Key Management Meeting - Stand PAT
Sesetengah pengurus menggunakan PAT
pendekatan kepada mesyuarat, yang memerlukan suatu P , A genda, dan satu T imeframe. Mempertandingkan peserta dengan perkara-perkara penting dalam konteks ini menjelang sesi memastikan orang-orang muncul bersedia untuk mengambil bahagian dan menyokong niat keseluruhan mesyuarat. Garis besar PAT jelas membantu sesi yang produktif.
Anda harus dapat menentukan tujuan mesyuarat dalam 1 atau 2 ayat paling banyak. "Mesyuarat ini adalah untuk merancang kempen pemasaran baru" atau "mesyuarat ini adalah untuk mengkaji semula dasar baru perkapalan untuk mengendalikan pulangan." Tujuan ini membantu memastikan semua orang tahu mengapa mereka berada di sana, apa yang perlu dilakukan, dan bagaimana untuk memandu kemajuan dan memandu untuk kesimpulan.
Tetapkan agenda. Senaraikan perkara yang akan anda tinjau / perbincangkan / periksa. Saya ingin menetapkan had masa untuk setiap item agenda (lihat di bawah) dan mengenal pasti orang yang bertanggungjawab untuk menyederhanakan perbincangan. Tetapkan tempoh masa; sekurang-kurangnya menetapkan masa mula dan akhir.
Saya juga mengesyorkan menetapkan tempoh untuk setiap item dalam agenda. Ini sepatutnya jumlah keseluruhan tempoh mesyuarat keseluruhan.
Mulakan Mesyuarat Anda dari Masa
Sekiranya anda bekerja di salah satu kebudayaan di mana orang menetas dalam mesyuarat sehingga lima hingga sepuluh minit selepas waktu mula yang dijadualkan, sudah tiba masanya untuk memulakan trend baru.
Satu firma menggalakkan para pengurusnya menutup pintu pada waktu permulaan yang dijadualkan, dan mereka yang terlambat tidak boleh hadir. Walaupun ini mungkin lebih drastik daripada anda berminat untuk bertindak, anda sepatutnya tidak mempunyai keraguan tentang membawa mesyuarat itu untuk memerintahkan, mengkaji tujuan dan mengesahkan jangkaan dan masa.
Jangan tunggu orang yang tidak dikenali muncul. Apabila seseorang tiba terlambat, jangan pergi balik dan semak semula apa yang telah dilindungi. Teruskan dengan topik mesyuarat anda. Ini akan menjadi janggal bagi penyerang dan memperbaiki kemungkinan dia tiba tepat pada masanya pada mesyuarat berikutnya.
Jika penganjur / penaja mesyuarat tidak muncul tepat pada waktunya, pertimbangkan mesyuarat dibatalkan dan kembali ke tempat kerja. Tempoh menunggu lima hingga tujuh minit adalah munasabah. Kemungkinan, penganjur pertemuan berlari ke dalam kesukaran yang tidak dijangka dan lebih suka anda tidak membuang masa anda menunggu dia.
Teruskan Mesyuarat mengenai Topik
Amalan yang baik adalah untuk memberi seseorang peranan untuk menjaga semua orang di landasan semasa mesyuarat. Sering kali, perbincangan hanyut dan kemudian merendahkan pendapat, idea, fakta, dan emosi. Sebaliknya, peruntukkan peranan dan memaklumkan kepada semua orang yang hadir bahawa individu ini akan menginterjurkan jika dan ketika perbincangan memotong agenda dan item perbincangan tertentu.
Di sesetengah firma, peranan ini dirujuk sebagai "Cope Traffic," di lain-lain, "Topic Keeper." Terlepas dari label, peranan ini sangat membantu dalam memperkuat keberkesanan dan produktiviti mesyuarat anda.
Sekiranya topik-topik tambahan yang timbul adalah agenda luar tetapi penting untuk dibincangkan, mereka harus ditangkap dengan jelas dan ditempatkan di "tempat letak kereta" untuk pertimbangan dan perbincangan masa depan atau untuk mesyuarat yang diskret. Pemilik mesyuarat mempunyai hak untuk membenarkan perbincangan berbeza jika menyokong keseluruhan tujuan mesyuarat.
Simpan dan Pengedaran Nota / Minit Mesyuarat
Seseorang, selain penganjur mesyuarat, sepatutnya menyimpan minit mesyuarat tersebut. Rakaman yang baik minit akan termasuk:
- Waktu mesyuarat, tarikh, lokasi
- Penerangan mengenai maksud itu
- Salinan agenda
- Senarai peserta dan senarai mereka yang tidak hadir
- Penyenaraian ringkasan kesimpulan, perkara tindakan, tanggungjawab dan tarikh untuk disiapkan. Ramai notetaker menggunakan agenda sebagai panduan untuk menyenaraikan kesimpulan dan tindakan.
- Mesyuarat susulan yang dirancang jika benar-benar diperlukan.
Idealnya, bagikan nota-nota mesyuarat secepat mungkin selepas tamatnya mesyuarat itu dan sememangnya dalam satu hari perniagaan. Minit dan nota menjadi peringatan penting bagi peserta serta sumber maklumat untuk pihak berkepentingan lain atau, bagi mereka yang terlepas mesyuarat tersebut. Menit adalah alat yang hebat untuk memanfaatkan untuk mengingatkan orang dan pasukan tindakan tindak lanjut mereka.
Talian Bawah untuk Sekarang:
Adalah mungkin bahawa suatu mesyuarat akan menghasilkan hasil yang positif, membantu untuk mendorong projek dan orang-orang ke hadapan, hanya jangan bergantung padanya. Sesetengah ketekunan dan pengukuhan teknik pengurusan mesyuarat anda secara sengaja akan meningkatkan kemungkinan anda memandu hasil yang hebat.
-
Dikemaskini oleh Art Petty