5 Cara Membezakan Kerja Projek dan Kerja Biasa
Apabila saya bercakap dengan orang dalam pasukan, mereka sering memberitahu saya bahawa mereka tidak pasti sama ada mereka sedang menjalankan projek atau 'hanya' menjalankan perniagaan seperti biasa. Kedua-dua peranan diperlukan dalam organisasi dan sama sah, tetapi ia dapat membantu memahami apa yang sedang anda kerjakan agar anda dapat melihat dengan lebih baik di mana ia sesuai dengan keseluruhan organisasi.
Mari jelaskan perbezaan itu supaya anda yakin dengan apa projek dan bahagian perniagaan seperti biasa. Terdapat lima perbezaan utama antara kerja projek dan perniagaan seperti kerja biasa. Anda sering melihat 'perniagaan seperti biasa' disingkat BAU.
Projek Menukar Perniagaan; BAU Mengenal pasti Perubahan
Pertama, terdapat perbezaan bagaimana perubahan ditangani.
Perniagaan seperti biasa menjalankan perniagaan. Mereka menyimpan lampu. Mereka melayani pelanggan, dan mereka memukul sasaran. Pasukan BAU juga adalah yang pertama mengetahui apabila proses perniagaan yang sedia ada tidak berfungsi dan tidak lagi sesuai untuk tujuan. Apabila itu berlaku, pasukan BAU adalah orang yang mengenal pasti keperluan perubahan.
Seorang pengurus, sebagai sebahagian daripada semakan strategik, dapat mencadangkan apa perubahan perlu dibuat untuk unit atau unit perniagaan untuk mencapai matlamat mereka. Atau, percikan api dalam jabatan mungkin mengemukakan cadangan perubahan melalui skim cadangan pekerja.
Di hujung spektrum, anda mungkin mempunyai kes perniagaan penuh yang dihasilkan oleh pengurus kanan untuk menyampaikan perubahan yang diperlukan untuk membantu bahagian mereka mencapai sasaran mereka untuk tahun ini.
Ia bukan hanya memperkemas proses perniagaan. Mereka yang bekerja dalam peranan BAU juga boleh menyedari bahawa perubahan adalah penting kerana perubahan dalam rangka kerja pengawalseliaan atau sebagai bagian dari situasi kompetitif bagi organisasi.
Kakitangan Frontline berfungsi untuk menyampaikan strategi, dan mereka tahu apa yang mereka mahu menjadi berbeza untuk sampai ke sana.
Projek adalah mekanisme untuk melaksanakan perubahan itu. Projek menyampaikan perubahan kepada dan melalui fungsi BAU menggunakan pengurusan projek. Kami akan menjelaskan pengurusan projek yang lebih lanjut. Organisasi projek berfungsi untuk menyampaikan perubahan yang telah dikenal pasti oleh pasukan BAU. Ini berlaku apabila ia telah melalui proses kelulusan projek yang biasanya merupakan kes perniagaan dan kelulusan pengurusan kanan.
Itu bukan untuk mengatakan bahawa orang dalam peranan projek tidak pernah mencadangkan penambahbaikan terhadap amalan perniagaan, tetapi mereka akan melakukannya di bawah peranan mereka sebagai pekerja dan bukan sebagai sebahagian daripada peranan projek mereka.
Perpecahan ini, yang anda juga akan mendengar diringkaskan sebagai 'menukar perniagaan, menjalankan perniagaan,' dapat dilihat pada akhir projek juga. Perubahan yang dilaksanakan oleh projek adalah untuk menyampaikan output. Itu boleh menjadi perisian baru, bangunan, perkhidmatan baru atau sesuatu yang lain. Pasukan BAU bertanggungjawab untuk mengambilnya dan memanfaatkannya untuk memberikan manfaat perniagaan. Dengan kata lain, projek itu memberikan keupayaan untuk mendapatkan faedah, dan operasi BAU menggunakan keupayaan itu untuk mendapatkan faedah.
