- Skop
- Risiko
- Andaian
Artikel ini menawarkan garis panduan tiga syarat pengurusan projek penting dan termasuk pautan dan cadangan untuk bacaan tambahan.
Skop
Dalam pengurusan projek, skop adalah kumpulan sempadan yang menentukan sejauh mana sesuatu projek.
Skop menggambarkan apa yang akan dihantar kepada pelanggan akibat inisiatif projek.
Memahami skop membolehkan pengurus projek dan pasukan projek memahami apa yang terdapat di dalam atau di luar sempadan projek. Jika ada sesuatu yang "tidak dalam skop" ia tidak dipertimbangkan dalam kerja perancangan projek . Aktiviti yang termasuk di dalam sempadan pernyataan ruang lingkup dianggap "dalam skop" dan diambil kira dalam jadual dan anggaran. Sekiranya sesuatu aktiviti berada di luar sempadan, ia dianggap "diluar skop" dan tidak dirancang.
Sama ada anda seorang pengurus projek atau sebahagian daripada pasukan projek, anda akan ingin mempertimbangkan jika sesuatu dalam skop atau keluar dari ruang lingkup semasa anda bergerak ke hadapan.
Sebagai contoh, bayangkan bahawa pelanggan meminta anda untuk membina laman web. Semasa anda menggariskan skop (atau menetapkan sempadan) projek, anda menyatakan item berikut seperti dalam skop:
- Reka bentuk laman web dan gambarajah wireframe
- Penubuhan katil ujian
- Pengekodan ke kerangka yang diluluskan
- Pembangunan grafik untuk tema laman web
- Ujian dan debugging sebelum membuat laman web ini awam
Sepanjang projek ini, pelanggan meminta anda memasukkan gambaran keseluruhan video syarikat itu. Video tersebut tidak dinyatakan dalam skop projek dan oleh itu keluar dari skop.
Walaupun anda mungkin gembira untuk melakukan kerja video dengan bayaran tambahan, ini memerlukan semakan semula kepada skop dan anggaran kos dan masa untuk projek itu.
Dengan tidak adanya dokumen skop yang jelas dan dipersetujui, isu video mungkin menjadi perbalahan antara pasukan anda dan wakil pelanggan. Kenyataan skop yang jelas membolehkan anda meredakan keadaan dan menangani perubahan dengan cara teratur.
Jadi bagaimana anda menentukan apa yang ada atau tidak dalam skop? Anda terlebih dahulu ingin menggariskan semua butir-butir projek yang anda tahu berdasarkan perbincangan dengan pelanggan atau pemilik projek. Kemudian anda akan ingin membuat andaian utama yang akan memandu apa yang dipertimbangkan dalam atau di luar skop.
Andaian
Pada satu ketika dalam hidup anda, anda mungkin telah diberitahu, "Jangan membuat andaian." Walau bagaimanapun, membuat andaian dalam pengurusan projek adalah aktiviti harian. Andaian dapat membantu anda menentukan skop dan risiko dan menyempurnakan anggaran anda untuk masa dan kos. Sudah tentu, adalah penting untuk mendokumen dan mengesahkan andaian anda.
Pertimbangkan sesuatu yang mudah, seperti mencipta buku. Katakan kawan anda mempunyai idea untuk buku kopi dan meminta anda untuk menguruskan projek itu. Permintaan pertamanya adalah untuk belanjawan supaya dia dapat memperoleh pembiayaan.
Semasa anda menentukan skop, jelas bahawa rakan anda tidak pasti pada banyak butiran, termasuk kiraan halaman, kemasukan imej, gaya penutup dan berat kertas yang akan digunakan untuk halaman. Oleh kerana semua faktor ini akan memberi kesan kepada kos dan kerumitan pengeluaran, anda perlu membuat andaian mengenai spesifikasi dan mengesahkan andaian-andaian yang boleh diterima atau tidak dapat diterima dengan rakan anda.
Selepas perbincangan lanjut, rakan anda memberitahu anda bahawa dia bercadang untuk memasukkan 50 foto dalam buku itu. Anda boleh meletakkan andaian pada 50 imej atau, menjangkakan bahawa angka ini akan meningkat dari masa ke masa, anda boleh membuat andaian bahawa terdapat antara 75-90 halaman dengan imej.
Anda dapat melihat bagaimana andaian langsung menjejaskan jadual. Sebagai contoh, bayangkan anda memimpin projek di taman yang melibatkan membina satu set swing.
