Bagaimana Membangun Akauntabiliti ke dalam Projek

01 Alamat Akauntabiliti di Mesyuarat Kickoff

Menetapkan akauntabiliti sebagai asas asas projek adalah kritikal. Penaja projek dan pengurus projek harus membuat harapan mereka jelas pada pertemuan kickoff. Penaja projek perlu membuat dua perkara mengenai akauntabiliti. Pertama, dia akan memegang pengurus projek bertanggungjawab, dan kedua, pengurus projek akan menanggung semua orang yang bertanggungjawab.

Membina titik-titik ini, pengurus projek mengatakan bahawa walaupun penaja projek memegang pengurus projek yang bertanggungjawab, akauntabilitas tidak berhenti di situ. Pengurus projek mengharapkan anggota pasukan untuk memegangnya juga bertanggungjawab. Di samping itu, pengurus projek menjangkakan ahli pasukan dapat menanggung tanggungjawab masing-masing. Memanggil satu sama lain digalakkan selagi semua ahli pasukan mengekalkan profesionalisme dan menghormati orang lain.

Kenyataan ini mewujudkan akauntabiliti sistem yang jelas. Pengurus projek akhirnya bertanggungjawab untuk kejayaan projek itu, tetapi untuk berjaya, pengurus projek menjangka setiap orang bertanggungjawab dan menanggung tanggungjawab masing-masing.

02 Menyerlahkan Kesalinghubungan Tugas

Projek hampir selalu merangkumi tugasan yang saling bergantung. Sesetengah perkara perlu dilakukan dalam urutan untuk membuat projek berjaya. Sebagai pengurus projek yang menyatakan butiran projek kepada pasukan, pengurus projek harus disengajakan tentang menonjolkan kesalinghubungan tugas.

Berikut adalah contoh tugasan yang saling berkaitan. Program kerajaan sedang mengalami peralihan asas dalam kerja yang disebabkan oleh perubahan dalam otoritas berkanunnya. Untuk mengetahui bagaimana program akan berfungsi selepas peralihan, projek telah disewa . Salah satu ahli pasukan projek adalah jurulatih pembangunan profesional yang akan membangunkan kurikulum untuk menyampaikan kepada kakitangan program. Untuk membangunkan latihan ini, seluruh pasukan perlu membuat keputusan tentang bagaimana program ini berfungsi. Jurulatih memegang pasukan yang bertanggungjawab untuk membuat keputusan jangka masa yang ditetapkan dalam piagam dan struktur kerosakan kerja supaya dia mempunyai masa yang cukup untuk membangunkan kurikulum.

Kadang-kadang tugas berjalan secara serentak. Ini mungkin disebabkan oleh keperluan atau kepentingan kecekapan. Selepas tugasan selesai, produk kerja mereka akan digunakan dalam tugas seterusnya. Struktur akuntabilitas berfungsi seperti contoh di atas. Mereka yang bekerja pada tugas seterusnya memegang akauntabiliti yang bekerja pada tugas-tugas sebelumnya.

Oleh pengurus projek yang menunjukkan ahli pasukan bagaimana tugas berkaitan dengan satu sama lain dan bagaimana setiap ahli pasukan perlu melakukan kerja yang baik untuk kepentingan anggota pasukan lain, pengurus projek memberi insentif kepada ahli pasukan yang memegang tanggungjawab yang lain. Sekiranya seorang anggota pasukan tidak dapat memulakan tugas sehingga seorang ahli pasukan menyelesaikan tugas sebelumnya, ahli pasukan yang bergantung kepada kepentingan pasukan dalam kejayaan ahli pasukan lain dan akan memegang ahli pasukan yang bertanggungjawab terhadap prestasi yang tepat pada masanya dan berkualiti tinggi.

03 Dapatkan Komitmen Umum mengenai Perkara Tindakan

Pengurus projek mengadakan mesyuarat pasukan untuk pelbagai sebab. Salah satu sebabnya adalah untuk menentukan langkah-langkah seterusnya berdasarkan kepada bagaimana projek telah berkembang. Sekiranya mungkin, perkara perlu dilakukan mengikut pelan, tetapi apabila timbul masalah yang tidak dijangka, mereka perlu ditangani. Pengurus projek boleh menjaga banyak tetapi tidak semua.

Tidak kira siapa yang bersetuju untuk mengendalikan sesuatu isu, ahli pasukan yang mengambil item tindakan harus membuat komitmen awam. Komitmen itu tidak perlu menjadi urusan rasmi, tetapi semua orang perlu tahu apa yang diharapkan. Apabila seseorang bersetuju dengan item tindakan, pengurus projek harus memastikan untuk menangkap apa yang perlu dilakukan dan apabila ia selesai.

