Organisasi kerajaan melaksanakan projek-projek apabila beberapa aspek menjalankan kerja rakyat perlu berubah. Menurut Institut Pengurusan Projek , sebuah projek adalah "satu aktiviti kumpulan sementara yang direka untuk menghasilkan produk, perkhidmatan atau hasil yang unik." Apabila sebuah projek mengubah bagaimana sebuah organisasi menjalankan perniagaan, produk akhir projek dimasukkan ke dalam kerja harian dan dengan itu meningkatkan kerja organisasi selama-lamanya.
Ia mungkin mudah dibunyikan, tetapi tidak. Perubahan adalah sukar, dan projek-projek boleh melancarkan rel dengan mudah. Setiap hari membawa cabaran yang mengancam kemajuan projek dan kejayaan akhirnya. Untuk memerangi bahaya ini, projek memerlukan elemen utama tertentu. Dengan perkara-perkara berikut di tempat, projek mempunyai peluang besar untuk berjaya.
01 Penaja Projek Berkomitmen
Penaja projek mempunyai empat tanggungjawab utama yang berkaitan dengan projek ini. Pertama, penaja menaja projek itu. Dia bersorak dalam pasukan projek secara terbuka dan secara peribadi. Kedua, penaja menyokong pengurus projek . Apabila pengurus projek memerlukan halangan yang dikeluarkan, dia menyeru penaja untuk mendapatkan bantuan kerana penaja mempunyai pengaruh organisasi untuk membuat sesuatu berlaku. Ketiga, penaja menyelaraskan sumber dengan menyediakan mereka secara langsung atau bekerja dengan orang tingkat tinggi lain untuk mendapatkan sumber. Apabila penaja adalah seorang juara yang kuat untuk projek, rakan-rakan penaja lebih cenderung untuk menyumbang sumber yang bermakna. Keempat, penaja mempermudah membuat keputusan. Apabila pasukan projek merosot, penaja boleh mengambil keputusan atau membuat keputusan.
Penaja tetap diberitahu melalui komunikasi berterusan dengan pengurus projek. Kedua-duanya bekerjasama untuk menentukan apabila penaja perlu melangkah dan lebih bertanggungjawab menaja tanggungjawab penaja dalam menyokong pengurus projek. Sebagai contoh, pengurus projek mungkin menghadapi masalah mendapatkan maklumat daripada jabatan kewangan organisasi. Penaja projek boleh mendekati ketua pegawai kewangan tentang situasi tersebut dan meminta agar mendapatkan informasi yang diprioritaskan di atas tugas-tugas yang bersaing.
02 Jelas Matlamat dan Skop
Sebelum kerja sesuatu projek dilakukan atau bahkan dirancang, penaja projek mesti menyatakan matlamat dan skop projek. Matlamatnya adalah perkara-perkara besar yang seharusnya dilaksanakan oleh projek. Ambil projek peningkatan perisian, contohnya. Jabatan sumber manusia menggunakan perisian perniagaan yang disesuaikan untuk mengurus senarai gaji. Organisasi ini mahu menambah modul untuk pengurusan pembelajaran. Matlamat projek ini adalah untuk menyesuaikan perisian pengurusan pembelajaran kepada keperluan perniagaan organisasi dan untuk mengintegrasikannya dengan sistem gaji sedia ada.
Skop mendefinisikan parameter projek. Melanjutkan dengan contoh projek perisian; skop projek ini adalah terhad untuk membawa sistem pengurusan pembelajaran dan mengintegrasikannya dengan sistem pembayaran gaji. Banyak kali, adalah berguna untuk mengenal pasti perkara-perkara yang berada di luar skop untuk memahami apa yang ada dalam skop. Untuk projek ini, menambah modul lain adalah tidak terkena skop. Jabatan perakaunan tidak boleh datang kepada pengurus projek dan meminta pengebilan, akaun belum terima atau modul hutang yang perlu dibayar.
Menambah satu modul sebaik sahaja projek telah ditakrifkan membolehkan rayapan skop . Penaja projek yang baik dan pengurus projek mengawasi terhadap rayapan skop dan sangat enggan menambah skop pertengahan projek. Meningkatkan skop projek meningkatkan keperluan projek untuk sumber seperti masa dan wang. Di samping itu, bekerja pada skop tambahan meletakkan kualiti produk kerja berisiko.
