Untuk menjejaki kemajuan di sepanjang jalan dan memastikan penghantaran utama dicapai mengikut garis masa, pengurus projek menggunakan tonggak.
Takrif pencapaian projek adalah tugas dengan tempoh sifar yang menandakan pencapaian dalam projek.
Mereka digunakan sebagai cara untuk menunjukkan pergerakan dan perkembangan ke hadapan dan menunjukkan kepada orang apa yang sedang berlaku, walaupun mereka tidak mempunyai pengetahuan terperinci tentang tugas-tugas yang terlibat untuk sampai ke sana. Sehubungan itu, mereka sangat berguna untuk komunikasi pihak berkepentingan dan menetapkan jangkaan.
Bila Menggunakan Milestones Projek
Pencapaian dalam pengurusan projek digunakan untuk menandakan:
- Permulaan fasa kerja yang penting
- Akhir fasa kerja yang penting
- Untuk menandakan tarikh akhir untuk sesuatu
- Untuk menunjukkan bila keputusan penting dibuat.
Dan mata tetap lain dalam masa yang memerlukan panggilan khas kerana tonggak adalah cara terbaik untuk menjejaki projek anda.
Bagaimana Kerap Untuk Melantik Pencapaian Dalam Rancangan Anda
Saya dinasihatkan pada kursus latihan untuk meletakkan tonggak dalam pelan anda kira-kira sebulan sekali. Ini baik dan peraturan yang baik, tetapi anda perlu menggunakan penilaian profesional anda. Beberapa bulan mungkin mempunyai banyak aktiviti dengan mesyuarat penting ditandakan sebagai tonggak, keputusan yang diambil dan penutupan satu fasa dan permulaan yang lain.
Pada bulan-bulan lain, anda mungkin tertumpu pada pelaksanaan dan ada sedikit, jika ada, yang anda boleh menggantung peristiwa penting.
Setelah itu, untuk tujuan pelaporan adalah berguna untuk membuat alasan untuk mempunyai peristiwa penting sekurang-kurangnya sekali dalam setiap kitaran pelaporan, dan kami akan bercakap lebih lanjut mengenai pencapaian dan komunikasi sedikit.
Bagaimana Pencapaian Diadakan Di Carta Gantt Anda
Pencapaian adalah salah satu komponen carta Gantt dan ditunjukkan pada carta sebagai berlian. Mereka tidak ditunjukkan sebagai tugas biasa kerana mereka mempunyai tempoh sifar: dengan kata lain, mereka tidak mengambil masa. Untuk tujuan perancangan pada carta Gantt, mereka hanya berlaku!
Jika anda tidak menggunakan carta Gantt, anda masih boleh menggunakan tonggak. Berikut adalah 5 alternatif untuk carta Gantt : anda masih boleh menggabungkan tonggak ke pelan anda menggunakan ini.
Sekiranya anda mahu kekal tersusun secara peribadi dan perisian pengurusan projek anda tidak diintegrasikan sepenuhnya ke kalendar anda, anda boleh menyalin dan menempelkan tarikh penting ke dalam buku harian anda. Bergantung kepada bagaimana anda ingin bekerja ini boleh menjadi petua berguna untuk mengingatkan anda tentang apa yang sepatutnya datang!
Cara Nama Pencapaian
Pencapaian harus mempunyai keterangan yang jelas tentang jadual projek anda, tetapi tidak satu yang membayangkan mereka adalah tugas. Jadi mereka tidak boleh dipanggil 'Dapatkan persetujuan untuk bergerak ke Fasa 2' tetapi 'Fasa 2 bermula'. Jika anda ingin mencerminkan usaha untuk mendapatkan persetujuan untuk beralih ke Tahap 2 kemudian tambahkan tugas sebelum itu mengatakan itu.
