop dan sumber daya dalam fikiran.
- Pantau Kemajuan Tim Anda : Anda akan membuat sedikit kemajuan di permulaan projek, tapi mulailah untuk mengawasi apa yang dilakukan semua orang. Itu akan memudahkan untuk menangkap isu sebelum menjadi masalah.
- Dokumen Semuanya: Simpan rekod. Setiap kali anda mengubah pelan dasar anda, tuliskan apa perubahan itu dan mengapa ia perlu. Setiap kali satu syarat baru ditambah kepada projek itu, tulis mana keperluan itu datang dan bagaimana garis masa atau belanjawan diselaraskan kerana itu. Anda tidak boleh mengingati segala-galanya, jadi tuliskannya supaya anda dapat melihatnya pada kajian akhir projek dan belajar dari mereka.
- Pastikan Semua Orang Beritahu: Pastikan semua pemegang kepentingan projek memaklumkan mengenai kemajuan sepanjang masa. Biarkan mereka tahu kejayaan anda semasa anda melengkapkan setiap peristiwa penting, tetapi juga memberitahu mereka tentang masalah sebaik sahaja mereka muncul. Juga, pastikan pasukan anda dimaklumkan. Sekiranya perubahan sedang dipertimbangkan, beritahu pasukan tentang sejauh ini. Pastikan semua orang dalam pasukan menyedari apa yang dilakukan oleh orang lain.
Garisan bawah
Anda tidak perlu menjadi pengurus projek rasmi untuk memimpin inisiatif projek. Walau bagaimanapun, anda harus menggunakan alat dan logik pengurusan projek untuk menjelaskan tujuan anda, memperincikan kerja, membina pasukan, dan melaksanakan dan memantau kerja. Terbaik berjaya!