03 Pengurus Projek Baik
Pengurus projek biasanya mempunyai ciri-ciri berikut yang membantu mereka menggerakkan projek tersebut. Pengurus projek adalah perancang. Mereka berfikir tentang urutan kerja dan tahu apa yang perlu berlaku selepas pasukan melengkapkan tugas di tangan. Mereka membuat rancangan yang baik tetapi juga tahu kapan menjadi fleksibel dan mengalihkan dari rancangan. Pengurus projek boleh dipercayai. Dengan kejayaan mereka bergantung kepada pekerjaan orang lain, pengurus projek memerlukan orang untuk mempercayai niat baik dan kecekapan mereka. Amanah amat penting dalam hubungan antara pengurus projek dan penaja projek. Pengurus projek cenderung menjadi extrovert kerana sebahagian besar kerja mereka melibatkan komunikasi.
Mereka memegang orang yang bertanggungjawab terhadap komitmen mereka. Berikut adalah contohnya. Penyelia ahli pasukan projek memberitahu pengurus projek bahawa anggota pasukan boleh mendedikasikan empat jam seminggu untuk projek itu. Ahli pasukan ini telah melepaskan dua mesyuarat mingguan berturut-turut dan tidak membuat kemajuan dalam tugasnya yang ditugaskan dalam struktur pecahan kerja. Selepas mesyuarat pertama yang terlepas, pengurus projek bertemu dengan ahli pasukan untuk membincangkan ketiadaan dan terlepas tarikh akhir. Ahli pasukan itu berkata beliau mempunyai keutamaan yang lebih mendesak. Pengurus projek yang disyaki ini tidak benar, jadi selepas mesyuarat yang ketinggalan kedua, pengurus projek bertemu dengan penyelia ahli pasukan. Penyelia memberitahu pengurus projek dia akan memastikan tingkah laku anggota pasukan akan berubah.
04 Pihak berkepentingan yang terlibat
Pemangku kepentingan dalam projek adalah orang yang mempunyai kepentingan dalam kejayaan projek tetapi bukan ahli pasukan projek. Mereka tidak memikirkan projek itu setiap hari seperti pengurus projek atau ahli pasukan projek yang melakukannya, tetapi mereka mahu berada dalam gelanggang mengenai keputusan utama dan kemajuan keseluruhan ke arah matlamat projek.
Para pemangku kepentingan mempunyai motivasi sendiri untuk terus mengikuti aktiviti projek, tetapi ia adalah tanggungjawab pengurus projek untuk membawa mereka ke dalam lipat dengan cara-cara yang maju ke arah matlamat projek. Dalam banyak kes, melakukan perkara ini melibatkan keseimbangan antara input yang terlalu banyak dan input yang terlalu sedikit. Pemangku kepentingan tidak boleh menimbang pada setiap keputusan. Itu akan merosot projek dan membuat setiap keputusan bertarung. Sebaliknya, pihak berkepentingan tidak boleh dimatikan kerana aspek besar hampir setiap projek adalah pihak berkepentingan yang memuaskan.
05 Ahli Pasukan Projek Dedicated
Ahli pasukan projek mencapai kerja projek. Ramai kali, ahli pasukan projek ditugaskan untuk projek di atas tugas tetap mereka yang bermakna tidak ada pengurangan kerja lain untuk mengimbangi kerja tambahan yang dibawa oleh projek. Pengurus projek boleh membantu ahli pasukan berunding dengan penyelia mereka mengenai isu ini, tetapi pengurus projek tidak mempunyai kawalan ke atas tanggungjawab anggota pasukan projek yang ada di luar projek.
Dedikasi ahli pasukan kepada projek ini sangat berharga. Tanpa dedikasi, tarikh akhir dipecahkan, dan produk kerja tidak berkualiti. Ahli pasukan yang berdedikasi digerakkan untuk mencapai matlamat projek pada masa, dalam anggaran dan sehingga jangkaan yang berkualiti.