Projek Mengurus Risiko; BAU Mengurangkan Risiko
Untuk perniagaan seperti fungsi biasa untuk menjadi berkesan, anda akan mendapati bahawa pasukan BAU berusaha untuk mengurangkan semua risiko kepada operasi. Mengambil ketidakpastian daripada perniagaan untuk kestabilan organisasi yang lebih baik dan proses berulang adalah perkara yang baik.
Dengan sifat mereka yang unik dan tidak menentu, projek memerlukan unsur risiko. Syarikat itu membuat sedikit lonjakan ke dalam yang tidak diketahui hanya dengan melakukan projek, kerana ia memperkenalkan perubahan dan menyampaikan sesuatu yang tidak ada sebelum ini.
Oleh itu, pasukan projek, mendekati risiko dengan cara yang berbeza untuk bahagian BAU organisasi. Pengurus projek berusaha untuk menguruskan risiko, baik positif dan negatif , untuk mendapatkan hasil terbaik. Ini mungkin termasuk mengurangkan risiko untuk membatasi kemungkinan bahawa ia akan berlaku, tetapi ia juga termasuk strategi pengurusan risiko lain.
Tidak mungkin anda akan memadamkan risiko pada sesuatu projek, tetapi anda mungkin dapat melakukannya untuk alasan operasi yang baik untuk kerja BAU anda.
Projek-Projek Adakah Masa-Bound; BAU sedang berjalan
Projek mempunyai permulaan, pertengahan dan akhir. Ini adalah kitaran hayat projek . Malah, ciri yang paling menentukan sesuatu projek ialah ia selesai. Pengurus projek dan pasukan projek bekerja pada projek ini pada masa ini. Kemudian pasukan dibubarkan semasa fasa penyerahan dan penutup pada akhir.
BAU tidak berhenti. Anda boleh, sudah tentu, menutup fungsi atau menghentikan proses jika tidak lagi diperlukan untuk perniagaan - walaupun itu akan diuruskan sebagai projek !. Fungsi BAU menghasilkan kerja berterusan tanpa tarikh tamat tempoh.
Projek Dapat Kapitalisasi; BAU Sering Tidak Boleh
Projek boleh dipermodalkan dan sering BAU tidak boleh - anda bergantung kepada perbelanjaan operasi untuk perniagaan anda yang sedang berjalan seperti biasa. Dengan kata lain, rawatan perakaunan bagi projek dan tugas 'lain' adalah berbeza.
Pembiayaan projek sering dikaitkan dengan membawa aset ke dalam perkhidmatan, yang bermaksud kos boleh dipermodalkan. Dalam sesetengah kes, bergantung di mana anda berada di dunia dan peraturan perakaunan tempatan anda, anda juga boleh mengambil kos projek di bawah garisan.
Kos BAU biasanya dianggap opex (perbelanjaan operasi) dan dikesan dalam akaun keuntungan dan kerugian syarikat.
Pembiayaan projek dan pendanaan perniagaan, secara amnya, adalah kawasan yang sangat khusus, jadi selalu terbaik untuk mengambil nasihat daripada pakar Kewangan anda sebelum membuat pertimbangan tentang apa yang seharusnya dan tidak harus dipermodalkan dalam organisasi anda. Peraturan perakaunan berbeza dari negara ke negara, dan bahkan dari organisasi ke organisasi di mana perniagaan individu mempunyai proses tertentu dan cara melakukan sesuatu.
Jika ragu-ragu, sentiasa semak!
Projek Melibatkan Pasukan Bertindak Serupa; BAU Melibatkan Pasukan Fungsian
Akhirnya, ada perbezaan besar dalam solek pasukan projek. Projek cenderung melibatkan pasukan pakar pelbagai disiplin yang dibawa bersama untuk menyampaikan output tertentu. Mengetahui bagaimana untuk memotivasikan pasukan projek adalah penting kerana kadang-kadang projek bermula tanpa matlamat yang disampaikan kepada semua orang. Jika orang tidak mempunyai pemahaman yang jelas mengenai apa yang mereka kerjakan, maka mereka cenderung untuk tidak melakukan kerja terbaik mereka.
