Dalam beberapa sektor yang semakin meningkat, setiausaha mempunyai ijazah sarjana muda atau mendapat pensijilan khusus yang khusus seperti Setiausaha Undang-undang Bertauliah atau Pembantu Tadbir Perubatan yang Diperakui.
Keperluan Kerja untuk Setiausaha / Pembantu Tadbir
Untuk bekerja dalam kedudukan pentadbiran , anda dijangka selesa menggunakan teknologi dalam pelbagai cara. Anda mungkin dikehendaki membuat dokumen, menyusun persembahan slaid, membuat spreadsheet, menguruskan pangkalan data dan mengekalkan laman web. Anda harus selesa menggunakan Microsoft Office, e-mel, dan internet. Untuk kerja di perniagaan kecil, anda mungkin perlu mengenali QuickBooks atau program perisian perakaunan yang lain.
Kemahiran komunikasi lisan dan bertulis yang baik adalah penting. Apabila anda bekerja di pejabat, anda perlu berorientasikan detail dan mempunyai kemahiran membaca. Anda sepatutnya mempunyai perintah pepejal bahasa Inggeris termasuk kemahiran menulis / pengeditan. Sesetengah tanggungjawab pekerjaan mungkin melibatkan membuat dokumen dan / atau laman web. Anda perlu selesa merevisi atau mengarang komunikasi atau kandungan web.
Peranan pengurus pejabat boleh menjadi sebahagian daripada tanggungjawab anda. Untuk menjadi seorang pengurus yang berjaya, anda perlu melakukan multitask dan teratur dengan baik. Sebagai pengurus, anda sering merancang acara kakitangan seperti makan malam penghargaan dan acara penggalangan dana atau jadual mesyuarat pelanggan dan mengatur jadual untuk rakan sekerja anda.
Cara Cari Kerja sebagai Setiausaha / Pembantu Tadbir
Sebelum anda memulakan carian anda, kumpulkan rujukan dari majikan terdahulu. Jika anda tidak mempunyai banyak pengalaman kerja, anda boleh menggunakan rujukan peribadi .
Majikan yang mengupah seorang setiausaha atau pembantu pentadbiran mencari individu yang mereka boleh bekerja dengan selesa, yang akan menggabungkan dengan kakitangan lain dan yang boleh dipercayai dengan maklumat sulit. Surat sokongan yang kuat dapat menunjukkan sifat-sifat ini.
Ketik ke rangkaian anda untuk mendapatkan petunjuk pada pembukaan kerja. Berjumpa dengan kenalan Facebook dan LinkedIn, rakan keluarga, jiran dan bekas majikan dan beritahu mereka bahawa anda akan menghargai pengenalan kepada siapa saja yang mereka tahu mungkin menyewa.
Jika anda menumpukan carian anda ke sektor seperti undang-undang, perubatan, penerbitan, atau pendidikan tinggi, misalnya, hubungi kenalan anda khusus untuk rujukan kepada profesional yang mereka kenal di bidang pekerjaan tersebut.
Memohon Dalam Orang
Anda akan menjadi wakil syarikat yang menyewa anda dan sering memberikan kesan pertama kepada pelanggan atau pelanggan. Ini bermakna imej bersih dan kemahiran interpersonal yang kuat adalah penting bagi setiausaha dan pembantu pentadbiran untuk memiliki.
Sekiranya anda dapat mencari cara untuk mendapat perhatian oleh calon majikan, ia mungkin memberikan anda kelebihan sebagai calon. Dengan surat cadangan dan resume anda, lawati organisasi dan perniagaan tempatan. Inilah cara untuk memohon pekerjaan secara peribadi .
Menawan penjaga pintu dan tanyakan jika anda mungkin bercakap dengan mana-mana penyelia atau pengurus tentang kedudukan kakitangan sokongan dengan organisasi. Sekiranya pengurus tidak tersedia, beritahu pihak resepsionis beberapa fakta penting mengenai kelayakan anda dan tanyakan sama ada mereka mungkin berbuat baik untuk berkongsi resume anda dengan bos mereka.
Cari Pekerjaan dalam Talian
Lakukan pencarian Google untuk pembukaan pekerjaan dengan kata kunci seperti pembantu pentadbiran, pembantu pemasaran, pembantu editorial, setiausaha perubatan, setiausaha undang-undang, dan pembantu pejabat untuk menghasilkan senarai pekerjaan. Banyak pekerjaan pentadbiran akan juga diiklankan di bahagian pekerjaan laman web untuk akhbar tempatan atau Dewan Perniagaan.
Temubual untuk Pembantu Tadbir Pekerjaan
Imej peribadi dan kemahiran interpersonal anda akan dinilai oleh majikan apabila anda membuat wawancara untuk kedudukan terbuka. Pastikan anda berpakaian kemas dan rapi. Salam kepada pewawancara anda dengan senyuman yang hangat dan berjabat tangan yang tegas. Jadikan kenalan mata yang bersesuaian dengan setiap pewawancara anda dalam situasi kumpulan.
Bersedia untuk temu duga dengan meneliti perniagaan terlebih dahulu. Menjadi akrab dengan apa yang mereka lakukan di pejabat dan siapa pelanggan mereka. Juga, bersiaplah untuk menjual diri anda dengan menonjolkan 5 - 7 aset yang akan membolehkan anda menjadi berkesan dalam peranan anda sebagai penolong setiausaha atau pentadbiran di organisasi. Untuk setiap aset, anda menyebutkan, bersedia untuk merujuk peranan, projek atau pekerjaan di mana anda menggunakan kekuatan itu dan menghasilkan beberapa keputusan yang positif.
Memberi cerita tentang bagaimana anda telah berjaya pada masa lalu, boleh pergi jauh untuk meyakinkan majikan bahawa anda mempunyai barangan yang tepat untuk cemerlang dalam pekerjaan. Berhati-hati mengkaji iklan atau keterangan kerja untuk kedudukan dan membuat senarai keutamaan / kehendak mereka. Bagi setiap kelayakan, fikirkan contoh bagaimana anda mempamerkan kualiti atau menggunakan kemahiran itu.
Sediakan jawapan kepada soalan umum lain untuk wawancara pentadbiran seperti kelemahan dan cabaran yang telah anda temui pada masa lalu. Majikan mungkin akan bertanya kepada anda mengenai hubungan dengan penyelia pada masa lalu jadi bersedia untuk merujuk bagaimana anda bekerja dengan baik dengan bos dan menangani personaliti yang mencabar dengan berkesan dan mempunyai rujukan bertulis yang berguna.
Ikuti Selepas Temuduga
Sejurus selepas wawancara, tuliskan kad ucapan terima kasih atau surat yang jelas menunjukkan bahawa anda ingin bekerja dengan majikan itu. Terangkan betapa anda menghargai mereka meluangkan masa untuk bertemu dengan anda dan terangkan secara ringkas bagaimana anda sangat sesuai untuk kedudukannya.
Sekiranya anda telah bertemu dengan penemuduga berganda, cuba termasuk sesuatu yang berbeza dalam setiap komunikasi untuk menunjukkan bahawa anda adalah individu yang sangat bermotivasi dan bijak.