Pencapaian harus menggambarkan titik pada masa yang mereka mewakili seperti ini:
- Tahap pengujian selesai
- PID diluluskan
- Kontrak ditandatangani
- Mesyuarat kakitangan Town Hall
Ramai pengurus projek memilih untuk mengetengahkan tonggak mereka untuk memudahkan rujukan juga. Jika anda menggunakan struktur kerosakan kerja anda boleh menggunakan penomboran dari itu. Jika tidak, ianya baik untuk menggunakan M1, M2 dan sebagainya untuk menjelaskan perkara yang anda maksudkan. Struktur penamaan yang jelas menjadi lebih penting lagi dengan tonggak anda, jadi fikirkan bagaimana anda akan melakukan ini jika projek anda berjalan selama beberapa bulan.
Cara Mendapatkan Milestone Signed Off
Pencapaian merupakan sebahagian daripada jadual projek anda sehingga apabila jadwal anda adalah berasaskan, anda harus mempertimbangkan pencapaian anda ditandatangani.
Jika anda perlu menukar tarikh pencapaian anda maka anda harus menggunakan prosedur kawalan perubahan standard anda untuk membuat pelarasan pada pelan anda. Ini mungkin semudah mengobrol dengan penaja projek anda dan memberitahu mereka mengapa tarikh perlu berubah, atau sebagai formal sebagai menyusun jadual yang disyorkan baru dan membawanya ke jawatankuasa perancangan untuk disahkan.
Adalah lebih baik untuk menyelesaikan proses pencapaian penting anda, jika ada, sebelum perlu menggunakannya, supaya anda tidak membuang masa bila anda perlu membuat perubahan.
Menggunakan Milestones For Communication
Pencapaian berguna untuk komunikasi dan pelaporan kerana ia mewakili titik kawalan minimum dalam pelan tersebut. Dalam erti kata lain, jika anda mengeluarkan semua tugas lain, anda masih dapat melihat apa yang sedang berlaku dan memastikan projek itu bergerak ke hadapan dengan menggunakan tonggak utama sahaja.
Anda harus dapat menarik tonggak-tonggak dan meletakkannya di papan pemuka atau laporan projek . Mereka harus menceritakan kisah projek tersebut dengan cukup terperinci untuk memuaskan hati orang yang anda pelapor, biasanya penaja projek anda atau kumpulan eksekutif lain seperti kumpulan pemandu (atau lembaga projek ). Setiap bulan, atau pada frekuensi pelaporan yang anda gunakan, anda boleh menunjukkan pencapaian yang dicapai.
Pelaporan menentang pencapaian agak mudah dan sering dilakukan sebagai jadual. Anda menyenaraikan keterangan sejarah, tarikh ia telah tiba dan kemudian tarikh ramalan baru. Apabila kejayaan dicapai dan boleh ditandakan sebagai lengkap, anda juga menambah tarikh tersebut. Mudah-mudahan, ia akan sama dengan tarikh yang diramalkan, tetapi projek tidak semestinya seperti itu.
Jadual seperti ini menjadikannya jelas apa yang telah siap dan apa yang luar biasa. Anda akan dapat merancang jawapan kepada soalan itu, "Kenapa kami tidak memukul tonggak itu?" Sebelum anda pergi dan berjumpa dengan penaja anda atau menghantar laporan itu!
Apabila rancangan projek anda sangat panjang dan anda mempunyai banyak tonggak, anda akan mendapati lebih mudah untuk menurunkan peristiwa penting setiap kitaran pelaporan. Hanya laporkan tonggak-tonggak yang akan datang atau siap pada bulan itu: bulan depan mengambil apa-apa yang selesai bulan lepas supaya anda tidak selalu menambah panjang laporan dengan memberitahu orang tentang kerja yang sudah mereka tahu selesai.
Pencapaian adalah alat pengurusan projek yang sangat berguna untuk perancangan, penjadualan, dan pelaporan dan mereka mudah digunakan. Letakkan beberapa dalam pelan projek anda yang seterusnya, menjejaki mereka dan anda akan mendapati diri anda belajar tentang frekuensi apa yang paling sesuai untuk anda.
Seperti segala-galanya dalam pengurusan projek, gunakannya secara fleksibel untuk menyampaikan hasil yang anda mahu, menggunakan petua dan garis panduan ini untuk memaklumkan keputusan anda sendiri.