Bagaimana (dan Mengapa) Merekod Minit Mesyuarat
Minit biasanya termasuk:
- nama peserta,
- item agenda yang dilindungi ,
- keputusan yang dibuat oleh peserta,
- tindakan susulan yang dilakukan oleh peserta,
- tarikh matang untuk menyelesaikan komitmen, dan
- apa-apa peristiwa atau perbincangan lain yang bernilai mendokumentasikan untuk tinjauan masa depan atau sejarah.
Masa mesyuarat yang teladan memberi tumpuan kepada keputusan yang dibuat semasa mesyuarat dan komitmen yang dibuat oleh peserta. Komitmen ini disertakan dengan tarikh tamat dan sebarang butiran lain yang perlu untuk pemahaman yang dikongsi bersama dengan peserta yang bertemu.
Mesyuarat Minit sebagai Dokumen Bersejarah
Sebagai dokumen sejarah, mereka juga berguna untuk mendokumenkan idea atau perbincangan utama yang membawa kepada membuat keputusan. Sebagai contoh, menjawab soalan kemudian apabila ahli pasukan berkata, "apa yang kita fikirkan ketika kita memilih matlamat ini."
Minit minit yang berkesan membentangkan lima alternatif yang dibincangkan oleh pasukan dan sebab utama mengapa seseorang dipilih melalui laluan lain yang ada.
Mesyuarat minit yang berkesan untuk mesyuarat perniagaan tipikal tidak perlu merekodkan setiap perbincangan.
Mereka juga tidak perlu, dan tidak boleh, nyatakan siapa yang mengatakan apa. Nor, sekiranya mereka mendokumentasikan apa yang dikatakan setiap peserta secara terperinci. Dalam contoh yang diberikan, pengambil nota yang berkesan meringkaskan perbincangan bukannya menulis setiap perkataan.
(Mengiktiraf bahawa peraturan ini berbeza untuk jenis mesyuarat lain dalam situasi seperti tindakan undang-undang, pendengaran mahkamah, dan sebagainya.
Minit-minit ini memerlukan rekod perbualan dan pernyataan yang tepat. Tetapi, mesyuarat tempat kerja biasa anda tidak.
Kapan dan Bagaimana Mengongsi Minit Mesyuarat
Idealnya, minit pertemuan disebarkan untuk memenuhi peserta secara elektronik pada akhir pertemuan. Melakukan ini, peserta mempunyai notis segera mengenai komitmen dan tarikh akhir mereka. Jika ini tidak mungkin (contohnya, pengambil nota ingin membersihkan kesilapan) pengambil nota harus menyebarkan minit mesyuarat dalam masa 24 jam dari mesyuarat.
Minit berfungsi sebagai peringatan mengenai komitmen anggota pasukan yang dibuat semasa mesyuarat. Mereka membantu peserta memindahkan komitmen mesyuarat mereka ke kalendar mereka dan membuat senarai. Mereka berfungsi sebagai peringatan tentang apa-apa perkara yang mesti dicapai peserta sebelum mesyuarat seterusnya.
(Ini boleh menghilangkan salah satu masalah yang paling penting dengan mesyuarat, secara umum-lulus maklumat di mesyuarat supaya peserta menghabiskan perbincangan mesyuarat dan bukannya berinteraksi.) Lagi pula, tidak ada interaksi titik pertemuan? Untuk apa-apa lagi, anda mempunyai alat seperti e-mel dan Yammer.
Anda akan ingin menyemak minit mesyuarat sebelum anda pada permulaan mesyuarat seterusnya supaya orang dapat memeriksa mereka untuk ketepatan dan langkah seterusnya.
Mesyuarat minit adalah penyumbang yang berkesan untuk pertemuan yang berjaya apabila minit ditulis dan diedarkan dengan tepat pada masanya. Ini adalah benar apabila pasukan telah membentuk norma yang kuat yang menyokong kejayaan perniagaannya .
Bagaimana Organisasi Mengendalikan Menjalankan Minit Mesyuarat?
Kritikal untuk kejayaan mesyuarat , pengambil nota atau perakam dokumen mesyuarat untuk peserta, sejarah, dan pekerja yang perlu tahu apa yang terjadi pada pertemuan tersebut. Tanpa minit mesyuarat penuh, prospek mesyuarat untuk kejayaan berkurangan.
Pekerja yang mengambil minit mesyuarat biasanya merupakan ahli pasukan dan mengambil nota semasa menyertai mesyuarat. Dalam mesyuarat yang mempunyai prosiding yang berkaitan dengan undang-undang atau kerajaan, ramalan, atau keperluan seperti perbicaraan, mesyuarat lembaga korporat yang diperlukan, atau deposit, individu yang tidak menyertai mengambil minit rasmi dan sering merakamkan prosiding.
Pekerja yang merekodkan minit mesti mempunyai telinga untuk terperinci untuk merekod dengan tepat. Pekerja mesti juga berbilang tugas secara berkesan untuk menyertai mesyuarat semasa merakam minit.
Dalam beberapa mesyuarat, pekerja yang sama mengambil minit pada setiap mesyuarat. Di dalam yang lain, peranan penangkap minit berpindah dari pekerja kepada pekerja. Seperti mesyuarat kepimpinan , peranan pengambil nota membina kepimpinan , komunikasi , dan kemahiran kepimpinan yang berkesan.
Apakah Keperluan Mesyuarat Minit Nota Pencatat?
Keperluan untuk perekam atau pengambil nota termasuk:
- Rekod secara tepat keputusan, komitmen dan perkara perbincangan utama yang dibuat pada mesyuarat.
- Catat item tindakan yang memenuhi anggota komited untuk dilakukan bersama dengan tarikh yang sepatutnya ahli-ahli komited untuk membuat. Item tindakan mempunyai nama yang dilampirkan, tetapi perbincangan umum tidak menyatakan siapa yang mengatakan dalam mesyuarat tempat kerja tidak rasmi.
- Semak keputusan utama dan tugasan atau komitmen sukarela dan perkara tindakan pada akhir mesyuarat supaya peserta dapat mengkaji semula dan bersetuju terhadap kejadian dan komitmen sebelum meninggalkan mesyuarat.
- Pemimpin mesyuarat boleh meminta penanggung nota itu untuk merakam perbincangan secara berkala semasa mesyuarat.
- Dalam siri mesyuarat yang berterusan, pengambil nota mengambil masa seminit untuk mengkaji semula minit mesyuarat pada permulaan mesyuarat seterusnya. Para pekerja yang menghadiri boleh menambah atau membetulkan apa-apa yang mereka tidak bersetuju dalam beberapa minit.
- Mengedarkan salinan minit mesyuarat dalam masa 24 jam dari mesyuarat itu adalah cadangan standard fasilitator mesyuarat selama bertahun-tahun. Walau bagaimanapun, kini perakam kemungkinan mengambil minit pada peranti elektronik seperti komputer riba atau iPad. Oleh itu, pengambil nota itu harus mengedarkan nota-nota mesyuarat selepas semakan cepat mengenai ejaan, tatabahasa, dan kejelasan-sering pada atau dalam masa beberapa minit mesyuarat.
Perakam adalah peranan yang mesti dipenuhi oleh mesyuarat untuk memastikan keputusan mesyuarat dikomunikasikan dan diambil oleh peserta. Tanpa nota, para peserta mesti bergantung pada ingatan peserta lain. Dijamin, ini bukan pelan yang baik.
Dokumentasi nota pengambil nota diperlukan untuk kejayaan mesyuarat, seperti dokumentasi diperlukan untuk meningkatkan prestasi pekerja.