Apabila menubuhkan projek anda, anda diberikan belanjawan dan ahli pasukan yang ditugaskan, salah seorang daripada mereka bertanggungjawab terhadap bahan. Semasa anda membuat jadual anda, anda bertanya kepada orang yang bertanggungjawab terhadap bahan apabila simen akan tiba. Orang ini menjawab bahawa dia tidak pasti apabila simen itu akan tiba tetapi dia percaya ia akan berlaku antara 1 Jun dan 10 Jun. Semasa anda membina skop dan jadual anda, anda membuat anggapan bahawa simen akan tiba tidak lewat dari 10 Jun ini. contoh menunjukkan dua faedah untuk membuat andaian.
Manfaat pertama ialah andaian menerima simen tidak lewat dari 10 Jun membolehkan anda merancang untuk aktiviti-aktiviti yang bergantung kepada simen yang tiba. Manfaat kedua ialah ia menyediakan orang yang bertanggungjawab terhadap bahan dengan tarikh akhir untuk menyampaikan simen, yang kemudiannya dapat disampaikan kepada pembekalnya. Ia secara tidak sengaja menetapkan tarikh akhir utama bagi projek itu untuk bergerak ke hadapan.
Membuat andaian menetapkan tanda aras yang sering disemak semula semasa projek ini membantu pasukan projek dalam ruang lingkup, mengikut masa dan dalam anggaran. Tetapi apa yang berlaku apabila andaian adalah salah? Di sinilah risiko berlaku.
Risiko
Sebaik sahaja anda telah membina skop anda dan mengenal pasti andaian yang berada di belakang skop dan anggaran, anda akan mahu mula menilai bidang risiko . Risiko adalah sama dalam pengurusan projek kerana ia berada di dunia nyata; ia adalah bahaya atau peluang yang boleh menyebabkan kerosakan. (Nota: Institut Pengurusan Projek dan Badan Pengurusan Projek Knowledge-PMBOK menawarkan definisi terperinci risiko dan jenis dan mengenal pasti kerangka untuk pengurusan risiko projek.)
Semua projek mengandungi risiko dan jika anda adalah pengurus projek atau pemilik projek, bukan hanya tanggungjawab anda untuk menjangka risiko tetapi juga tugas anda untuk menyampaikan impak potensi risiko tersebut kepada pasukan projek dan bersedia untuk mengurangkan risiko.
Risiko datang dalam pelbagai peringkat. Kadang-kadang risiko hanya bermakna projek akan berjalan sedikit berbeza atau mengambil giliran kecil yang tidak dijangka. Walau bagaimanapun, dalam sesetengah kes, risiko boleh membawa kepada hasil bencana yang menjadikan projek anda di atas kepalanya.
Mari kita gunakan senario permainan dari contoh simen di atas. Salah satu risiko adalah simen tidak sampai pada tarikh 10 Jun. Apa kesan potensi risiko ini? Semua aktiviti pengganti yang berlaku selepas simen telah dituangkan ditangguhkan akibat masalah ini.
Risiko boleh positif juga. Pertimbangkan kesan projek jika simen muncul lebih awal daripada jangkaan. Walaupun ini kelihatan seperti hasil positif, ia masih menimbulkan masalah untuk masa dan penjujukan semua langkah lain dalam projek itu.
Pengurus projek bekerjasama dengan pasukan projek mereka untuk mencontoh dan mengenal pasti potensi risiko. Mereka mengambil langkah ini lebih jauh dan melihat potensi keterukan risiko dan kemungkinan terjadinya kejadian. Selain itu, mereka mengenal pasti individu-individu yang paling sesuai untuk mengenal pasti apabila risiko itu berlaku dan mereka membangunkan perjanjian pelan risiko yang dipersetujui.
Banyak firma mempunyai templat risiko terperinci yang telah mereka usahakan dari masa ke masa dan dari pengalaman dengan projek lain. Sesetengah industri telah mengumpulkan profil risiko yang digunakan sebagai titik permulaan untuk analisis risiko. Banyak industri mengamalkan analisis statistik yang terperinci untuk perancangan risiko juga.
Garisan bawah
Terma: skop, andaian, dan risiko, semuanya penting dalam dunia pengurusan projek. Gunakan artikel ini sebagai titik permulaan untuk meneroka istilah-istilah pengurusan projek dan lain-lain penting dalam butiran lanjut.