1. 8:00 pagi Isnin Mesyuarat Staf Pagi Morning
Masalahnya dengan pertemuan ini adalah tiada siapa yang bersedia untuk melakukannya. Lagipun, pukul 8 pagi pada pagi Isnin - tiada apa yang berlaku dan apa yang berlaku minggu lepas adalah kebanyakan sejarah purba.
Masalah kedua dalam pertemuan ini adalah untuk sesiapa sahaja yang bersedia, mereka harus bekerja pada malam Ahad yang baik-baik saja tetapi sekaligus menjamin anda memperoleh beberapa undian yang serius untuk "jerk tahun" dari pekerja dan anggota keluarga pekerja.
Penyelesaiannya: jika anda mesti menjalankan mesyuarat pasukan pada hari Isnin, tolonglah keesokan harinya atau awal petang. Lebih baik lagi, tekankan pada pagi Selasa.
2. Mesyuarat Status Jadual Pusingan
Anda tahu mesyuarat ini. Ia adalah tempat orang bergerak di sekeliling bilik berkongsi kemas kini terkini, sagas, fantasi dan impian mereka. Duduk di tempat yang salah dan anda akan berakhir sebagai orang ke-22 untuk mengemaskini kepada kumpulan yang pundi kencingnya terlalu tegang dan otak mati-matian dari kemas kini berorientasikan politik yang berasal dari mulut rakan-rakan dalam fungsi yang jauh.
Penyelesaian: bertemu jika anda mesti, tetapi tetapkan beberapa peraturan mengenai kemas kini. Minta orang ramai memberi tumpuan kepada berita penting yang memberi impak kepada semua orang atau mengenal pasti cabaran yang memerlukan bantuan dari seluruh fungsi.
Lakukan apa-apa untuk mengehadkan perarakan yang menyakitkan dari kemas kini status tidak bersalah dan mandatori yang menjana mesyuarat pusingan tanpa jadual.
3. Mesyuarat Berulang yang Telah Lenyap Tujuan Mereka
Apa-apa mesyuarat yang berulang di mana tiada siapa yang boleh ingat mengapa mesyuarat ini masih berlaku adalah calon untuk penghapusan segera.
Undang-undang pemindahan fizik ke mesyuarat dan mesyuarat mengenai jadual cenderung untuk kekal dalam jadual lama selepas ia telah menggunakan kegunaannya di tempat kerja. Seorang pengurus baru menyemak senarai mesyuarat yang berulang dalam jadual pasukannya dan membatalkan dua daripada mereka kerana dia tidak dapat mendedahkan alasan untuk pertemuan ini wujud. Beliau menerima lebih daripada beberapa nota terima kasih dan beberapa komen dari orang-orang yang bertanya-tanya bagaimana dia berjaya membunuh mesyuarat ini yang mereka cuba untuk menyingkirkan selama setahun yang lalu.
Penyelesaiannya: semak semula semua mesyuarat berulang yang anda tundukkan kepada pasukan anda atau bahawa anda adalah peserta, dan menghilangkannya dari kehidupan anda dan kehidupan ahli pasukan anda. Sekiranya anda bukan menjadi tuan rumah mesyuarat, beritahu pihak anda dan pandangan anda mengenai kegunaan mesyuarat. Jika anda adalah tuan rumah / penaja, ahli pasukan undian dan memberi mereka suara dan undi. Pengecaman sedikit mesyuarat yang berulang kali membuka masa yang berharga untuk aktiviti-aktiviti lain yang lebih penting.
4. Pertemuan Word-Smithing Kumpulan
Ini adalah mana-mana mesyuarat di mana anda menarik bersama sekumpulan orang untuk mengendalikan kata-kata untuk sesuatu: visi, misi, penyata strategi, penyata ruang lingkup dalam pengurusan projek.
Pengeluaran sesi ini biasanya merupakan satu siri ayat yang dibina dengan canggung yang mencerminkan kompromi di pihak orang yang bertanggungjawab. Tidak seorang pun di dalam bilik itu bersetuju dengan produk akhir, tetapi semua orang mengangguk kepala mereka dengan persetujuan sebaik sahaja kata-kata itu bergerak melampau tidak masuk akal hanya untuk mengejar kesakitan.
Pengetua: jangan sekali-kali menyingkirkan kata-kata kasar apa-apa kepada jawatankuasa. Ambil menusuk pada item yang dipersoalkan itu sendiri, bangkit dari beberapa rakan sekerja dan apabila anda mendekati sesuatu yang mula berfungsi untuk anda, dengan berhati-hati meminta input daripada kumpulan. Tanya soalan-soalan yang menjelaskan, ambil nota-nota yang bagus dan kemudian hilang dan tulis semula pernyataan, mengulangi proses yang diperlukan.
5. Mesyuarat Strategi Templat
Saya berakhir di mana saya bermula, dengan mesyuarat strategi yang sangat rusak yang diterangkan dalam pembukaan artikel ini.
Tidak ada proses atau template ajaib atau siri langkah mudah yang membantu kejelasan strategik muncul. Mengendalikan SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman) analisis tidak selalu berada di laluan kritikal untuk mencapai penilaian yang tepat tentang keadaan dan peluang. Dan angka dan sasaran dan pertumbuhan bukan strategi. Berhati-hati dengan sesiapa sahaja yang mencadangkan mereka mempunyai proses yang mudah untuk topik rumit ini.
Penyelesaiannya: Melabur dalam fasilitator atau penasihat strategi yang berkelayakan dan berpengalaman yang memahami bagaimana untuk membimbing, kadang-kadang memimpin dan kadang-kadang ikut dalam usaha untuk membangun strategi yang boleh diterangkan dan bermakna. Profesional yang betul akan memegang tanggungjawab kumpulan untuk mencari jawapan kepada soalan-soalan yang betul (sukar) yang mesti dijawab di jalan menuju kejelasan strategik.
Garisan bawah
Mesyuarat adalah peluang yang berharga untuk menyambung, berkomunikasi, membina hubungan, dan merangsang penyelesaian masalah kreatif. Mereka juga peluang untuk berlebihan dan juga penyalahgunaan. Berusaha untuk menjadi pengurus yang menghormati kuasa dan kepentingan mesyuarat. Gunakan forum ini untuk alasan yang tepat dengan membuat mereka berfokus pada isu-isu penting, mencari idea-idea dan penting, hormati masa yang semua orang memasuki sesi. Ahli pasukan anda akan menghargai pendekatan positif anda lebih daripada yang anda ketahui.