10 Tips Ini Akan Membuat Pekerja Menghargai Mesyuarat Anda
Orang ramai berminat, namun mesyuarat yang paling berkesan menarik perhatian mereka dengan soalan-soalan dan jawapan-jawapan yang memikat, audio-visual dan penyertaan. Petua ini membawa anda kejayaan.
- Mulakan mesyuarat, persembahan dan sesi latihan dengan aktiviti pemecah ais atau pemanasan. Dalam mesyuarat besar atau mesyuarat yang singkat, pemecah ais boleh menjadi persoalan tunggal yang membuat orang berfikir dan bercakap dengan jiran mereka. Contohnya, tanya soalan yang menyebabkan orang mengangkat tangan. Panjang pemutus ais bergantung pada panjang pertemuan anda, jadi pelan dengan bijak.
- Pelbagai cara penyampaian anda. Jika setiap penceramah bercakap dengan penonton, dalam format kuliah, ketua yang berminat tidak lama lagi akan mengangguk. Minta orang ramai bercakap dalam kumpulan kecil.
Gunakan bahan audio visual seperti video, slaid, dan persembahan PowerPoint dan gambar. Jika anda bercakap tentang proses lukisan baru, tunjukkan pekerja anda sebelum dan selepas bahagian yang dicat. Lulus tinjauan tinjauan positif dan kad komen. - Jemput penceramah tetamu untuk penyertaan dan kegembiraan penonton. Pelanggan anda mempunyai banyak untuk mengatakan kepada tenaga kerja anda tentang keperluan dan keperluan kualiti mereka. Satu organisasi pelanggan yang bermitra dengan persatuan bukan keuntungan, persatuan amal memaparkan penceramah tetamu dari organisasi yang menerima sumbangan mereka. Pembicara dari organisasi yang menyokong pekerja secara kewangan adalah dinamit.
- Galakkan soalan untuk mendapatkan dialog. Mintalah orang untuk menulis soalan sebelum mesyuarat dan semasa mesyuarat. Beri masa untuk soalan yang diarahkan kepada setiap penceramah semasa anda pergi.
Sekiranya anda tidak dapat menjawab soalan dengan segera dan dengan betul, beritahu orang yang akan anda dapatkan dengan mereka apabila anda mempunyai jawapan yang betul. Sekiranya soalan melebihi masa, jadilah mesyuarat mengenai topik tersebut.
- Satu taktik mesyuarat yang sering diabaikan, tetapi penting dan berjaya adalah untuk meminta setiap pembicara mengulangi setiap soalan yang diminta. Orang yang mengajukan soalan kemudian mengetahui penceramah memahami soalan tersebut. Orang lain yang menghadiri mesyuarat itu boleh mendengar dan mengetahui persoalannya, bukan hanya menduga soalan - mungkin salah - dari sambutan pembicara.
- Tetapkan matlamat untuk mesyuarat berkala anda. Anda tidak boleh membentangkan setiap aspek perniagaan syarikat pada mesyuarat selama satu jam. Oleh itu, tentukan isu penting dan tepat pada masanya dan belanjakan masa mesyuarat mereka. Mempertimbangkan kepentingan majoriti peserta juga.
Ingat, anda mempunyai kaedah lain untuk menyampaikan maklumat syarikat yang termasuk program seperti Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype untuk Perniagaan, Flowdock, e-mel, dan IM. Komunikasi maklumat syarikat strategik tidak perlu diadakan pada mesyuarat. - Merumuskan agenda dengan teliti. Kenal pasti keperluan dan kepentingan majoriti peserta. Mulakan dengan berita baik yang akan membuat peserta berasa baik.
Perhatikan susunan penceramah dalam agenda setiap bulan. Anda tidak mahu orang bosan dengan kesamaan. Mengedarkan perkara-perkara yang diperlukan merentasi agenda supaya orang tidak menyesuaikan diri dengan akhir pertemuan, atau menganggap item akhir kurang penting. - Satu artikel dalam Wall Street Journal, beberapa tahun yang lalu, menyatakan bahawa pengurus AS akan menjimatkan 80% masa mereka membazir dalam mesyuarat jika mereka melakukan dua perkara dengan betul. Yang pertama adalah sentiasa mempunyai agenda. Yang kedua adalah bermula dari masa ke masa dan berakhir pada masanya . Saya akan menambah bahawa anda perlu membenarkan setiap penceramah jumlah masa yang diperlukan untuk menutup topik mereka. Pegang mereka untuk had masa mereka - dengan baik.
- Aturkan persekitaran fizikal supaya orang ramai memperhatikan kandungan mesyuarat. Tiada siapa yang boleh duduk di belakang atau di sisi pembesar suara anda. Pastikan terdapat kerusi untuk semua peserta, dan jika mengambil nota diperlukan, permukaan untuk menulis juga. Pastikan visual kelihatan, dan orang dapat mendengar. Anda mungkin perlu menggunakan mikrofon. Anda boleh lulus alat atau sampel di sekitar bilik untuk melihatnya.
- Jangan pernah meremehkan kuasa makanan pada mesyuarat. Makanan melegakan suasana, membantu membuat orang berasa selesa, membantu orang mengekalkan tahap tenaga positif dan membina persahabatan pasukan. Pastikan anda memenuhi pelbagai keperluan kumpulan anda dengan makanan yang anda berkhidmat. Sebagai contoh, tawarkan buah dan yogurt sebagai tambahan kepada donat. Menawarkan anjing panas vegetarian dan halal dengan franks biasa.
Apa Yang Anda Perlu untuk Mesyuarat yang Berjaya:
- Pendirian atau jadual pembesar suara
- Mikrofon
- Agenda
- Alat bantuan visual