Artikel ini menawarkan idea untuk pengurus di semua peringkat untuk memperkuat kemahiran fasiliti mesyuarat mereka dalam menyokong peningkatan produktiviti mesyuarat.
Di mana Pengurus Tidak Salah dengan Mesyuarat
Banyak pengurus berpendapat mereka tahu bagaimana untuk "menjalankan" mesyuarat.
Mereka menetapkan agenda, melakukan semua perbincangan, dan membuat semua keputusan. Walaupun ini mungkin merasa mudah dan cekap bagi para pengurus, ia sering membazir masa orang, dan ia tidak memanfaatkan potensi kreatif pasukan. Malah, ia mempunyai kesan yang bertentangan kerana pekerja cenderung untuk menarik diri, menangguhkan pengurus yang jelas mahu bertanggungjawab.
Terdapat banyak sebab pengurus tidak melibatkan lebih banyak pekerja mereka dalam mesyuarat, termasuk:
- Takut pergi.
- Kepercayaan salah bahawa kerana mereka bertanggungjawab, mereka perlu menyediakan semua jawapan.
- Kekurangan keyakinan terhadap kemahiran atau kemahiran menyelesaikan masalah pekerja mereka.
- Kekurangan kemahiran fasiliti mesyuarat.
Sedangkan tiga perkara pertama adalah tingkah laku pengurus yang lemah, yang terakhir, kemahiran fasilitasi, dapat dipelajari dan diperkuat dengan amalan.
Memperkukuhkan Kemahiran Fasilitasi Mesyuarat Anda
Dengan definisi, cara memudahkan, " Untuk memudahkan atau kurang sukar; tolong ke hadapan . "Bagi pengurus untuk memudahkan mesyuarat (bukannya menjalankannya), mereka perlu bersedia melepaskan kuasa mereka dan terbuka kepada hasil dan pendekatan yang berbeza.
Fasiliti mesyuarat yang betul melibatkan semua orang yang terlibat dalam mengenal pasti dan menyelesaikan masalah. Pasukan akan sentiasa membangunkan penyelesaian yang lebih baik dan lebih kreatif daripada mana-mana pengurus yang boleh dan akan lebih cenderung untuk menyokong pelaksanaan penyelesaian.
Berikut adalah sembilan kemahiran yang diperlukan untuk memudahkan mesyuarat, yang semuanya dapat dipelajari dan diperbaiki dengan amalan:
- Perancangan agenda. Mesyuarat kerjasama bermula dengan perancangan agenda. Memilih topik yang mengundang penyertaan, iaitu masalah yang akan diselesaikan jauh lebih menarik daripada topik "maklumat". Walau bagaimanapun, masa yang mencukupi perlu diperuntukkan untuk membolehkan penglibatan kumpulan.
- Persekitaran dan suasana iklim. Logistik perkara! Apabila orang tidak selesa, tidak dapat melihat satu sama lain, tidak dapat mendengar, atau lapar, keputusan pertemuan akan menderita. Ketahui cara menggunakan logistik sebagai cara untuk menggalakkan penyertaan yang hebat dan menghilangkan halangan.
- Meminta soalan. Soalan-soalan besar merangsang perbincangan hebat. Artikel itu, " 70 Kejuruteraan Awesome Soalan Menggunakan Model GROW ," menawarkan beberapa peminat perbincangan yang luar biasa.
- Mendengar aktif. Apabila pengurus menggunakan kata-kata, menyemak pemahaman, dan meminta soalan-soalan susulan, ia menggalakkan lebih banyak penyertaan dan mengekalkan perbincangan yang mengalir. Dalam " Bagaimana Menjadi Pendengar yang lebih baik ," saya berkongsi idea mengenai memperkasa kemahiran mendengar aktif anda.
- Brainstorming. Kebanyakan orang berfikir mereka sudah tahu bagaimana untuk membuat brainstorming. Walau bagaimanapun, mereka biasanya tidak. Dalam terlalu banyak tetapan, keberkesanan brainstorming dikurangkan oleh pengurusan proses yang lemah, tekanan sosial atau politik yang kuat dan kemahiran fasilitasi yang lemah. Ramai orang tidak pernah benar-benar mengalami kekuatan sesi brainstorming yang baik. Lihat " 15 Cara Hujan di Sesi Brainstorming " untuk apa yang tidak perlu dilakukan - maka sebaliknya!
- Kemahiran membina konsensus. Konsensus tidak bererti bahawa semua orang harus bersetuju dengan keputusan. Ia bermakna semua orang mempunyai peluang untuk berkongsi perspektif mereka dan mencadangkan idea. Fasilitasi yang tepat akan membimbing kumpulan dari perkongsian idea kepada pembangunan keputusan yang berkesan . Mencapai konsensus memerlukan lebih banyak masa, tetapi biasanya akan mendapat pembeli yang lebih kuat daripada kumpulan pada umumnya. Walau bagaimanapun, ingat bahawa konsensus bukan matlamat utama. Keputusan yang berkesan untuk masalah yang dihadapi adalah isu yang paling penting. Lihat Rangka Kerja Membuat keputusan Konsensus Enam Langkah untuk lebih banyak cara untuk mengetuai satu pasukan melalui proses membuat keputusan konsensus.
- Penyelesaian konflik. Setiap kali ada orang yang terlibat dalam menyelesaikan masalah, konflik tidak dapat dielakkan. Malah, konflik terhadap tugas atau isu ini dilihat oleh penyelidik pasukan sebagai sebahagian daripada proses untuk membuat keputusan yang berkesan. Seorang pengurus mesti belajar bagaimana untuk memanfaatkan kuasa konflik dengan cara yang positif. Lihat: "Resolusi Konflik untuk Kumpulan Kecil. "
- Kemahiran komunikasi tanpa lisan. Walaupun penyelidik membantah peratusan yang tepat, kebanyakan akan bersetuju bahawa lebih daripada 50 peratus komunikasi adalah bukan lisan. Seorang pengurus perlu membaca nada kumpulan dan bahasa badan untuk menilai tahap penglibatan, ketulusan, dan komitmen mereka.
- Rakaman. Pemetaan kumpulan yang mahir melibatkan mengetahui kapan hendak beralih kepada papan selebaran atau papan putih untuk menangkap apa yang orang katakan. Melakukannya membuat orang merasa seperti idea mereka didengar dan dihargai, dan berfungsi sebagai rekod berharga untuk digunakan untuk perancangan tindakan dan susulan.
Garisan bawah:
Masa adalah aset berharga dalam kehidupan dan di tempat kerja. Berusaha untuk menguruskan mesyuarat untuk kecekapan dan keberkesanan yang optimum. Belajar, mengamalkan dan menggunakan sembilan kemahiran pemudahan yang dikenal pasti di atas adalah tempat yang bagus untuk bermula.
-
Dikemaskini oleh Art Petty