Item tindakan hendaklah didokumenkan dalam nota mesyuarat atau dalam log tindakan tindakan. Falsafah pengurusan projek yang berbeza melakukan ini secara berbeza. Kuncinya adalah untuk menulis item tindakan untuk rujukan masa depan.

04 Mengikuti secara Umum pada Tindakan

Apabila ahli pasukan membuat komitmen, seluruh pasukan mesti dapat bergantung pada kejayaan pemenuhan komitmen tersebut. Menulis komitmen tersebut sangat bagus, tetapi jika tidak ada orang yang menyusul perkara tindakan, ahli pasukan akan percaya bahawa komitmen tersebut tidak penting. Kenapa mereka harus mengikuti apabila tidak ada yang bertanya jika mereka melakukannya?

Sama seperti komitmen dibuat di khalayak ramai, pengurus projek harus menindaklanjuti komitmen mereka secara terbuka. Ini memaksa orang untuk berpegang pada perkataan mereka. Malu umum adalah motivator yang kuat.

Bahagian yang terbaik adalah pengurus projek tidak perlu menjadi lelaki yang buruk. Apabila pengurus projek telah menubuhkan suasana akauntabiliti, tidak ada seorang lelaki yang buruk kerana setiap orang memegang tanggungjawab yang lain. Satu-satunya masa seseorang adalah lelaki yang buruk adalah apabila dia tidak mengikuti komitmen.

Tidak ada keperluan bagi pengurus projek untuk mencuba seseorang yang tidak mengikuti. Dinamika kumpulan akan menjaga keadaan. Tekanan rakan sekerja dapat berfungsi dengan fesyen yang positif. Pengurus projek semata-mata perlu memberi perhatian kepada item tindakan itu dan biarkan orang yang bertanggung jawab bercakap. Dari semasa ke semasa, pengurus projek mungkin perlu menanyakan soalan mengenai mengapa komitmen tidak dipenuhi, tetapi biasanya, orang yang bertanggungjawab akan datang tentang kesilapan, salah perhitungan atau halangan dan akan membuat komitmen baru untuk menyelesaikan item tindakan asal dan mungkin untuk menebus segala kejatuhan dalam prestasi.

05 Menangani Prestasi Lemah

Prestasi pemain yang lemah dalam projek adalah masalah pengurus projek mesti berurusan dengan cepat dan diplomatik . Jika ahli pasukan projek yang lain melihat prestasi buruk yang diterima, motivasi mereka akan turun, dan prestasi mereka akan berkurangan dengan sewajarnya. Walau bagaimanapun, pengurus projek tidak boleh menjadi buzzsaws mengurangkan pengamal miskin apabila mereka tidak memenuhi jangkaan. Ini adalah tindakan yang mengimbangi antara menangani perkara dengan cepat dan mengendalikannya secara manusia.

Prestasi yang buruk tidak hilang dengan sendirinya. Ia tidak boleh dibiarkan berlarutan, namun pengurus projek mesti mampu melakukan masa pelaku miskin untuk membetulkan tingkah laku mereka sebaik sahaja ia dibawa ke perhatian mereka.

06 Isu Prestasi Meningkat Apabila Diperlukan

Sekiranya mengendalikan prestasi buruk secara individu tidak berfungsi, pengurus projek mesti meningkatkan isu tersebut kepada penyelia ahli pasukan. Jika itu gagal, penaja projek perlu melangkah ke dalam keadaan. Menangani satu-satu, meningkat kepada penyelia dan meningkat kepada penaja adalah perintah terbaik menangani prestasi buruk oleh ahli pasukan projek. Melangkau satu langkah boleh mengasingkan mereka yang terlibat dan akhirnya membuang masa.

Sebelum mengambil isu kepada penaja projek, pengurus projek harus menghabiskan semua pilihan lain. Dalam hal prestasi yang buruk, ini bermakna menangani situasi satu-satu dan kemudian menarik kepada penyelia ahli pasukan.

Pengurus projek perlu khusus dengan penaja projek mengenai apa yang pengurus projek mengesyorkan penaja projek. Jika pengurus projek mahu ahli pasukan menasihati oleh pengurus baris kedua, pengurus projek harus mengatakan demikian. Jika pengurus projek mahu ahli pasukan diganti, pengurus projek harus membuat permintaan sedemikian. Penaja projek memerlukan pilihan dan kebaikan dan keburukan dari setiap pilihan.