Pasukan projek terdiri daripada orang yang mengisi peranan tertentu. Ini bukan tajuk pekerjaan tetapi jawatan dalam projek dengan tanggungjawab yang berbeza. Peranan utama dalam pasukan projek ialah:
- Penaja Projek
- Pengurus projek
- Pembekal Kanan (organisasi yang bertanggungjawab melakukan kerja, yang boleh menjadi pasukan dalaman seperti IT atau kontraktor atau vendor luaran)
- Pelanggan (ini boleh menjadi pelanggan dalaman seperti pengurus jabatan yang berlainan, atau, dalam organisasi perkhidmatan pelanggan, pelanggan yang anda menyerahkan projek itu)
- Pakar Matematik (orang yang dibawa ke pasukan sama ada untuk tempoh projek atau sebahagian daripadanya yang menggunakan kepakaran mereka untuk menyumbang kepada kejayaan projek).
Ketahui lebih lanjut mengenai peranan dalam pasukan projek .
Kerja BAU, sebaliknya, diuruskan oleh pasukan fungsional. Mereka adalah pakar dalam hak mereka sendiri tetapi dikumpulkan bersama sebagai satu bahagian dan biasanya dengan kurang lintas fungsi berfungsi dengan jabatan lain daripada pasukan projek.
Ia biasanya sangat jelas apa yang mereka sepatutnya bekerja dan objektif untuk pasukan. Mereka akan mempunyai sasaran yang jelas dan visi untuk peranan jabatan yang dimainkan oleh syarikat. Satu contohnya ialah pasukan perkhidmatan pelanggan, yang bekerja sebagai sebahagian daripada bahagian perkhidmatan pelanggan yang lebih besar yang mengendalikan panggilan dan e-mel daripada pelanggan mengenai produk anda.
Ia rumit: terdapat tumpang tindih. Sebagai contoh, pemimpin pasukan di pusat panggilan pelanggan adalah pakar dalam bidang mereka. Mereka mungkin dipinjamkan kepada pasukan projek untuk menguruskan pakej kerja dan sumber yang berkaitan dengan menyampaikan sebahagian daripada projek yang berkaitan dengan hubungan pelanggan. Tetapi dalam kerja-kerja projek mereka, mereka mengambil peranan Pakar Matter Subjek, bukan Ketua Kumpulan Perkhidmatan Pelanggan. Sebagai ahli pasukan projek, mereka akan bertanggungjawab ke atas bahagian belanjawan projek mereka dan mempunyai budi bicara yang tinggi tentang bagaimana kerja dijalankan untuk memenuhi matlamat akhir. Mereka mungkin tidak mempunyai ini dalam peranan BAU mereka.
Konflik Antara BAU dan Projek
Kerja projek dan kerja BAU boleh duduk dengan baik bersama-sama, tetapi lebih kerap daripada tidak terdapat ketegangan. Ia berlaku kerana projek cuba menukar status quo. Status quo berfungsi dengan baik, dan orang tidak, untuk sebahagian besar, seperti perubahan, jadi selalu ada sedikit ketegangan di sana.
Kedua, apabila anda meminta orang untuk menyertai pasukan projek anda, mereka boleh mengalami konflik kesetiaan. Adakah tanggungjawab pertama mereka untuk pekerjaan hari atau projek mereka? Matlamat yang jelas dan komitmen yang kuat untuk projek dari pengurusan dapat membantu di sini, serta menjaga komunikasi yang terbuka sehingga mereka tahu apa yang harus diprioritaskan oleh perusahaan dan tim.
Ketiga, menjaga perniagaan berjalan selalu menjadi keutamaan. Ia mempunyai implikasi untuk pasukan projek yang mungkin melihat pemotongan pendanaan mereka, sumber utama ditarik kembali ke peranan BAU dan masa-masa yang ditangguhkan kerana kerja-kerja yang dilakukan dengan menjaga operasi sehari-hari organisasi akan menarik tumpuan.
Pengurus projek boleh kecewa dengan ini tetapi ia akan menjadi seperti itu, dan sepatutnya. Tidak ada gunanya menyampaikan projek yang hebat jika syarikat itu telah terjatuh dan tidak ada yang tinggal menggunakan apa yang telah anda bina!
Dengan garis panduan ini, mudah untuk melihat apakah anda sedang menjalankan projek atau BAU atau keduanya.