Elemen Pengurusan Projek Dijelaskan
Projek adalah satu cara ke arah matlamat, dan matlamat akhirnya akan dicapai.
Perniagaan anda mungkin beralih ke projek lain ... atau tidak. Ia mungkin satu objektif sekali.
Projek-projeknya memerlukan keperluan yang semakin meningkat dalam tenaga kerja. Dianggarkan bahawa lebih daripada 15 juta jawatan pengurusan projek baru akan ditambah di seluruh dunia menjelang 2020.
Apakah Pengurusan Projek?
Pengurusan projek bukanlah keseluruhan operasi syarikat anda. Ia hanya satu segmen, pelan terperinci tentang bagaimana anda dan perniagaan anda akan mencapai matlamat tertentu.
Sudah cukup mudah untuk mengatakan anda mahu masuk ke Box A, jadi anda akan mengambil 25 langkah ke arah itu. Tetapi, anda juga harus mempertimbangkan pertimbangan masa dalam pelan projek anda, dan kemungkinan besar anda harus bekerja dalam anggaran. Anda mungkin merangkak 25 langkah itu atau anda mungkin berjoging. Ia bergantung kepada berapa cepat anda mesti ke sana untuk berjaya menyelesaikan projek itu. Anda boleh menyimpan wang dengan berjalan kaki, atau anda boleh menyewa pemandu. Ia bergantung kepada belanjawan yang anda dedikasikan untuk projek itu.
Tiada pendekatan, sistem, atau pelan yang bersesuaian-semua. Setiap projek yang anda dan syarikat anda mungkin akan mempunyai garis masa, matlamat dan anggarannya sendiri. Sebab itulah sangat penting untuk mempunyai seorang pengurus projek yang bijak dan berbakat untuk menjalankan pertunjukan itu.
Elemen Projek
Pengurus projek yang berjaya mesti secara serentak menguruskan empat elemen asas projek: skop, sumber, masa, dan wang.
Unsur-unsur ini saling berkaitan dan mesti diuruskan bersama jika projek dan pengurus projek menjadi sukses.
- Skop: Ini melibatkan saiz projek, matlamat, dan keperluan.
- Sumber: Anda memerlukan orang, peralatan, dan bahan di tempat.
- Masa: Ini bukan hanya membincangkan berapa banyak masa projek akan diambil secara keseluruhan. Ia mesti dipecah menjadi tempoh tugas, dependensi, dan laluan kritikal.
- Wang: Dapatkan pegangan yang tegas terhadap kos, luar jangka dan keuntungan.
Elemen Paling Penting: Skop
Skop projek adalah definisi projek yang sepatutnya dicapai dan belanjaan masa dan wang yang telah diciptakan untuk mencapai matlamat ini. Apa-apa perubahan kepada skop projek mesti mempunyai perubahan yang sepadan dalam anggaran, masa, sumber, atau ketiga-tiga.
Jika skop projek adalah untuk membina sebuah bangunan untuk menempatkan tiga widget pada anggaran $ 100,000, pengurus projek dijangka akan melakukannya. Jika skop ditukar kepada bangunan untuk empat widget, pengurus projek mesti mendapatkan perubahan yang sesuai dalam masa, wang, dan sumber.
Sumber
Terdapat tiga aspek pemahaman dan pengurusan sumber: orang, peralatan, dan bahan.
Pengurus projek yang berjaya mesti menguruskan sumber-sumber yang diberikan kepada projek ini dengan berkesan, termasuk ahli-ahli pasukan projek , kakitangan vendor, dan subkontraktor.
Dia mesti memastikan bahawa kakitangannya mempunyai kemahiran dan alat yang mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas itu, dan dia mesti memantau secara berterusan sama ada dia mempunyai cukup orang untuk menyelesaikan projek pada tarikh akhir. Tugasnya adalah untuk memastikan setiap orang memahami tugas dan tarikh akhir projek.
