Persediaan Anda Menentukan Sama ada Anda Akan Mencapai Hasil Anda Yang Diinginkan
Dalam kombinasi dengan minit mesyuarat , dokumentasi yang diterima peserta mengikuti satu mesyuarat, agenda adalah rancangan untuk mesyuarat dan tindak lanjut yang dilaporkan untuk mesyuarat sebelumnya.
Apabila anda membuat agenda untuk mesyuarat yang tidak dijadualkan, langkah berikut akan membantu anda. Kemudian dalam artikel ini, anda akan melihat templat agenda untuk mesyuarat yang dijadualkan secara berkala. Kedua-dua jenis mesyuarat berkongsi item agenda yang serupa tetapi tidak sama.
Membangunkan Agenda Mesyuarat
Pertama, kenal pasti sama ada pekerja lain diperlukan untuk membantu merancang mesyuarat. Kemudian, tentukan apa yang anda harapkan untuk dicapai dengan mengadakan mesyuarat. Mewujudkan matlamat yang boleh dicapai untuk mesyuarat anda . Matlamat yang anda tetapkan akan mewujudkan rangka kerja untuk pelan mesyuarat yang berkesan . Pastikan bahawa anda tidak merancang lebih banyak daripada yang boleh dicapai secara adil dalam tempoh masa mesyuarat anda.
Seperti yang dikatakan oleh Stephen Covey dalam "Tujuh Kebiasaan Orang Berkesan Sangat Berkesan," "Mulailah dengan pemikiran akhir." Tujuan mesyuarat anda akan menentukan fokus mesyuarat, agenda mesyuarat, dan peserta mesyuarat.
Membangun agenda membuat rancangan untuk mesyuarat.
Anda bermula dengan matlamat utama atau tujuan yang anda cuba capai dengan mengadakan mesyuarat. Sebaik sahaja anda telah memutuskan matlamat anda, anda perlu menentukan sama ada anda memerlukan bantuan pekerja tambahan untuk merancang agenda anda. Jika ya, jemput mereka untuk menyertai anda dalam membuat agenda mesyuarat anda biasanya melalui e-mel atau teks supaya tidak membuat keperluan untuk mesyuarat tambahan.
Keputusan Membuat Seperti Anda Membangunkan Mesyuarat Agenda Anda
Selepas menentukan matlamat keseluruhan anda, anda, atau pasukan anda, perlu membuat keputusan berikut. Di samping tujuan atau matlamat mesyuarat, setiap item tersebut muncul dalam agenda mesyuarat.
- Peserta yang diperlukan untuk mesyuarat sebenar,
- Perkara-perkara yang memerlukan perbincangan atau tindakan yang akan membawa kepada pencapaian matlamat atau tujuan,
- Jumlah masa yang anda jangkakan kumpulan akan memerlukan perbincangan setiap item,
- Tarikh dan masa mesyuarat,
- Lokasi yang sesuai, yang akan menampung semua peserta dengan selesa, untuk mesyuarat,
- Pra-kerja untuk mesyuarat itu. Ini termasuk sebarang bacaan, dokumentasi , data, minit pertemuan dari mesyuarat sebelumnya, atau sebarang persediaan lain yang akan membuat pertemuan sebenar anda berjaya. Penyediaan ini hendaklah dilampirkan pada notis dan agenda mesyuarat apabila anda mengedarkannya kepada peserta yang dijemput.
Sebagai tambahan kepada item keputusan di atas, butiran agenda mesyuarat standard hendaklah termasuk:
- Semak semula tujuan, agenda, dan hasil dan produk yang diharapkan.
- Semak minit mesyuarat terdahulu.
- Tinjau kemajuan peserta mengenai komitmen dan perkara tindakan yang dibuat pada mesyuarat sebelumnya.
- Pengambil nota atau pemimpin perlu mengkaji semula komitmen yang dibuat oleh peserta semasa pertemuan semasa sebagai item agenda akhir.
Tentukan Siapa Harus Berlaku untuk Menyempurnakan Agenda Mesyuarat anda
Sebaik sahaja anda telah memutuskan bahawa mesyuarat diperlukan untuk mencapai matlamat anda, anda perlu mengembangkan senarai peserta.
Bukan setiap pekerja boleh atau harus mengambil bahagian dalam setiap mesyuarat, tetapi menjemput para peserta yang tepat akan meningkatkan kemungkinan kejayaan anda.
Cara Mengenalpasti Para Peserta yang Perlu Memenuhi Agenda Mesyuarat Anda
Tentukan peserta anda untuk satu siri atau satu siri mesyuarat atau untuk mesyuarat yang kerap dijadwalkan atau berterusan dengan bertanya soalan seperti berikut.