Ahli kanan setiap kumpulan pekerja melaporkan kepada pengurus projek apabila dia mengurus pekerja langsung, tetapi pekerja mungkin juga mempunyai pengurus baris yang memberikan arahan teknikal. Dalam situasi pengurusan matriks seperti pasukan projek, tugas pengurus projek adalah untuk memberikan hala tuju projek kepada pengurus baris. Menguruskan subkontrak buruh biasanya bermaksud menguruskan ketua pasukan untuk pekerja subkontrak, yang seterusnya menguruskan pekerja tersebut.
Seorang pengurus projek mesti sering mendapatkan peralatan dan bahan serta mengurus penggunaannya juga supaya pasukan dapat beroperasi dengan efisien.
Dia bertanggungjawab untuk mempunyai peralatan dan bahan yang sesuai di lokasi yang betul pada masa yang sesuai.
Masa
Tiga elemen pengurusan masa yang berjaya adalah tugas, jadual, dan laluan kritikal.
Bina jadwal projek dengan menyenaraikan, mengikut urutan, semua tugas yang perlu diselesaikan. Sesetengah mesti dilakukan secara berurutan sementara yang lain boleh bertindih atau dilakukan secara bersamaan. Berikan tempoh untuk setiap tugas. Memperuntukkan sumber yang diperlukan. Tentukan pendahulu-tugas-tugas apa yang harus diselesaikan sebelum orang lain-dan pengganti, tugas-tugas yang tidak boleh dimulakan sehingga selepas setiap tugas lain selesai. Aspek pengurusan projek ini kadang-kadang disebut sebagai pengurusan air terjun kerana satu tugas mengikuti yang lain dalam lebih atau kurang urutan pesanan.
Perisian pengurusan projek boleh memudahkan tugas mewujudkan dan menguruskan jadual projek.
Sesetengah tugas mempunyai sedikit kelenturan dalam permulaan dan tarikh akhir yang diperlukan. Ini dipanggil "float." Tugas lain tidak mempunyai kelenturan. Mereka mempunyai apungan nol. Garis melalui semua tugas dengan float nol dipanggil laluan kritikal . Semua tugas-tugas di laluan ini-dan boleh ada jalan berbilang, selari-mesti disiapkan tepat pada waktunya jika projek itu akan datang dengan tarikh akhirnya. Tugas pengurusan masa utama pengurus projek sedang memantau jalan kritis.
Wang
Ketiga-tiga pertimbangan dalam menguruskan wang adalah kos, kontinjensi, dan keuntungan.
Setiap tugas mempunyai kos, sama ada jam buruh pemrogram komputer atau harga pembelian satu halaman padu konkrit. Setiap kos ini dianggarkan dan berjumlah semasa menyediakan bajet projek .
Sesetengah anggaran akan lebih tepat berbanding yang lain. Oleh itu, belanjawan projek seharusnya, termasuk elaun kontingensi-wang yang diketepikan dalam anggaran "hanya jika" kos sebenar sesuatu item adalah amat berbeza daripada anggaran.
Keuntungan adalah wang yang ingin dibuat oleh syarikat dari tugas. Ia diletakkan di atas kos.
Oleh itu, belanjawan projek terdiri daripada anggaran kos, ditambah kontinjensi, ditambah dengan keuntungan. Tugas pengurus projek adalah untuk mengekalkan kos sebenar pada atau di bawah anggaran kos dan untuk memaksimumkan keuntungan yang diperoleh syarikat pada projek.
Pengurusan Projek adalah Seni dan Sains
Pengurusan projek yang berjaya mengambil amalan. Idea ini boleh memberi anda pemahaman asas tentang pengurusan projek, tetapi menganggapnya sebagai permulaan sahaja. Jika pekerjaan atau jalur kerjaya anda termasuk pengurusan projek, dan jika anda ingin meningkatkan kemahiran anda, berbincang dengan pengurus projek yang berjaya, membaca, dan mengamalkannya. Pengurusan projek boleh menjadi kerjaya yang sangat bermanfaat.