- Siapa yang mesti memiliki penyelesaian yang dimajukan oleh kumpulan itu?
- Siapa yang memiliki proses yang dibincangkan oleh kumpulan itu?
- Siapa yang perlu tahu maklumat yang anda berikan?
- Siapa yang boleh memberikan data dan fakta untuk membimbing membuat keputusan?
- Siapa yang mempunyai pengalaman atau kepakaran untuk berkongsi dengan kumpulan itu?
- Siapa yang mesti menyokong pelaksanaan sebarang penyelesaian atau tugas?
- Siapa yang perlu memberi kebenaran atau sumber untuk mencapai keputusan mesyuarat?
- Siapa yang boleh menentang pelaksanaan sebarang penyelesaian atau arahan?
Adakah Anda Memerlukan Mesyuarat Agenda Mesyuarat Berkala yang Berkala?
Tidak semua mesyuarat memerlukan agenda yang dikembangkan khusus. Kebanyakan pekerja telah mengadakan mesyuarat secara berjadual untuk jabatan atau kumpulan kerja mereka. Anda juga mempunyai pasukan dan projek di mana anda menyertai.
Projek yang sedang berjalan mungkin tidak memerlukan agenda yang baru dibangunkan untuk setiap mesyuarat, tetapi pasukan anda akan dilayan dengan baik dengan menggunakan pendekatan standard untuk mesyuarat anda.
Mesyuarat kakitangan yang kerap dijadwalkan dibahagikan kepada tiga segmen yang masing-masing mempunyai item agenda standard: Item Informan, Item Tindakan, dan Perancangan Hadapan.
Komponen Mesyuarat Agenda Mesyuarat Berkala yang Berkala
Item Maklumat
Tulis apa-apa perkara agenda yang menjadi maklumat untuk setiap mesyuarat. Sebagai contoh, pengurus mengemas kini kumpulan mengenai hasil mesyuarat pengurusan kanan.
Item Tindakan
Tempatkan agenda apa-apa perkara yang anda harapkan kumpulan akan ingin semakan semula pada setiap mesyuarat yang dijadualkan secara teratur. Sebagai contoh, prestasi untuk belanjawan untuk jangka masa dan pengenalpastian penjimatan kos dan penambahbaikan berterusan kumpulan merancang untuk mencapai.
Perancangan Hadapan
Tempatkan agenda apa-apa perkara yang ingin dirancang atau bersedia oleh kumpulan tersebut terlebih dahulu. Sebagai contoh, matlamat jangka pendek untuk bulan depan atau keperluan untuk bantuan rakan kerja pada tugasan yang akan datang.
Sekiranya anda mengikuti garis panduan ini apabila anda membina agenda mesyuarat anda, anda akan meningkatkan kebarangkalian mesyuarat anda akan menghasilkan keputusan.
Agenda Mesyuarat Sampel untuk Mesyuarat yang Berjadual
Gunakan agenda contoh ini untuk mesyuarat yang kerap dijadwalkan untuk memastikan mesyuarat anda menghasilkan keputusan yang anda cari.
- Warm-up dan salam. Pertimbangkan peluncur ais ringkas bergantung kepada berapa kerap kumpulan bertemu.
- Semak semula tujuan, agenda, dan hasil dan produk yang diharapkan.
- Semak minit mesyuarat terdahulu.
- Menyediakan maklumat jabatan dan syarikat yang sesuai yang diperlukan oleh pasukan.
- Semak kemajuan pada perkara tindakan, pelan tindakan, dan komitmen. Semak kemajuan kumpulan pada matlamat.
- Bincangkan dan membuat keputusan mengenai perkara agenda untuk mesyuarat ini.
- Kenal pasti langkah seterusnya.
- Kenal pasti maksud, hasil, dan agenda untuk mesyuarat seterusnya.
- Pada akhir mesyuarat, pengambil nota harus mengkaji semula komitmen yang dibuat oleh orang semasa mesyuarat.
- Kenal pasti apa-apa bantuan yang diperlukan daripada orang yang tidak berada di dalam kumpulan dan berikan peserta untuk membuat hubungan.
- Tentukan siapa di luar peserta mesyuarat perlu tahu apa dan tentukan bagaimana anda akan mencapai komunikasi.
- Hantar minit keluar dalam masa 24 jam dari mesyuarat atau segera jika pengirim nota mengambil nota secara elektronik (norma).
Lebih Berkaitan dengan Memegang Mesyuarat Berkesan